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行政办公用品采购及管理规范模板

一、适用范围与启动条件

本规范适用于各类企业、事业单位及其他组织的行政办公用品采购与管理工作，涵盖日常办公消耗、新员工入职配置、专项活动临时需求等场景。当满足以下条件时，需启动本规范流程：

日常办公用品库存低于安全库存阈值（如纸张、笔、文件夹等常用物品剩余量不足15天用量）；

新部门成立或员工入职导致办公用品需求新增；

专项工作（如会议、培训、活动）需临时采购特定物品；

现有办公用品损坏、报废需补充更换。

二、全流程操作指引

（一）需求提报：明确需求，规范申请

提报主体：各部门办公用品管理员或指定人员（如文员），由部门负责人确认需求合理性。

操作内容：

需求部门填写《办公用品需求申请表》（详见配套表单），详细列明物品名称、规格型号、单位、需求数量、用途说明（区分“日常消耗”或“专项配置”）、预计使用时间等信息；

对于单价超过500元或批量采购金额超过2000元的物品（如办公设备、大批量耗材），需附《物品采购必要性说明》，简要阐述采购原因及替代方案可行性；

需求部门负责人*对申请表进行初审，签字确认后提交至行政部。

输出结果：《办公用品需求申请表》（含部门负责人*签字）。

（二）需求审核：统筹规划，避免浪费

审核主体：行政部办公用品管理员。

操作内容：

核对需求的合理性：结合库存台账，核查是否确属必需品，避免重复申请或过度采购；

审核规格与数量：优先选择通用型、性价比高的物品，特殊规格需说明原因；

汇总多部门需求：按物品类别（如文具、耗材、设备）分类整理，形成《办公用品需求汇总表》，提交行政负责人*审批。

输出结果：《办公用品需求汇总表》（含行政负责人*签字）。

（三）采购执行：合规采购，保障品质

采购主体：行政部（或公司指定的采购部门）。

操作内容：

小额采购（单笔金额低于1000元）：优先从公司合格供应商名录中选择，或通过电商平台（如京东企业购、晨光科力普等）比价采购，保留比价记录；

大额采购（单笔金额≥1000元）：需组织至少2家供应商报价，填写《供应商比价表》，经行政负责人*及财务部审核后确定供应商，签订采购协议；

特殊物品采购（如定制化礼品、专业设备）：需提前与供应商确认样品质量，验收合格后再批量采购；

采购完成后，供应商需提供采购凭证（如订单截图、送货单），注明物品名称、数量、单价、金额及供应商信息。

输出结果：采购物品、供应商报价单、采购协议（如需）。

（四）验收入库：核对清单，登记入账

验收主体：行政部管理员、需求部门经办人*（共同参与）。

操作内容：

核对实物与采购清单：检查物品名称、规格型号、数量、质量是否一致，有无破损、缺失；

质量验收：对易耗品（如墨盒、硒鼓）进行试用，对设备（如打印机、碎纸机）检查功能是否正常；

验收合格后，三方在《办公用品入库登记表》签字确认，行政部管理员及时更新库存台账（登记物品编码、入库日期、数量、存放位置等信息）；

验收不合格的物品，需在2个工作日内联系供应商退换货，并记录退换原因。

输出结果：《办公用品入库登记表》（含三方签字）、更新后的库存台账。

（五）领用登记：规范发放，责任到人

领用主体：各部门经办人（需部门负责人授权）。

操作内容：

领用人填写《办公用品领用登记表》，注明领用部门、物品名称、规格型号、单位、领用数量、领用日期、领用人*信息；

行政部管理员核对库存数量，确认“以旧换新”物品（如U盘、计算器）已回收旧物，方可发放；

限量发放物品（如打印纸、文件夹）需按部门人数及工作性质核定标准，超额领用需经行政负责人*审批；

领用后，行政部及时更新库存台账，保证账实一致。

输出结果：《办公用品领用登记表》、更新后的库存台账。

（六）库存盘点：定期核查，动态管理

盘点主体：行政部管理员、财务部专员。

操作内容：

月度抽盘：每月末随机抽取30%的物品进行盘点，核对台账与实际库存；

季度全盘：每季度末对所有办公用品进行全面盘点，编制《办公用品库存盘点表》，列明物品名称、账面数量、实盘数量、盘盈/盘亏数量及原因分析；

盘亏处理：对于非人为原因（如自然损耗）导致的盘亏，需填写《盘亏说明》，经行政负责人及财务部审核后核销；人为原因导致的盘亏，需追究责任人责任并照价赔偿；

盘盈处理：查明原因后，调整库存台账，保证数据准确。

输出结果：《办公用品库存盘点表》、盘亏/盘盈处理报告。

（七）报废处理：规范处置，避免积压

报废主体：行政部、财务部。

操作内容：

报废条件：物品损坏无法修复、技术淘汰且无维修价值、超过使用年限（如电脑、打印机使用年限一般为5年）；

报废流程：

①使用部门提交《办公用品报废申请表》，注明物品名称、规格、数量、报废原因、购置日期及原值；

②行政部组织技术鉴定（如涉及设备），确认无法使用后，提交财务部审核；

③财务部核定残值（如有），