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企业采购申请与审批流程操作标准化模板

一、适用场景与范围

本模板适用于企业内部各类采购活动的申请与审批管理，涵盖但不限于以下场景：

日常办公采购：如办公用品、电脑设备、家具等常规物资采购；

生产运营采购：如原材料、零部件、生产设备等与生产经营相关的物资采购；

服务类采购：如咨询服务、维修服务、外包服务等非物资类采购；

项目专项采购：如研发项目、市场活动、基建工程等项目所需物资或服务采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、生产急需）需快速响应的采购需求。

本流程旨在规范采购行为，保证采购合规、高效，同时实现成本控制与资源优化配置。

二、标准化操作流程详解

（一）采购申请发起

责任人：需求部门申请人（如部门专员、项目负责人）

操作步骤：

确认需求：申请人明确所需采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货时间及预算金额，保证需求合理且符合部门工作计划。

填写申请单：根据企业《采购申请单模板》（详见第三部分）完整填写信息，包括：

基本信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、预算金额（需注明是否含税）；

需求说明：详细描述采购原因、用途及特殊要求（如质量标准、交付时间）；

附件：如需技术参数、图纸、比价记录等支撑材料，需一并作为附件提交。

提交审批：通过企业OA系统或线下流程将申请单提交至部门负责人审核。

注意事项：

需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确具体物品名称及数量）；

预算金额需符合企业年度预算及采购权限规定，超预算需提前说明并附预算调整申请；

紧急采购需在申请单中标注“紧急”字样，并简要说明紧急原因。

（二）部门负责人审核

责任人：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）

操作步骤：

审核需求合理性：确认采购需求是否符合部门工作目标及实际需要，避免重复采购或过度采购。

审核预算匹配性：核对预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求需确认是否有足够预算调剂或调整依据。

审核完整性：检查申请单填写是否完整、附件是否齐全，信息是否准确无误。

审批意见：审核通过后，在OA系统或申请单上签署“同意”意见并提交至下一级审批（如财务部或采购部）；审核不通过需注明“不同意”及具体原因，退回申请人修改。

注意事项：

部门负责人需对需求的真实性、必要性负责，严禁为规避审批而拆分采购金额；

对于跨部门协作的采购需求，需提前沟通并取得相关部门负责人确认。

（三）财务部审核

责任人：财务部主管/专员

操作步骤：

预算合规性审核：核对采购预算是否纳入年度预算，预算指标是否充足，是否存在超预算、无预算采购情况。

成本合理性审核：对大额或关键物资采购，参考历史采购价格、市场行情评估预估单价的合理性，必要时要求申请人提供比价记录。

资金支付审核：确认采购资金来源（如运营资金、项目资金）是否合规，付款方式是否符合企业财务制度（如预付款比例、结算周期）。

审批意见：审核通过后签署“同意”意见，提交至相应权限领导审批；审核不通过需注明“不同意”及原因（如预算不足、成本过高），退回申请人或部门负责人调整。

注意事项：

财务部需重点关注采购成本的合理性，避免资金浪费；

对于预算外采购，需确认是否已履行预算调整流程（如提交《预算调整申请表》并经总经理审批）。

（四）领导审批

责任人：根据采购金额及权限划分，分别为：

采购金额≤[具体金额，如5000元]：部门负责人审批（已覆盖前述步骤，此处为最终审批）；

5000元＜采购金额≤[具体金额，如50000元]：分管副总/总监审批；

采购金额＞[具体金额，如50000元]：总经理/总裁审批。

操作步骤：

审批权限确认：财务部审核通过后，系统自动或人工流转至对应权限领导审批。

综合评估：领导根据采购需求的战略价值、成本效益、企业政策等综合因素进行审批。

审批意见：审批通过后签署“同意”意见，审批流程流转至采购部；审批不通过需注明“不同意”及改进要求，退回申请人调整。

注意事项：

领导审批需在[具体时限，如2个工作日]内完成，避免流程延误；

对于涉及企业核心业务或重大投资的采购，需组织相关部门召开评审会后再审批。

（五）采购部执行

责任人：采购部专员/经理

操作步骤：

接收申请：确认审批流程已全部完成，接收采购申请单及附件。

供应商选择：

根据采购物品/服务的类型、金额及企业《供应商管理制度》，选择采购方式（如公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等）；

对于小额采购（如≤2000元），可从合格供应商库中直接选择；对于大额采购，需进行至少3家供应商比价，并留存比价记录。

下达订单：与选定供应商签订采购合同/订单，明确物资/服务规格、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

订单跟踪：实时跟踪订单执行进度，协调供应商