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适用工作情境
在多部门协同推进的项目、跨职能问题解决、资源协调或阶段性工作复盘等场景中，需通过结构化会议记录实现信息同步、责任明确与行动落地。例如：新产品研发涉及研发、市场、生产、采购多部门协作时，通过会议记录统一目标、明确分工；或处理客户投诉需客服、技术、法务联合响应时，记录问题处理流程与责任方，避免信息断层或重复沟通。
操作流程详解
一、会前：明确目标与准备
确定会议核心目的
明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上市时间节点”“解决XX项目跨部门资源冲突”），避免议题发散。
提前梳理需讨论的议题清单，按优先级排序，预估每个议题的讨论时长。
通知参会人员与准备资料
提前3-5个工作日通过邮件或协作工具（如企业钉钉）发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程、需提前准备的资料（如数据报表、方案初稿）。
确认各部门关键负责人参会，若无法出席，需提前指定授权人并同步信息。
指定记录人与准备工具
由熟悉议题的成员担任记录人，提前准备会议记录模板（可参考后文模板结构），保证能快速捕捉讨论要点、决议与待办事项。
二、会中：聚焦讨论与共识
开场与议程确认
主持人开场重申会议目的，确认议程是否需调整，控制会议节奏（如“本次会议重点解决XX问题，预计时长60分钟”）。
议题讨论与记录要点
按议程逐项讨论，记录人需重点记录：
各部门观点分歧与共识（如“研发部提出需延长测试周期2周，市场部建议压缩至1周，最终共识为延长1周”）；
关键数据或决策依据（如“根据用户调研数据，70%用户关注功能A，优先级高于功能B”）；
明确的决议事项（需具体、可执行，避免“尽快推进”等模糊表述）。
确认待办事项
每个议题讨论结束后，当场明确：负责人（部门+姓名，用代替，如“研发部-张”）、任务描述（“完成XX功能测试”）、完成时限（“2023-10-15前”）、交付成果（“测试报告”）。
三、会后：整理与落地跟进
记录整理与审核
会议结束后2个工作日内，记录人整理会议记录，内容包括：会议基本信息、参会人员、各议题讨论摘要、决议事项、待办清单（含负责人、时限、成果）。
发送给主持人及主要参会人审核，保证信息准确无误，重点核对决议与待办事项是否清晰。
分发与信息共享
审核通过后，通过协作工具将会议记录同步至所有参会部门及关联人员，必要时在项目共享平台（如飞书文档、Confluence）存档，标注“跨部门协作-会议记录-XX会议”，便于随时查阅。
待办事项跟踪
记录人或项目助理在截止日前2天提醒负责人，任务完成后更新待办状态（如“已完成-交付报告”），并在下一次跨部门会议中同步进度，保证行动落地。
记录表模板结构
会议基本信息
会议名称
例：Q3新产品上市跨部门协调会
会议时间
2023年XX月XX日14:00-15:30
会议地点/线上
会议室A/企业会议号XXX
主持人
李*（市场部经理）
记录人
王*（项目管理专员）
参会部门及人员
研发部-张、李；市场部-赵、刘；生产部-陈；采购部-杨
缺席人员及原因
（如有）法务部-周：因客户庭审冲突，授权同事吴参会
会议议程与讨论记录
议题1：确定产品上市时间节点讨论摘要：-研发部：需预留15天测试+5天修复，最早10月30日完成-市场部：11月15日为行业展会窗口，希望提前至11月10日决议：最终定档11月12日，研发部11月5日前提交测试版，市场部同步预热物料筹备
议题2：解决生产部所需原材料采购延迟问题讨论摘要：-采购部：供应商A因产能问题延期5天，建议启用备用供应商B-生产部：供应商B资质已审核，可提前3天交付决议：采购部杨*负责联系供应商B，10月8日前签订合同，保证10月20日到货
议题3：跨部门信息共享机制优化讨论摘要：-各部门反馈信息传递滞后，建议建立周进度同步群-市场部提议每周五17:00前更新项目看板决议：由项目管理组牵头，10月9日前搭建共享看板，各部门指定接口人每日更新
待办事项清单
负责人
完成时限
交付成果
状态
研发部提交产品测试版
张*（研发部）
2023-11-05
测试版+问题清单
进行中
采购部与供应商B签订合同并保证到货
杨*（采购部）
2023-10-20
采购合同+到货确认单
未开始
项目管理组搭建跨部门信息共享看板
王*（项目组）
2023-10-09
共享看板
进行中
市场部根据11月12日节点筹备预热物料
赵*（市场部）
2023-11-01
预热方案+物料设计稿
未开始
会议总结
本次会议明确产品上市时间为11月12日，解决原材料采购延迟问题，并建立跨部门信息共享机制。请各部门按待办清单推进，下次会议同步进展。
使用要点提示
记录客观性：避免记录个人观点，准确呈现各部门意见及最终决议，如“研发部认为需延长周期”而非“研发部拖延进度”。
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