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采购合同审核与审批管理规范

一、业务应用场景

本规范适用于企业内部各类采购业务的合同审核与审批管理，涵盖原材料采购、设备购置、服务外包等所有需要签订采购合同的场景。当采购部门与供应商达成合作意向后，需通过标准化流程对合同内容进行合规性、合理性、风险性审查，保证合同条款符合企业制度、法律法规要求，同时保障采购需求准确落实、资金使用安全，规避合同履行过程中的潜在风险。

二、全流程操作步骤

步骤1：合同发起与资料准备

操作内容：采购专员根据采购需求结果（如招投标文件、谈判纪要、订单等），拟定采购合同初稿，并整理完整附件资料，包括但不限于：供应商资质文件（营业执照、相关行业许可证等）、产品/服务技术规格书、报价单、质量验收标准、保密协议（如需）等。

责任主体：采购部门采购专员*某

输出物：《采购合同审批表》（含合同初稿及全套附件）

步骤2：采购部门内部初审

操作内容：采购部门负责人*某对合同初稿及附件进行审核，重点检查：

采购需求与合同内容的一致性（如标的物名称、规格、数量、交货期是否匹配采购订单）；

供应商信息准确性（名称、地址、联系人等与资质文件是否一致）；

合同条款完整性（是否包含价格、付款方式、交付验收、违约责任等核心要素）；

采购流程合规性（是否履行了必要的询价、比价或招投标程序）。

审核通过后，在《采购合同审批表》“部门初审意见”栏签署意见并转交法务部门；若存在需修改内容，退回采购专员调整后重新提交。

责任主体：采购部门负责人*某

时限要求：1个工作日内完成

步骤3：法务合规性审核

操作内容：法务专员*某对合同条款进行合法性、合规性及风险性审查，重点关注：

合同主体是否具备完全民事行为能力，供应商资质是否在有效期内；

合同条款是否符合《民法典》《合同法》等法律法规要求，是否存在无效或可撤销风险；

违约责任、争议解决方式（如约定管辖法院、仲裁机构）是否明确且公平；

知识产权、保密条款等特殊约定是否符合企业利益；

合同文本是否存在歧义或表述不清之处。

审核通过后，签署意见并转交财务部门；若需修改，出具书面修改意见，采购专员根据意见调整后重新提交。

责任主体：法务专员*某

时限要求：2个工作日内完成

步骤4：财务资金与税务审核

操作内容：财务部*某对合同涉及的资金及税务条款进行审核，重点检查：

合同总金额与预算是否匹配，是否存在超预算采购（若超预算，需附预算调整审批文件）；

付款方式、付款节点、资金来源是否明确且符合企业财务管理制度；

价格构成是否合理（如是否包含税费、运费、安装费等所有费用）；

发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间及要求是否符合税务规定；

履约保证金、质保金等条款是否与财务风险控制要求一致。

审核通过后，签署意见并转交对应管理层；若需修改，提出具体调整建议，采购专员配合完善。

责任主体：财务部*某

时限要求：2个工作日内完成

步骤5：管理层分级审批

操作内容：根据合同金额及重要性，由不同层级管理层进行最终审批：

小额合同（如单笔金额≤5万元，或根据企业《采购管理办法》划定标准）：由采购分管领导*某审批，确认采购必要性及条款合理性后签署意见；

大额合同（如单笔金额＞5万元）：需提交总经理*某审批，重点评估战略匹配度、资金影响及整体风险，签署审批意见。

审批通过后，审批表返回采购部门；若未通过，注明退回理由，采购专员根据意见重新调整流程。

责任主体：采购分管领导某、总经理某

时限要求：小额合同1个工作日，大额合同2个工作日内完成

步骤6：合同用印与归档

操作内容：

采购专员持最终审批通过的《采购合同审批表》及合同正本，到行政部门申请合同用印，保证用印文件与审批版本一致；

用印完成后，采购部门将合同正本至少3份（采购部门、财务部门、供应商各1份，如需多部门留存可增加份数）分发至相关部门，并同步扫描电子版存档；

采购专员将《采购合同审批表》原件、合同附件、审批过程文件等整理成册，按合同编号归档保存，保存期限不少于合同履行结束后5年。

责任主体：采购专员某、行政部门某

时限要求：用印申请1个工作日内完成，归档2个工作日内完成

三、采购合同审批表模板

采购合同审批表

合同编号

合同名称

采购部门

采购项目名称

供应商信息

名称

统一社会信用代码

地址

联系人/电话

（注：电话仅用于内部沟通）

合同基本信息

标的物名称

规格型号/服务内容

采购数量

计量单位

合同总金额（大写）

合同总金额（小写）

合同期限

自___年_月__日至__年__月__日

交付/验收时间

付款方式

□一次性付款□分期付款（分期说明：______________________）

审核意见栏

部门初审意见

审核重点：采购需求匹配度、供应商信息准确性、条款完整性、流程合规性

审核人：__________

日期：____年__月__日

部门