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采购合同审批及管理规范模板

一、适用范围与典型应用场景

本规范模板适用于企业各类采购合同的审批、执行及全生命周期管理，涵盖物资采购、服务采购、工程采购等场景。具体包括：

常规采购：生产原料、办公用品、设备设施等标准物料的采购合同；

服务采购：咨询服务、技术服务、维修保养等服务的采购合同；

项目采购：新建项目、改扩建项目中的专项采购合同；

紧急采购：因生产经营急需、不可抗力等特殊情况需快速处理的采购合同。

二、采购合同审批全流程操作指南

（一）需求发起与合同拟定

需求提报

业务部门根据生产经营计划或项目需求，填写《采购需求申请表》，明确采购内容、规格型号、数量、预算金额、交付时间等关键信息，经部门负责人*审核后提交至采购部。

紧急采购需在申请表中注明“紧急”字样，说明紧急原因，由分管领导*审批后启动快速流程。

供应商选择与合同拟定

采购部根据需求类型，通过招标、询比价、单一来源采购等方式确定合格供应商（战略供应商、合格供应商名录内的供应商优先选择）。

采购专员依据采购结果，参照《合同示范文本》拟定合同条款，包括但不限于：双方主体信息、采购标的、数量与质量标准、价格与支付方式、交付与验收条款、违约责任、争议解决方式等。

（二）内部审批流程

部门初审

拟定的合同文本先提交至采购部负责人*审核，重点核查供应商资质、价格合理性、交付可行性等。

涉及技术参数的，需附技术部门出具的《技术参数确认书》；涉及金额超过[具体金额，如50万元]的，需成本管理部门进行成本复核。

法务审核

审核通过的合同提交至法务部门*，法务专员重点审查合同条款的合法性、合规性、权利义务对等性及潜在法律风险，出具《法务审核意见书》。对存在争议的条款，采购部需与供应商沟通修改后再次提交法务审核。

分级审批

根据合同金额及重要性，履行分级审批权限：

一般合同（金额≤[具体金额，如20万元]）：由采购部负责人、法务部门审批后，报分管采购副总*签批生效；

重大合同（金额＞[具体金额，如20万元]）：需经分管采购副总、总经理审批，涉及重大投资的还需提交董事会审议。

审批意见反馈

审批过程中如需修改，审批人需在《采购合同审批表》中明确修改意见，采购部根据意见调整合同文本后重新发起审批。

（三）合同签署与生效

最终确认

审批通过后，采购部将最终版合同文本发送至供应商，确认双方无异议后安排签署。

签署规范

合同需由双方法定代表人或其授权代表签字并加盖合同专用章（公章无效）；授权代表签字的，需附《授权委托书》。

合同一式[份数，如四份]：采购部、财务部、法务部、供应商各执一份，原件需由采购部统一归档。

（四）合同执行与跟踪

交付与验收

供应商按合同约定交付标的物，业务部门联合采购部、质检部门*进行验收，填写《采购验收单》，明确验收结果（合格/不合格）。

验收不合格的，采购部需在[时限，如3个工作日]内与供应商协商处理（退货、换货、折扣等），并形成书面记录。

付款申请

验收合格后，采购部根据合同约定条款（如预付款、进度款、尾款比例），填写《付款申请表》，附合同复印件、验收单、发票（如需）等资料，提交财务部门审核。

财务部核对无误后，按企业资金支付流程办理付款，并留存相关凭证。

履约跟踪

采购部建立《合同执行跟踪表》，定期（如每月）跟踪合同履行进度，包括交付时间、验收情况、付款节点等，对逾期未履约或存在履约风险的合同，及时上报分管领导*并启动风险应对措施。

（五）合同变更、终止与归档

合同变更

履行过程中需变更合同内容（如数量、价格、交付时间等）的，由采购部与供应商协商一致，签订《合同变更协议》，并重新履行内部审批流程（原审批权限不变）。

合同终止

因不可抗力、一方违约等原因需终止合同的，采购部需收集相关证据（如违约证明、不可抗力说明），报法务部门*审核后，按合同约定办理终止手续，处理善后事宜（如已付款项追回、未履行部分终止等）。

合同归档

合同履行完毕或终止后，采购部在[时限，如15个工作日]内将合同正本、审批文件、验收单、付款凭证、变更/终止协议等资料整理成册，编号归档，保存期限不少于[年限，如10年]。

三、配套工具表格模板

（一）采购合同审批表

合同编号

采购项目名称

供应商名称

合同金额（元）

合同主要内容：

（简要说明采购标的、数量、主要条款等）

审批环节

审批人

审批意见

审批日期

采购部审核

*

法务审核

*

分管副总

*

总经理

*

备注：

（二）合同执行跟踪表

合同编号

采购项目

供应商

计划交付日期

实际交付日期

验收结果

付款状态

履行异常说明

责任人

（三）合同变更申请表

原合同编号

变更条款

变更前内容

变更后内容

变更原因

供应商确认意见

审批意见：

审批环节

审批人

意见

日期

采购部

*

法务部

*

分管领导

*

四、关键风险提示与操作注意事项

（一）合同