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对于大型或名度的团体，活动策划可能会根据自己的判断召开客户
沟通会议。这将在活动开始前一到两天举行。如果客户对活动表示担忧，也可
以召开此类会议。我们不建议为少于300间客房夜的活动召开此类会议，因为
会议形式耗时且密集。
会议
总经理
参会人员
▪MICE客户
▪总经理和/或驻店经理
▪指定的活动策划人
▪确认活动的会议、、大会和展览(MICE)销售人员及销售总监或市场总监
▪前厅经理或客房总监
▪前厅MICE专员
▪客房部经理和管家/如果团队在这一区域的需求复杂，则包括大堂经理
▪餐饮总监
▪行政总厨
▪活动总监
▪活动服务经理和指定的活动服务
▪长
Objective
会议的目标是
1.检查与活动相关的所有信息，确保酒店和客户对所有安排达成一致2.让客
户与酒店的管理团队会面，后者将展示他们对客户活动的支持和承诺。这有助
于增强客户对酒店和酒店团队的信心。这是MICE活动的一个强大工具，可以
让活动策划者介绍将参与活动的运营部门。
nningtheMeeting
活动策划者应提前一周预安排会议的时间和日期。应告知客户，他们将被介绍
给酒店的管理团队，并要求他们突出任何希望我们的管理团队特别注意的领域。
理想情况下，会议应在活动第一天前两到三天举行。组织者通常会在其他代表到来前几天到
达，以确定细节。
上述酒店员工应至少提前一周被邀请参加会议。除了会议的时间、日期和地点外，还应
以下信息：
▪团队和活动确认
▪需要注意的特殊问题总结
本次会议的活动场地应设置为董事会风格。应咖啡、茶和饼干，并且应有一名活动服务
服务员待命。
Foralargeorhighprofilegroup,theheadofEventnningmayusetheirdiscretiontoconduct
aClientCommunicationMeeting.Thiswillbeheldoneortwodaysbeforetheeventcommences.
Thismeetingmayalsobeheldininstanceswheretheclientisconcernedabouttheevent.We
donotsuggesttheyareheldforeventsofsthan300roomnights,asthemeetingformatis
timeandlabourintensive.
MeetingChair
GeneralManager
Attendees
▪MICEClient
▪GeneralManagerand/orResidentManager
▪AssignedEventnner
▪MICESawhoconfirmedtheeventandDirectorofSaorDirectorofMarketing
▪DirectorofRoomsofFrontOfficeManager
▪FrontOfficeMICESpecialist
▪HousekeepingManagerandRegency/GrandClubManagerifthegroup’sneedsinthis
are
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