会议议程设置及执行记录模板.docxVIP

会议议程设置及执行记录模板

一、适用范围与典型场景

二、会议筹备与议程制定全流程

步骤1：明确会议核心目标

召集人需提前梳理会议要解决的核心问题（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作障碍”），避免主题发散。

示例：若会议目标为“评审新产品功能方案”，则需聚焦方案可行性、资源需求、风险点等核心议题。

步骤2：确定参会人员与角色

根据目标筛选必要参会者：决策者（如部门负责人）、执行者（如项目组）、相关方（如支持部门*），避免无关人员参会。

明确会议角色：主持人（控制流程，引导讨论）、记录人（记录关键内容、行动项）、计时员（提醒各环节时长）。

步骤3：收集与整理议题

提前3-5天向参会者收集议题，要求每个议题明确“需讨论的问题”“预期成果”“所需时长”。

示例：议题可包括“市场部反馈用户调研结果（需明确优先级）”“技术部开发进度汇报（需同步风险）”“财务部预算调整申请（需决策是否通过）”。

步骤4：编排会议议程

按逻辑顺序排列议题：先同步信息（如进度汇报），再讨论决策（如方案评审），最后明确行动项。

控制总时长：常规会议建议60-90分钟，每个议题预留缓冲时间（如30分钟议题可预留35分钟）。

示例议程框架：

09:00-09:10开场与目标确认（主持人）

09:10-09:30议题1：项目A进度汇报（主讲人*，20分钟）

09:30-09:50议题2：用户需求优先级讨论（全体，20分钟）

09:50-10:00总结与行动项确认（主持人，10分钟）

步骤5：提前发布会议通知

通知内容需包含：会议主题、时间、地点/、议程、参会人员、会前准备要求（如“请提前阅读方案附件”）。

至少提前1天发送，保证参会者有充足时间准备。

三、会议执行与记录规范

（一）会议执行要点

开场阶段：主持人重申会议目标、议程及时长规则，提醒参会者聚焦主题。

议题讨论：引导参会者围绕“问题-分析-建议”逻辑发言，避免跑题；对争议点及时归纳，保证各方观点被记录。

决策环节：明确每个议题的结论（如“通过”“需补充材料后下次讨论”“暂缓执行”），避免模糊表述。

行动项确认：每个议题结束后，当场明确“行动内容”“负责人”“完成时限”，并记录人同步记录。

（二）核心记录表格

表1：会议议程表（模板）

时间

议题名称

主讲人/部门

预计时长

实际时长

备注（如需准备的资料）

09:00-09:10

开场与目标确认

主持人*

10分钟

-

09:10-09:30

项目A进度汇报

项目组*

20分钟

-

附进度计划表

09:30-09:50

用户需求优先级讨论

全体

20分钟

-

附调研报告

09:50-10:00

总结与行动项确认

主持人*

10分钟

-

表2：参会人员签到表（模板）

姓名

部门

联系方式

签到时间

备注（如迟到/请假）

*

市场部

-

08:55

*

技术部

-

09:05

迟到10分钟

*

财务部

-

09:00

表3：会议决议与行动项跟踪表（模板）

议题编号

决议事项/行动内容

负责人

完成时限

当前状态（进行中/已完成/延期）

备注（如所需支持）

1

补充用户需求优先级评估报告

市场部*

2023-10-15

进行中

需技术部提供数据

2

调整项目A开发资源分配

项目组*

2023-10-10

已完成

3

评审财务部预算调整申请

财务部*

2023-10-08

延期（需补充材料）

下次会议再讨论

表4：会议记录摘要（模板）

会议主题：Q3项目推进会

时间/地点：2023年10月5日09:00-10:00，3楼会议室

参会人员：（市场部）、（技术部）、（财务部）、（主持人）

缺席人员：*（项目部，因紧急事务请假，已同步会议纪要）

主要讨论内容：

项目组汇报：当前进度完成70%，主要风险为测试资源不足，需市场部配合提供用户场景数据。

市场部反馈：用户调研显示“功能X”需求优先级最高，建议优先开发。

财务部提出：因预算调整，部分模块开发费用需压缩10%，需项目组评估影响。

结论与行动项：详见《会议决议与行动项跟踪表》。

四、关键注意事项与优化建议

会前准备充分性：保证所有议题提前分发资料，避免会议中临时阅读浪费时间；主持人需熟悉议程，灵活调整节奏。

会中效率控制：对超时议题及时提醒，若讨论陷入僵局，可暂时搁置并明确后续解决方式；鼓励沉默参会者发言，避免少数人主导讨论。

记录准确性：记录人需重点捕捉“决策结论”“行动项（负责人+时限）”，避免记录流水账；会后1天内整理完成纪要，发给参会者确认。

后续跟踪机制：指定专人（如记录人/项目助理）每周更新行动项进度，在下次会议开头回顾未完成事项，形成闭环管理。

避免常见问题：议题过多导致会议超时（建议单次会议议题不超过5个）、行动项责任不明确（每个行动项必须唯一负责人）、记录信息不全（需包含“为什么做”的背景