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产品使用说明书撰写及审核规范

第一章总则

1.1目的与意义

产品使用说明书（以下简称“说明书”）是指导用户正确、安全、有效地使用产品的重要技术文件，也是产品不可或缺的组成部分。为统一公司产品说明书的撰写标准与审核流程，确保说明书内容的准确性、完整性、易用性及合规性，提升用户体验，树立公司专业形象，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有在售及新开发产品的说明书的撰写、修订、审核与发布过程。公司内所有参与说明书撰写、校对、审核的人员均须遵守本规范。

1.3基本原则

1.用户为中心原则：说明书的撰写应以目标用户的认知水平和使用需求为出发点，语言通俗易懂，操作指引清晰明了。

2.准确性原则：说明书内容必须真实、准确，与产品实际功能、操作流程及技术参数完全一致，避免误导用户。

3.完整性原则：说明书应包含用户使用产品所必需的全部信息，从开箱到安装、使用、维护、故障排除乃至废弃处理，力求全面。

4.安全性原则：必须突出强调产品使用过程中的安全注意事项，警示潜在风险，指导用户正确规避。

5.规范性原则：术语、符号、计量单位、格式等应符合相关国家标准、行业规范及公司内部统一要求。

6.易用性原则：结构清晰，层次分明，便于用户快速查找所需信息；图文并茂，步骤明确，易于理解和操作。

第二章撰写规范

2.1准备与策划

2.1.1产品与用户分析

在撰写前，需深入了解产品特性、功能原理、技术参数、适用场景及潜在风险。同时，明确目标用户群体（如普通消费者、专业技术人员等），分析其知识背景、使用习惯及潜在疑问，以便确定内容的深度与表达方式。

2.1.2结构设计

说明书应采用清晰合理的层级结构。建议包含但不限于以下主要部分：

*封面：产品名称、型号、版本号、公司Logo、编制日期等。

*前言/引言：感谢语、说明书用途、适用产品型号、重要安全提示概要。

*安全注意事项：单独章节或显著位置，详细列出安全警示（如电击、火灾、化学危害等）、禁止行为、防护措施。

*产品介绍：产品概述、主要功能、包装清单、外观及部件说明（配图）。

*安装与setup：安装条件、安装步骤、初次设置流程（配图）。

*操作指南：基本操作、功能模块详解、常见任务操作步骤（配图）。

*维护与保养：日常清洁、定期维护、耗材更换等。

*故障排除：常见故障现象、可能原因、排查步骤及解决方法（建议采用表格形式）。

*技术规格：详细技术参数、电气特性、环境要求等。

*附录（可选）：术语表、图表索引、保修条款、联系方式等。

2.2内容撰写要求

2.2.1核心内容要素

*产品概述与标识：准确描述产品功能，清晰展示产品型号及必要的认证标识。

*安全警示：使用标准的安全警示符号（如警告、注意、危险），文字应简洁有力，明确告知风险及后果。

*安装指导：步骤清晰，逻辑性强，对于关键步骤应有明确提示。涉及工具、材料需列出。

*操作步骤：采用“步骤1，步骤2...”的清晰编号方式，每个步骤描述一个独立动作。避免复杂冗长的句子。

*维护保养：明确维护周期、方法及注意事项，确保用户可安全有效地进行。

*故障排除：问题描述应具体，解决方案应具有可操作性，引导用户逐步排查。

*技术参数：数据准确无误，单位规范。

2.2.2语言表达

*准确性：使用准确的技术术语，避免模糊、歧义或易误解的词语。数据、图表、公式务必核对无误。

*简洁性：语言精炼，避免冗余和不必要的修饰。直接传达核心信息。

*通俗性：针对普通用户，应使用通俗易懂的语言，避免过多专业术语；若必须使用，应提供解释。

*一致性：同一术语、同一功能、同一操作的描述在全书中必须保持一致。

*客观性：陈述事实，不夸大产品功能，不做没有根据的承诺。

*规范性：使用规范的书面语，避免口语化、网络用语及时效性强的流行语。标点符号、数字、单位用法符合国家标准。

2.2.3图表使用

*图片：应清晰、美观、专业，能准确反映说明对象。关键部件、操作步骤、界面显示等应有配图。图片需有图号和简要说明。

*图表：对于技术参数、故障排除等内容，使用表格形式可使信息更清晰易读。

*符号与图示：使用行业通用或易于理解的符号、图示，并在首次出现时或附录中给出解释。

2.2.4排版与格式

*字体字号：选用清晰易读的字体，标题、正文、注释等应有明显字号层级区分。

*段落间距：适当设置行间距和段间距，避免页面过于拥挤。

*重点突出：对重要信息、警告内容可采用加粗、变色（如红色）、方框等方式突出显示，但不宜过多使用，以免干扰阅读。

*页码与索引：应有清晰的页码，并根据说明书