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行政单位会议组织与记录工作规范

会议是行政单位传达指令、研讨工作、凝聚共识、科学决策的重要方式。规范会议组织与记录工作，不仅是提升行政效能的内在要求，也是确保决策过程透明、责任清晰、工作可溯的基础保障。为进一步加强和改进此项工作，结合行政单位实际，特制定本规范。

一、会前准备：周密筹划是基础

会议的高效有序，始于充分的会前准备。这一阶段工作的质量，直接关系到会议的成败。

1.明确会议需求与主题：发起会议前，需审慎评估会议的必要性与紧迫性。明确会议主题，确保议题集中、目标清晰，避免漫无边际、效率低下的会议。议题应具有针对性，能够通过集体讨论达成预期成果。

2.制定会议方案：根据会议主题和目标，拟定详细的会议方案。方案应包括会议名称、时间、地点、参会人员范围（主办单位、承办部门、列席人员等）、主要议程、预期成果、所需材料、主持人、记录人等要素。重要会议需报请单位领导审批。

3.统筹会务安排：

*会议通知：提前将会议相关信息（时间、地点、议题、参会人员、需携带材料等）准确、及时地通知到每一位与会者。通知方式可根据会议性质和紧急程度选择，但需确保信息传递的有效性和可追溯性。

*材料准备：围绕会议议题，提前准备好会议所需的背景资料、汇报材料、讨论草案等。材料应简明扼要、数据准确、观点明确，并按规范格式印制、装订，必要时提前分发或上传至指定平台供与会者预习。

*会场布置：根据会议规模和形式，选择适宜的会场。提前检查会场设施，如音响、投影、灯光、空调等是否运行正常。根据需要摆放席卡、饮用水、会议材料等，营造整洁、庄重的会议环境。对于涉密会议，需落实保密措施。

*人员协调：明确会议组织、服务、记录等各环节的责任人，确保各司其职，协同配合。

二、会中组织：规范有序是关键

会议进行过程中的组织与调控，是保证会议按计划推进、实现预期目标的核心环节。

1.按时召开，高效引导：会议应准时开始，主持人需引导与会人员迅速进入议题，围绕会议主题进行讨论，避免偏离议题或进行与会议无关的交流。主持人应掌控会议节奏，确保每个议题都有充分讨论的时间，同时避免个别发言过长影响整体效率。

2.维护秩序，确保参与：主持人负责维护会场秩序，鼓励与会人员积极发言、充分发表意见，尤其是不同意见。引导发言者言简意赅，突出重点。对争议较大的问题，应引导理性讨论，求同存异，或根据情况建议另行专题研究。

3.精准记录，把握要点：记录人应提前进入会场，做好记录准备。在会议过程中，需全神贯注，准确、完整地记录会议的主要内容，特别是以下关键信息：会议召开的时间、地点、主持人、出席人员、缺席人员（及原因，如有记录必要）、列席人员、记录人；会议的议题；与会人员的主要发言要点、讨论意见、不同观点；会议形成的决议、决定、共识或待解决的问题；明确的工作任务、责任单位（人）及完成时限。

三、会后整理：落实与归档是保障

会议结束并不意味着工作的终结，会后的及时整理与有效落实，是实现会议价值的关键。

1.迅速整理会议记录：会议结束后，记录人应在第一时间（一般不超过一个工作日）整理会议记录。记录应忠实于会议原貌，语言精炼、条理清晰、逻辑严谨，避免加入个人主观判断或推测。对于决议性内容，务必准确无误。

2.规范审核与分发：整理完成的会议记录，需按程序报请会议主持人或相关负责人审核。审核无误后，应及时分发给与会人员及相关执行单位，确保信息传递的准确性和时效性。涉密会议记录的分发、传阅应严格遵守保密规定。

3.推动决议事项落实：根据会议记录，相关责任部门应制定具体的落实方案，明确责任人、工作措施和完成时限。会议组织单位或牵头部门应对决议事项的落实情况进行跟踪督办，确保各项工作落到实处。

4.做好会议材料归档：会议结束后，应将会议通知、会议方案、议程、参会人员名单、会议材料（汇报稿、讨论稿等）、会议记录（或纪要）、会议决议、相关声像资料等一并整理，按照单位档案管理规定进行归档保存。这不仅是工作连续性的需要，也是日后查阅、审计和责任追溯的重要依据。

四、提升与改进：持续优化会议效能

行政单位应定期对会议组织与记录工作进行总结评估，不断优化流程，提升质量。

1.控制会议数量与规模：严格执行会议审批制度，倡导少开会、开短会、开解决问题的会。根据议题需要，合理确定参会范围和人数，避免无关人员参会，提高会议效率。

2.提升记录人员素养：加强对会议记录人员的业务培训，提升其文字表达能力、逻辑思维能力、信息提炼能力和保密意识，确保记录质量。

3.运用信息化手段：积极探索和运用信息化工具辅助会议组织与记录工作，如电子会议通知、在线协作平台、录音速记辅助等，以提高工作效率和规范性。

规范行政单位会议组织与记录工作，是一项基础性、常态化的管理工作，需要全体人员的