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企业行政办公物资管理流程手册

第一章总则

1.1目的

为规范企业行政办公物资的采购、入库、领用、盘点及报废等全流程管理，保障物资供应及时、使用合理、成本可控，提高行政办公效率，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于企业各部门（含各分支机构）的办公物资管理，涵盖日常办公文具、耗材（如纸张、墨盒）、低值易耗品（如文件夹、订书机）、小型办公设备（如U盘、计算器）等非生产性物资。

1.3基本原则

按需申领：根据实际工作需求申领物资，避免过度囤积或浪费。

规范审批：严格执行审批权限，保证流程合规、责任可追溯。

统一采购：除特殊紧急情况外，物资采购由行政部统一组织实施。

动态管理：实时更新库存数据，定期盘点，保证账实相符。

第二章管理流程说明

2.1需求提报与审批

2.1.1需求发起

各部门根据工作需要，由指定人员（如部门内勤*）填写《办公物资需求申请单》（详见第三章表单1），注明物资名称、规格型号、单位、需求数量、用途说明及预计使用时间。

需求提报需提前3个工作日提交，紧急需求（如会议临时需用物资）可同步口头告知行政部，事后2个工作日内补全申请流程。

2.1.2部门审批

需求申请单需经部门负责人*审核，重点确认需求的合理性与必要性，签字批准后提交至行政部。

单次申领金额超过500元的，需额外说明用途并附《部门物资使用计划》（如批量采购用于新项目启动）。

2.1.3行政部汇总与审批

行政部每月25日前收集次月各部门需求，汇总形成《月度物资需求汇总表》，提交行政部负责人*审核。

单次采购金额超过2000元的，需报请企业分管领导审批；金额超过5000元的，需提交总经理审批。

2.2采购执行

2.2.1制定采购计划

行政部根据审批通过的《月度物资需求汇总表》，结合库存情况，制定《月度采购计划》，明确采购物资清单、数量、预算及时间节点。

2.2.2供应商选择

优先选择与企业签订年度合作协议的供应商（如办公用品定点供应商），保证价格优惠、质量稳定。

未合作供应商需进行资质审核（营业执照、经营范围、产品质量证明等），必要时进行样品测试，合格后方可纳入采购范围。

采购金额超过3000元的，需至少对比2家供应商报价，选择性价比最优方案。

2.2.3下单与跟踪

采购员*根据采购计划与供应商签订采购协议（或下单），明确物资规格、数量、交付时间、付款方式及质量标准。

下单后及时跟踪物流进度，保证物资在约定时间内送达，如遇延迟需提前1个工作日通知行政部协调。

2.3入库验收

2.3.1到货核对

物资送达后，库管员与采购员共同核对送货单信息与采购计划是否一致，包括物资名称、规格型号、数量、外包装完整性等。

如发觉数量不符、包装破损等情况，需当场记录并由供应商签字确认，及时联系采购员处理。

2.3.2质量检验

对物资质量进行抽检或全检：文具类检查是否有破损、印刷模糊；耗材类检查是否在有效期内、功能正常；设备类需通电测试基本功能。

检验不合格的物资，由行政部联系供应商退换货，保证入库物资符合使用标准。

2.3.3入库登记

检验合格后，库管员*填写《物资入库单》（详见第三章表单2），注明入库日期、物资编码、名称、规格、数量、单价、供应商、存放位置等信息。

将入库信息同步录入《库存台账》（详见第三章表单3），更新物资库存状态，保证账实一致。

2.4领用发放

2.4.1领用申请

员工领用物资需填写《物资领用登记表》（详见第三章表单4），注明领用人*、所在部门、物资名称、规格、领用数量及用途。

日常办公物资（如笔、本子）可直接由部门内勤*统一领用后分发；个人专用物资（如U盘、鼠标）需由本人领用并签字确认。

2.4.2领用审批

单次领用金额低于200元的，由部门负责人审批；200-500元的，需额外报行政部负责人审批；500元以上的，需分管领导*审批。

领用“高频率消耗物资”（如A4纸、墨盒）时，库管员有权核查近3个月领用记录，对异常高频领用（如单月领用量超部门平均用量50%）要求说明原因。

2.4.3物资发放与台账更新

库管员*核对审批通过的《物资领用登记表》，按申领数量发放物资，领用人需在登记表上签字确认。

发放后及时更新《库存台账》，减少对应物资库存数量，保证数据实时准确。

2.5库存盘点

2.5.1盘点周期与范围

月度抽盘：每月末由行政部组织，对高价值物资（如单价超200元）或易损耗物资进行随机抽盘，抽盘比例不低于30%。

季度全面盘点：每季度末最后一个工作日，由行政部牵头，财务部*参与，对所有库存物资进行全面盘点。

2.5.2盘点流程

盘点前：库管员*整理库存物资，保证摆放有序、标识清晰；打印《库存台账》作为盘点基准表。

盘点中：盘点人员（至少2人一组）逐项清点实物，记录实际数量，与台账数量核对，标注差异项。

盘点