商务洽谈会议纪要标准化模板型.docxVIP

商务洽谈会议纪要标准化模板实用型

一、适用场景与核心价值

二、标准化操作流程

（一）会前：筹备与信息前置

明确会议目标：提前与会议发起方确认洽谈核心议题（如合作条款、项目需求、资源对接等），避免讨论偏离主题。

梳理参会人员：列出双方参会人员姓名、职务及联系方式（模板中姓名以*代替，如“甲方：张三（市场总监）”），保证关键决策人到场。

准备会议材料：整理背景资料、合作方案、数据报表等，提前1-2天发送给参会方，便于各方提前熟悉内容，提高沟通效率。

确认会议基础信息：明确会议时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及）、预计时长，并提前发送会议通知。

（二）会中：精准记录核心信息

记录会议基本信息：在模板中填写会议名称、时间、地点、主持人、记录人等基础字段，保证信息完整。

梳理议程与讨论脉络：按会议议程顺序，逐项记录各议题的讨论过程，重点标注双方的核心观点、分歧点及共识方向。

锁定决议事项与行动项：对达成一致的结论（如合作条款、资源投入、时间节点等）需明确表述；对需后续落实的事项，需记录具体内容、责任方（某部门/某人员）、完成时限，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

确认关键数据与附件：对涉及的数据、金额、技术参数等信息需反复核对，保证准确；如有演示文件、合同草案等附件，需在纪要中列明清单。

（三）会后：整理与闭环管理

24小时内完成初稿：根据会议记录整理纪要初稿，语言需客观、简洁，避免主观评价，重点突出“决议”和“行动项”。

交叉核对与补充：初稿完成后，与主持人及关键参会人员沟通，核对信息准确性，补充遗漏细节，特别是责任分工和时限要求。

正式版本确认与分发：经双方（或内部）确认无误后，形成正式会议纪要，加盖公章（如需），在48小时内发送至所有参会人员及相关方，并同步抄送存档部门。

跟踪行动项落实：建立纪要跟踪表，定期检查行动项进展，对逾期未完成的及时提醒，保证会议成果落地。

三、会议纪要模板表格

会议基本信息

会议名称

（例：XX项目合作洽谈会/2024年Q3供应商商务对接会）

时间

年月日时分至时分

地点

（例：公司3号会议室/线上会议（腾讯会议ID：XXX））

主持人

（例：甲方：李四（运营总监）/乙方：王五（商务经理））

记录人

（例：*赵六（项目助理））

参会人员

甲方：李四、赵六；乙方：王五、孙七（技术负责人）

缺席人员及原因

（例：甲方：*周八（财务总监）——因出差）

会议议程

1.合作背景介绍；2.核心条款洽谈；3.项目时间节点确认；4.其他事项

议题讨论与共识记录

议题一：合作背景介绍

甲方说明项目当前进展及合作需求（简要描述双方观点，如“甲方提出需在7月前完成首批交付，乙方表示需评估产能后确认”）

议题二：核心条款洽谈

1.价格条款：双方确定单价为XX元/件，年采购量不低于XX件；2.付款方式：签订合同后支付30%预付款，交付验收后支付60%，质保金10%一年后支付；3.质量标准：符合甲方《XX产品技术规范》（附件1）

议题三：项目时间节点

1.6月15日前乙方提供最终方案；2.7月1日启动首批生产；3.7月30日前完成交付（责任人：乙方孙七）

议题四：其他事项

甲方同意提供必要的技术培训，培训时间另行协商（*后续行动：双方助理于3日内对接培训细节）

决议事项汇总

序号

决议内容

1

确认合作单价及年采购量

2

乙方6月15日前提交最终方案

3

甲方提供《XX产品技术规范》电子版

4

双方助理对接培训细节并确认时间

附件清单

1.《XX项目合作方案（草案）》

2.甲方《XX产品技术规范》

3.双方参会人员名单

签字确认

甲方签字：（职务）日期：

乙方签字：（职务）日期：

记录人签字：（职务）日期：

四、使用规范与要点提醒

信息准确性优先：所有数据、时间、责任方等信息需经参会人员确认，避免笔误；涉及金额、数量等关键数字需大写标注（如“人民币壹万元整”）。

客观中立表述：记录时需区分“事实陈述”与“个人观点”，对未达成一致的分歧点可标注“双方未达成共识，需进一步沟通”，而非主观评判。

行动项可量化：行动项需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免使用“尽快”“原则上”等模糊词汇，保证后续可跟踪、可考核。

保密与归档：商务洽谈纪要可能涉及合作机密，需标注“内部资料，注意保密”，并根据企业规定存档（电子档备份不少于3年，纸质档加盖公章后存档）。

版本管理规范：若会议中途休会或多次沟通，需在纪要中标注版本号（如“V1.0”“修订版”），避免信息混淆。

通过严格遵循本模板及操作流程，可保证商务洽谈会议纪要的专业性、实用性和可执行性，为企业高效协作提供坚实保障。