原创力文档- 1、原创力文档（book118）网站文档一经付费（服务费），不意味着购买了该文档的版权，仅供个人/单位学习、研究之用，不得用于商业用途，未经授权，严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等，侵权必究。。
- 2、本站所有内容均由合作方或网友上传，本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺！文档内容仅供研究参考，付费前请自行鉴别。如您付费，意味着您自己接受本站规则且自行承担风险，本站不退款、不进行额外附加服务；查看《如何避免下载的几个坑》。如果您已付费下载过本站文档，您可以点击 这里二次下载。
- 3、如文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等，请点击“版权申诉”（推荐），也可以打举报电话：400-050-0827(电话支持时间：9:00-18:30)。
- 4、该文档为VIP文档，如果想要下载，成为VIP会员后，下载免费。
- 5、成为VIP后，下载本文档将扣除1次下载权益。下载后，不支持退款、换文档。如有疑问请联系我们。
- 6、成为VIP后，您将拥有八大权益，权益包括：VIP文档下载权益、阅读免打扰、文档格式转换、高级专利检索、专属身份标志、高级客服、多端互通、版权登记。
- 7、VIP文档为合作方或网友上传，每下载1次， 网站将根据用户上传文档的质量评分、类型等，对文档贡献者给予高额补贴、流量扶持。如果你也想贡献VIP文档。上传文档
通用行政文件撰写格式与规范工具模板
一、适用范围与常见应用场景
内部通知类：如会议通知、制度发布、工作安排、假期通知等；
请示报告类：如事项请示、工作进展汇报、资源申请报告等；
协作函件类：如跨部门协作请求、外部单位沟通函、事务对接函等；
会议纪要类：如各类会议记录、决议事项跟踪、行动项确认等；
总结计划类：如年度/季度工作总结、专项工作计划、活动复盘报告等。
二、标准化撰写流程与操作指引
行政文件撰写需遵循“目的明确—结构清晰—内容规范—审批严谨”的原则，具体操作步骤
步骤一：明确文件目的与核心要素
确定文件类型：根据沟通需求选择通知、请示、函件等类型，明确文件性质（告知、请求、汇报或协作）；
梳理核心信息：提炼文件需传递的关键内容（如事件背景、具体要求、时间节点、责任主体等）；
确认收文对象：明确文件主送、抄送部门或人员，保证信息传递精准。
步骤二：搭建文件框架与撰写
标题规范：采用“发文事由+文件种类”格式，如《关于2024年春节放假安排的通知》《关于申请采购办公设备的请示》，标题需简洁明了，不超过30字；
主送机关：顶格书写收文部门或人员全称，后加冒号，如“各部门：”“各分公司：”；
结构：
开头：说明发文依据、目的或背景（如“为规范公司会议管理，提高工作效率，现将相关事项通知”）；
主体：分条列项阐述具体内容，逻辑清晰（如“一、会议时间；二、参会人员；三、会议要求”），每条内容需明确责任主体、时间、标准等要素；
结尾：根据文件类型提出执行要求（如“请各部门于X月X日前反馈落实情况”）或礼貌结束语（如“特此函告，盼予支持”）。
附件说明：如有支撑材料（如会议议程、申请表、数据报表等），在后注明“附件：1.XXX；2.XXX”。
步骤三：格式排版与校对审核
排版规范：
字体：标题用二号小标宋简体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；
行距：全文固定行距28磅，段前段后间距0行；
页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中；
校对要点：检查文字表述是否准确、数据有无错误、格式是否统一、逻辑是否连贯，避免错别字、标点符号误用等问题。
步骤四：审批与签发
提交审批：根据文件重要性，依次经部门负责人、分管领导审批（如涉及重大事项，需提交总经理办公会审议）；
规范签发：审批人在文件末尾“发文机关”处签字并注明日期，电子文件需加盖电子公章，纸质文件需加盖骑缝章。
步骤五：分发与归档
分发范围：按主送、抄送清单分发至相关部门或人员，重要文件需登记分发台账；
归档管理：纸质文件按年度分类装订存档，电子文件备份至公司指定服务器，保存期限不少于3年（涉密文件按公司保密规定执行）。
三、行政文件通用模板结构表
1.文件基本信息表
项目
内容要求
示例
文件标题
简洁明确，包含发文事由与文件种类
《关于召开2024年度工作总结大会的通知》
文件文号
按公司规定编号（如“行文〔2024〕X号”）
行文〔2024〕12号
发文部门
填写全称（如“行政部”“人力资源部”）
行政部
发文日期
阿拉伯数字标注（年-月-日）
2024-01-15
密级
普通文件不填，涉密文件标注“秘密”“机密”
（普通文件不填）
主送机关
顶格书写收文部门/人员全称
各部门、各分公司
抄送机关
必要时填写，多个部门用逗号隔开
总经理办公室、财务部
2.结构模板
标题（二号小标宋简体，居中）
主送机关（三号仿宋GB2312，顶格）
（三号仿宋GB2312，首行缩进2字符）：
一、XXX（一级标题，三号黑体，首行缩进2字符）
（一）XXX（二级标题，三号楷体GB2312，首行缩进2字符）
具体内容……（说明事项、要求、数据等，表述准确简洁）。
二、XXX
（一）XXX
具体内容……
附件（如有，另起一行空2字符，三号仿宋GB2312）：
2.《参会人员回执表》
发文机关（三号仿宋GB2312，右对齐）：
XXX公司（或部门全称）
成文日期（三号仿宋GB2312，右对齐，阿拉伯数字）：
3.附件清单表
序号
附件名称
份数
备注（如“纸质版1份”“电子版发送至XX邮箱”）
1
《2024年度工作总结大会议程》
1
纸质版随文下发
2
《参会人员回执表》
1
电子版请于1月18日前反馈至行政部*专员邮箱
四、关键注意事项与常见问题规避
标题规范：避免使用“关于……的请示报告”“通知函”等冗余表述，严禁使用“紧急”“重要”等主观性词汇（特殊情况除外）；
主送机关明确：不得使用“相关单位”“有关人员”等模糊表述，需具体到部门或岗位名称（如“市场部全体员工”“各分公司负责人”）；
逻辑严谨：内容需客观真实，数据、时间、责任主体等要素需准确无误，避免口语化表述（如“尽快”“大概”）；
附件管理：附件
文档评论（0）