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会务服务方案(投标技术服务方案)

一、服务目标

本次会务服务旨在为客户提供全方位、高品质、个性化的会议解决方案，确保会议的顺利进行和圆满成功。通过专业的组织策划、细致的现场服务和高效的后勤保障，提升会议的质量和效果，满足客户的需求和期望，为客户打造一个安全、舒适、高效的会议环境。

二、服务范围

涵盖会议筹备、会议现场服务、会议后期跟进等全流程服务，具体包括但不限于以下方面：

1.会议策划：根据客户需求和会议主题，制定详细的会议策划方案，包括会议时间、地点、议程、参会人员等安排。

2.场地布置：根据会议类型和风格，对会议场地进行精心布置，包括舞台搭建、灯光音响调试、桌椅摆放、装饰布置等。

3.设备租赁：提供各类会议设备的租赁服务，如投影仪、麦克风、音响系统、视频会议设备等，并确保设备的正常运行。

4.餐饮服务：根据客户需求和预算，提供多样化的餐饮选择，包括自助餐、桌餐、茶歇等，并确保餐饮的质量和安全。

5.交通安排：为参会人员提供便捷的交通服务，包括接送机、班车安排等。

6.住宿安排：根据客户需求和预算，协助客户预订合适的酒店，并提供相关的住宿服务。

7.会议资料准备：根据会议议程和需求，准备相关的会议资料，如会议手册、资料袋、文件打印等。

8.现场服务：安排专业的服务人员在会议现场提供全程服务，包括签到接待、引导服务、茶水供应、设备操作等。

9.摄影摄像：为会议提供专业的摄影摄像服务，记录会议的精彩瞬间，并提供后期的剪辑和制作服务。

10.会议安保：安排专业的安保人员，确保会议现场的安全和秩序。

11.会议后期跟进：会议结束后，对会议进行总结和评估，收集参会人员的反馈意见，为客户提供相关的报告和建议。

三、服务流程

（一）前期沟通与策划阶段

1.需求调研

-与客户进行深入沟通，了解会议的目的、主题、规模、时间、地点、预算等基本信息。

-收集客户对会议的特殊要求和期望，如会议形式、嘉宾接待、宣传推广等。

2.方案制定

-根据客户需求，制定详细的会议策划方案，包括会议议程、场地布置、设备租赁、餐饮服务、交通安排、住宿安排等内容。

-将方案提交给客户进行审核和确认，根据客户的意见和建议进行修改和完善。

3.合同签订

-与客户签订正式的会务服务合同，明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务费用、付款方式、违约责任等条款。

（二）筹备执行阶段

1.场地预订与布置

-根据会议规模和需求，预订合适的会议场地，并与场地方进行沟通和协调，确保场地的使用符合会议要求。

-根据会议策划方案，对会议场地进行布置，包括舞台搭建、灯光音响调试、桌椅摆放、装饰布置等，确保场地的布置符合会议主题和风格。

2.设备租赁与调试

-根据会议需求，租赁各类会议设备，如投影仪、麦克风、音响系统、视频会议设备等，并安排专业人员进行安装和调试，确保设备的正常运行。

3.餐饮与住宿安排

-根据客户需求和预算，与餐饮供应商和酒店进行沟通和协调，确定餐饮和住宿的具体安排，并签订相关合同。

-提前对餐饮和住宿进行检查和确认，确保餐饮的质量和安全，住宿的舒适和便利。

4.会议资料准备

-根据会议议程和需求，准备相关的会议资料，如会议手册、资料袋、文件打印等，并确保资料的准确性和完整性。

5.人员安排与培训

-根据会议服务内容，安排专业的服务人员，包括签到接待人员、引导服务人员、茶水供应人员、设备操作人员、安保人员等，并对服务人员进行培训，确保服务人员具备良好的服务意识和专业技能。

6.宣传推广与嘉宾邀请

-根据客户需求，制定会议的宣传推广方案，包括制作宣传海报、邀请函、会议网站等，并通过多种渠道进行宣传推广。

-协助客户邀请嘉宾，并与嘉宾进行沟通和协调，确保嘉宾能够按时参加会议。

（三）现场服务阶段

1.签到接待

-在会议现场设置签到台，安排专业的签到接待人员，为参会人员提供签到服务，并发放会议资料和证件。

-对参会人员进行引导，帮助参会人员找到自己的座位，并提供相关的服务和帮助。

2.会议进行

-安排专业的设备操作人员，确保会议设备的正常运行，如投影仪、麦克风、音响系统等。

-提供茶水供应服务，确保参会人员在会议期间能够随时饮用茶水。

-安排安保人员，确保会议现场的安全和秩序。

-对会议进行全程记录，包括摄影摄像、会议纪要等。

3.餐饮服务

-在会议期间，按照预定的餐饮安排，为参会人员提供餐饮服务，确保餐饮的质量和安全。

-及时处理餐饮过程中出现的问题，如菜品质量问题、过敏反应等。

4.应急处理

-制定应急预案，对可能出现的突发事件进行提前准备和应对，如火灾、地震、设备故障等。

-在突发事件发生时，及时启动应急预案，采取有效的措施进行处理，确保参会人员的生命安全和会议的顺利