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采购管理订单处理流程易用指南

一、适用场景与价值说明

本指南适用于企业内部采购部门、需求部门及相关协作人员，用于规范采购订单从需求发起到最终归档的全流程操作。无论是新员工入职培训、日常订单高效处理，还是跨部门（如需求、采购、仓库、财务）协同工作，均可通过本指南快速掌握标准化操作逻辑，减少沟通成本，提升采购效率，保证订单信息准确、流程合规，为企业采购管理提供清晰的操作指引。

二、标准操作步骤详解

1.采购需求发起：明确需求，提交申请

操作主体：需求部门（如生产部、行政部等）

操作动作：

（1）需求部门根据业务需要（如生产物料补充、办公用品采购等），填写《采购订单申请表》，详细注明需求明细（物料名称/服务内容、规格型号、单位、数量、预估单价、预估总价）、用途说明、期望交货日期、预算编号等信息。

（2）申请人核对信息无误后，提交至部门负责人进行初步审核，保证需求合理且符合预算范围。

输出物：《采购订单申请表》（部门负责人签字版）

2.需求审核与审批：多层把关，确认合规

操作主体：采购部门、财务部门、分管领导

操作动作：

（1）采购部门收到《采购订单申请表》后，重点审核需求明细的完整性、规格型号的准确性，以及历史采购价格参考（如有），保证需求可执行。

（2）财务部门审核预算编号的有效性及预估总价是否在预算范围内，超预算需求需提交分管领导审批。

（3）根据采购金额分级审批（如：≤5000元由采购部门负责人审批；5000-20000元由分管领导审批；＞20000元需总经理审批），审批通过后流转至采购专员。

输出物：审批通过的《采购订单申请表》（含各环节签字记录）

3.供应商选择与确认：货比三家，优中选优

操作主体：采购专员、需求部门

操作动作：

（1）采购专员根据采购物料/服务的类型（如标准品、定制品），通过合格供应商名录、询价平台或公开招标等方式筛选供应商，保证供应商资质合法（营业执照、相关行业许可证等）。

（2）对于金额较大或关键物料，组织需求部门、技术部门（如需）进行供应商评估（价格、质量、交期、服务等因素），形成《供应商比价记录表》。

（3）与最终选定的供应商确认价格、交货周期、付款方式等细节，签订《采购框架协议》（如为长期合作），作为后续订单执行的依据。

输出物：《供应商比价记录表》《采购框架协议》（如需）

4.采购订单创建：系统录入，信息精准

操作主体：采购专员

操作动作：

（1）登录企业采购管理系统（或使用订单模板），根据审批通过的《采购订单申请表》和供应商信息，创建采购订单。

（2）订单核心信息包括：订单编号（系统自动）、供应商全称、联系人及联系方式（如：联系人*，电话5678）、物料/服务明细（名称、规格型号、单位、数量、单价、总价）、交货地址、交货方式、付款条款（如“货到付款30天”）、订单备注（如特殊包装要求）。

（3）核对订单信息与申请单、供应商确认信息完全一致，避免错漏后提交系统保存。

输出物：采购订单（系统版）

5.订单确认与下达：双方确认，正式生效

操作主体：采购专员、供应商

操作动作：

（1）采购专员将系统的采购订单（PDF版）发送至供应商指定联系人，确认其是否接受订单条款（价格、交期、数量等）。

（2）供应商确认无误后，在订单上签字盖章（电子章或纸质章）并回传，采购专员收到回传件后，在系统中将订单状态更新为“已确认”。

（3）同步将最终确认的订单抄送需求部门、仓库及财务部门，保证各方知晓采购详情。

输出物：供应商签字确认的采购订单（回传件）

6.订单执行与跟踪：全程跟进，保证进度

操作主体：采购专员

操作动作：

（1）订单下达后，采购专员通过电话、邮件或供应商系统定期跟踪供应商生产/备货进度，重点关注关键节点（如：原材料采购完成、生产开始、预计发货时间）。

（2）若供应商可能无法按期交货，需提前3个工作日通知采购部门，协调调整交期或寻找替代方案，保证不影响需求部门计划。

（3）每周更新《订单跟踪表》，记录订单状态（待生产、已发货、在途等），便于后续追溯。

输出物：《订单跟踪表》

7.收货验收：核对实物，确认合格

操作主体：需求部门/仓库、采购专员

操作动作

（1）供应商按订单约定发货后，将发货通知单（含物流单号）发送至采购专员，采购专员同步告知需求部门/仓库准备收货。

（2）需求部门/仓库收到货物后，核对实物与订单信息（名称、规格、数量）是否一致，检查外包装是否完好。

（3）对于需要质检的物料（如生产原料），由质检部门按检验标准进行验收，填写《收货验收单》，注明验收结果（合格/不合格）。

（4）若验收不合格，及时通知采购专员，由采购专员联系供应商办理退换货或索赔手续。

输出物：《收货验收单》（含验收人员签字）

8.付款结算：单据齐全，财务对接

操作主体：采购专员、财务部门

操作动作：

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