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合同台账管理办法

第一章总则

第一条目的依据

为规范公司合同台账管理，确保合同信息的准确、完整、安全与有效利用，防范合同风险，提高合同管理水平，依据国家相关法律法规及公司合同管理相关规定，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“各单位”）对外签订的各类合同、协议、补充协议等具有法律约束力的文件的台账管理工作。公司内部管理类文件不适用本台账管理规定。

第三条基本原则

合同台账管理遵循以下原则：

（一）统一规范：公司对合同台账的格式、主要信息项、管理流程进行统一规范。

（二）及时准确：合同签订后应及时录入台账，确保信息真实、准确、完整，与合同文本内容一致。

（三）动态管理：合同的履行、变更、解除、终止、纠纷等重要信息应及时在台账中更新，保持台账的动态性和时效性。

（四）安全保密：合同台账涉及公司商业秘密，应采取必要的安全保密措施，防止信息泄露、丢失或被篡改。

第二章管理职责

第四条合同管理部门

公司合同管理部门是合同台账的归口管理部门，主要职责包括：

（一）制定和修订公司合同台账管理办法及相关细则；

（二）组织推广和维护公司统一的合同台账管理系统（如使用）；

（三）指导、监督和检查各单位合同台账的建立、录入、更新和保管工作；

（四）定期汇总、分析公司合同台账数据，为管理层提供决策支持；

（五）负责公司级合同台账的归档管理。

第五条各业务部门

各业务部门是其职责范围内所签订合同台账的直接管理部门，主要职责包括：

（一）指定专人（合同管理员或兼职人员）负责本部门合同台账的日常管理工作；

（二）在合同签订后、履行过程中及变更、终止等环节，及时、准确地将合同信息录入或更新至合同台账；

（三）对本部门合同台账信息的真实性、准确性、完整性和及时性负责；

（四）配合合同管理部门进行合同台账的检查、汇总和分析工作；

（五）负责本部门合同台账的日常保管和使用。

第六条财务部门

财务部门应配合合同管理部门，在合同付款、结算等环节，提供相关信息，协助核对合同台账中涉及财务的部分，并将相关财务凭证编号等信息反馈至业务部门，以便其更新合同台账。

第七条信息技术部门

信息技术部门（如使用电子台账系统）负责合同台账管理系统的技术支持和维护，保障系统的正常运行，协助解决系统使用过程中出现的技术问题，确保数据安全。

第三章台账建立与信息录入

第八条台账载体

合同台账可采用电子台账（推荐使用公司统一的合同管理系统或Excel等电子表格形式）或纸质台账。鼓励使用电子台账，以提高管理效率和数据利用水平。若同时使用电子和纸质台账，两者内容应保持一致。

第九条台账基本信息项

合同台账应至少包含以下基本信息项，各单位可根据实际需要增加其他必要信息项：

（一）合同编号：按公司合同编号规则统一编制；

（二）合同名称；

（三）合同类别（如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）；

（四）签约主体：我方单位全称、对方单位全称及统一社会信用代码；

（五）合同标的：合同核心内容，如产品名称、服务内容等；

（六）合同金额：币种、总金额、大写金额；

（七）付款方式及进度：如分期付款的期数、每期金额、付款条件等；

（八）合同期限：签订日期、生效日期、履行期限、到期日期；

（九）签约地点；

（十）合同主要权利义务摘要；

（十一）违约责任主要条款摘要；

（十二）争议解决方式；

（十三）合同审批情况：合同审批流程编号或审批记录摘要；

（十四）合同文本份数及保管部门；

（十五）合同状态：如“待履行”、“履行中”、“已履行完毕”、“变更”、“解除”、“终止”、“纠纷”等；

（十六）经办人及联系方式；

（十七）部门负责人；

（十八）备注：其他需要说明的事项。

第十条录入时限

合同正式签订并加盖公章后，业务部门应在规定工作日内（如三个工作日）将合同基本信息录入合同台账。

第十一条录入要求

信息录入应规范、清晰、准确，不得随意涂改。电子台账录入应符合系统操作规范，纸质台账填写应使用不易褪色的笔，字迹工整。

第四章台账的日常维护与更新

第十二条动态更新

合同在履行过程中发生下列情况之一的，业务部门应在相关情况发生后及时更新合同台账：

（一）合同标的、数量、价格、履行期限、付款方式等主要条款发生变更的；

（二）合同发生解除、终止的；

（三）合同履行进度发生重要变化的（如关键节点完成、逾期等）；

（四）发生合同付款、结算的（记录付款金额、日期、凭证号等）；

（五）出现合同纠纷或提起仲裁、诉讼的；

（六）其他影响合同履行或合同状态的重要事项。

第十三条定期核对

各业务部门应定期（如每月底）对本部门合同台账信息进行自查核对，确保台账信息与合同文本、实际履行情况一致。合同管理部门可定期或不定期组织抽查。

第十四条错误更正

发现台账信息有误时，应及时查明