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离职员工知识交接管理办法

一、总则

（一）目的与意义

在当前知识经济时代，知识与技能已成为企业核心竞争力的重要组成部分。员工离职，特别是关键岗位员工的离职，往往伴随着企业宝贵知识资产的流失，可能对部门工作的连续性、项目的顺利推进乃至企业的整体运营造成不利影响。为有效应对此挑战，规范离职员工知识交接行为，确保组织知识的有效留存、传承与复用，减少因人员流动带来的知识断层风险，特制定本管理办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司全体员工，无论因何种原因（包括但不限于劳动合同到期不续签、员工主动辞职、协商解除劳动合同等）与公司终止劳动关系的，均须按照本办法规定履行知识交接义务。

（三）基本原则

1.及时性原则：知识交接应尽早启动，自员工提出离职申请或公司决定终止劳动关系之日起，相关方即应着手准备交接事宜。

2.全面性原则：交接内容应尽可能覆盖员工在任职期间所掌握的、与岗位职责相关的各类显性知识与隐性经验。

3.准确性原则：交接的知识信息必须真实、准确、完整，确保接收方能有效理解和应用。

4.责任明确原则：明确离职员工、直接上级、接收方及人力资源部门在知识交接过程中的各自职责。

5.保密性原则：在知识交接过程中，所有参与方均需遵守公司保密规定，确保公司商业秘密和敏感信息的安全。

二、知识交接内容

知识交接的核心在于将离职员工所承载的、对公司有价值的知识进行系统梳理和传递。具体内容应至少包括但不限于以下方面：

（一）核心业务知识与经验

1.岗位职责与工作流程：详细说明其岗位职责、日常工作内容、关键工作节点、涉及的跨部门协作流程及沟通接口。

2.业务理解与专业技能：对所负责业务领域的理解、行业动态分析、专业技能要点、常见问题处理方法与技巧。

3.项目经验：参与或负责的各类项目（包括已完成、进行中及计划中的）的背景、目标、进展情况、关键决策、风险点、经验教训及后续建议。

（二）工作进展与待办事项

1.当前工作进展：所有在手工作任务的详细进展情况、已完成部分、未完成部分、预计完成时间及所需资源。

2.待办事项清单：清晰列出近期及中长期需要跟进处理的工作事项，并标注优先级、重要性及注意事项。

3.历史工作资料：过往工作成果（如报告、方案、分析材料等）的整理与说明。

（三）关键数据与文档资料

1.电子文档与数据：包括但不限于各类工作文档、设计图纸、代码、测试用例、客户资料、供应商信息、项目计划、会议纪要、培训材料等，需整理归类并说明存放位置及访问方式。

2.纸质资料：重要的合同、协议、档案、笔记等纸质材料，需列出清单并移交实物或扫描件。

3.账号密码：与工作相关的各类系统账号、平台密码、权限说明（交接后应及时按规定变更或注销）。

（四）内部关系与外部资源

1.内部协作关系：明确在工作中需频繁对接的内部同事及其负责领域、沟通方式与注意要点。

2.外部合作资源：客户、供应商、合作伙伴等外部联系人的信息、合作背景、沟通历史、合作中的关键问题及维护策略。

三、知识交接流程

知识交接是一个系统性的过程，需遵循规范的流程以确保效果。

（一）交接启动

1.提出离职申请/通知：员工提出离职申请或公司通知员工终止劳动关系后，人力资源部门应及时将信息同步至员工所在部门负责人。

2.指定交接负责人与接收方：部门负责人应在收到通知后，尽快指定一名或多名合适的接收方（通常为接任者或部门内其他相关同事），并明确一名交接负责人（通常为该员工的直接上级）。

3.制定交接计划：由交接负责人牵头，与离职员工、接收方共同商议制定详细的《离职员工知识交接计划》，明确交接内容、时间节点、方式方法及预期成果。此计划需报人力资源部门备案。

（二）知识梳理与转移

1.离职员工准备：离职员工应根据《离职员工知识交接计划》，主动梳理个人所掌握的知识资产，整理相关文档、数据和资料，并填写《离职员工知识交接清单》（见附件）。对于隐性知识，应尽可能通过文档化、口头讲解、案例分析等方式进行转化与传递。

2.知识传递实施：

*文档交接：离职员工将整理好的各类文档、资料，通过公司内部安全渠道（如共享服务器、指定网盘等）移交给接收方，并在《交接清单》中注明。

*口头交接与培训：离职员工应安排专门时间，就关键业务知识、工作经验、待办事项等与接收方进行面对面的详细讲解、答疑和操作演示。重要内容建议进行记录或录音（需征得相关方同意）。

*工作现场交接：对于操作性强的岗位，应安排接收方在离职员工的指导下进行实际操作演练。

*多轮沟通：知识交接不应局限于单次沟通，应允许接收方在交接期内就疑问进行多次咨询。

（三）交接确认与验收

1.初步确认：在计划交接期结束前，接收方应对照《交接清单》及实际掌握情况，对交接内容的