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企业日常行政工作规范化操作手册

前言

为规范企业日常行政管理工作，提高行政服务效率，统一工作标准，保证各项行政事务有序开展，特制定本手册。本手册适用于公司各部门及全体行政工作人员，涵盖会议管理、办公用品管理、固定资产管理、访客接待管理、文件归档管理五大核心模块，旨在为行政工作提供清晰的操作指引。

一、会议管理规范化操作

（一）适用范围

本模块适用于公司各部门组织的各类会议，包括但不限于部门例会、项目推进会、专题研讨会、月度/季度工作总结会等。

（二）操作流程

1.会议发起与申请

发起人：根据工作需要，由会议组织者（部门负责人或项目对接人）发起会议申请。

申请内容：需明确会议名称、目的、时间（具体到上/下午:）、预计时长、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（部门/职务）、会议议程及需准备的资料。

提交方式：通过OA系统“会议申请”模块填写《会议申请表》，提前2个工作日提交至行政部审批（紧急会议可提前1个工作日并电话说明）。

2.会议通知与确认

行政部职责：审批通过后，行政部于会议前1个工作日通过OA系统、邮件或工作群发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议程、参会人员及需携带的资料。

参会人员确认：参会人员收到通知后需在OA系统“会议确认”模块回复“参会”或“请假”，请假者需提前向会议发起人说明原因。

3.会议准备

场地准备：行政部根据会议规模提前布置会议室，保证桌椅排列、投影设备、麦克风、空调、饮用水等符合需求；线上会议需提前测试平台稳定性，保证音视频功能正常。

资料准备：会议发起人需提前将会议材料（如PPT、议程表、数据报表等）提交至行政部，由行政部打印或至共享平台（如需纸质版，按参会人数+2份备用准备）。

4.会议召开与记录

会议纪律：参会人员需提前5分钟到达会场，将手机调至静音或震动；会议期间保持专注，未经允许不得中途离场（特殊情况需向会议发起人说明）。

会议记录：由会议发起人指定记录人（通常为部门助理或行政专员），记录内容包括：会议时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、各议题讨论要点、形成的决议、责任部门/责任人及完成时限。

5.会议纪要与归档

纪要撰写：会议结束后2个工作日内，记录人根据会议记录整理《会议纪要》，经会议发起人审核无误后，通过OA系统发送至参会人员及相关部门抄送行政部。

归档要求：《会议纪要》原件（含OA审批记录）、会议资料（PPT、纸质材料等）由行政部统一归档，保存期限不少于3年。

（三）相关表单模板

表1-1：会议申请表

申请部门

申请人*

申请日期

会议名称

会议类型

会议时间

年月日（上/下午）时分

预计时长

会议地点

□会议室A□线上（平台：______，：______）

参会人员

会议议程

1.2.3.

需准备资料

□PPT□报表□方案□其他：______

审批意见

部门负责人签字：______日期：______行政部审核：______日期：______

表1-2：会议签到表

会议名称

会议时间

年月日时分

序号

部门

姓名*

职务

1

2

…

…

…

…

（四）执行要点

会议需提前规划，避免临时召集导致资源浪费；

会议通知需明确“需携带资料”和“参会要求”，保证参会人员提前准备；

会议记录需客观准确，重点突出“决议事项”和“责任分工”，避免模糊表述；

线上会议需指定专人负责技术保障，保证会议顺利进行；

归档材料需完整，包括申请、通知、签到表、纪要、会议资料等。

二、办公用品管理规范化操作

（一）适用范围

本模块适用于公司各部门日常办公所需的消耗品（如纸张、笔、文件夹等）和耐用品（如计算器、订书机、U盘等）的采购、领用、库存管理。

（二）操作流程

1.需求提报与汇总

提报时间：每月25日前，各部门办公用品管理员（或指定人员）填写《办公用品需求表》，提交至行政部。

提报要求：根据部门实际消耗量合理预估，注明物品名称、规格、单位、需求数量，避免过量提报或遗漏。

2.采购审批与执行

行政部审核：行政部对各部门需求进行汇总、审核，结合库存情况制定《月度采购计划》，报行政经理*审批。

采购执行：审批通过后，行政部通过合格供应商采购（单价超500元的需比价2家以上），保证物品质量符合办公需求，采购票据需注明“办公用品”及明细。

3.入库登记与分类存放

入库验收：物品到货后，行政部指定验收人（通常为行政专员）核对采购清单与实物，确认数量、规格、质量无误后，填写《办公用品入库登记表》。

分类存放：验收后的物品按“消耗品”和“耐用品”分类存放于行政库房，消耗品按类型（如纸张、笔具）分区，耐用品单独登记台账并贴“资产标签”。

4.领用申请与发放

领用流程：员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明部门、姓名、物品名称、数量、领用日期，部门