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会议纪要编写及执行跟进工具

适用会议类型与典型场景

本工具适用于各类需要明确决策、分配任务、跟踪进度的会议场景，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、分工、里程碑及风险预案；

周/月度工作例会：回顾阶段性成果、协调资源、规划下一步工作；

问题复盘会：分析问题根源、制定改进措施、明确责任方；

跨部门协调会：对接多方需求、消除协作障碍、推动事项落地；

专项任务推进会：聚焦具体任务（如系统上线、活动策划），细化执行路径。

会议纪要编写与跟进全流程

一、会前准备：明确预留记录空间

确认会议核心目标

提前与会议主持人沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应延迟问题”）、预期成果（如“输出3个优先级任务清单”“明确投诉处理流程优化方案”）。

若会议涉及多议题，建议按“紧急/重要”程度排序，避免讨论发散。

收集基础信息，准备记录工具

整理会议背景资料（如上次会议纪要、项目数据、待讨论方案），提前发送给参会人员，保证各方有备而来。

准备标准化记录模板（见后文模板表格），或使用协作工具（如飞书文档、腾讯文档）创建共享文档，实时同步记录内容。

明确参会角色与分工

提前确认主持人（把控会议节奏）、记录人（负责纪要编写）、议题负责人（各议题主导人），保证会议高效推进。

二、会中记录：聚焦关键，区分决议与讨论

记录核心要素，避免“流水账”

会议基本信息：时间（精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:30”）、地点（会议室/线上会议）、参会人员（总监、经理、*主管等，缺席人员需注明原因）、记录人。

议题与讨论过程：按议程顺序记录，重点标注不同意见的碰撞点（如“关于是否增加A功能，主管提出成本顾虑，经理认为可提升用户留存，需进一步测算ROI”），避免记录无关细节。

决议与结论：对每个议题的最终决策进行清晰表述，明确“是什么”“为什么”（如“决议：暂不开发A功能，优先推进B功能，理由：B功能用户需求调研支持率达85%，且开发周期缩短30%”）。

精准提取待办事项（核心环节）

每项待办需包含5W1H要素：

What（任务内容）：如“完成客户投诉响应流程优化方案”；

Who（负责人）：明确到具体人（如“*专员”），避免“相关部门”等模糊表述；

Why（任务目的）：如“保证客户投诉响应时效缩短至24小时内”；

When（截止时间）：精确到日期（如“2024年6月30日前”），若需分阶段完成，标注里程碑节点；

Where（涉及场景）：如“客服部、产品部协同”；

How（执行标准/输出物）：如“输出流程文档+SOP培训材料”。

区分“决议执行项”和“信息同步项”，仅对前者进行跟进（如“信息同步：Q2销售数据已同步至共享盘，无需跟进”）。

实时同步记录，减少遗漏

关键节点（如形成决议、分配任务）时，向参会人员复述确认（如“*经理，您刚才提到的‘7月10日前完成第一版测试’，这个截止时间对吗？”），避免信息偏差。

三、会后整理：核对信息，规范输出

24小时内完成初稿，保证时效性

根据会议记录整理纪要初稿，按“会议基本信息—议程与讨论—决议结论—待办事项—后续计划”结构化呈现，语言简洁、逻辑清晰。

待办事项单独列表，按“优先级”或“截止时间”排序，方便查阅。

多方核对，保证准确性

将初稿发送给主持人和各议题负责人确认，重点核对决议内容、待办事项的负责人和截止时间，避免“责任真空”或“时间冲突”。

根据反馈意见修改后，最终版纪要通过邮件或协作工具发送给所有参会人员，抄送相关干系人（如项目组、上级领导）。

归档与分发，便于追溯

纪要文件命名规范：“[会议类型]-[日期]-[主题]”（如“项目周会Q3产品迭代”），存储至共享文件夹（如“公司/项目/会议纪要”），保证全员可查阅。

四、执行跟进：闭环管理，保证落地

建立待办跟踪表，动态更新进度

以会议纪要中的待办事项为基础，创建“执行跟踪表”（见模板表格），每日/每周更新“完成状态”（未开始/进行中/已完成/延期）、“当前进度”（如“方案初稿完成80%”）、“风险问题”（如“开发资源不足，需协调*工程师支持”）。

定期同步进度，及时预警风险

责任人需按约定时间（如每日下班前、每周五）在跟踪表中更新进度，记录人每周汇总未完成事项，形成“进度简报”发送给相关方。

若出现延期风险（如“截止时间前任务”），责任人需提前24小时发起预警，说明原因并提出解决方案（如“申请延期3天，需增加1名设计资源支持”）。

闭环验证，保证任务落地

任务完成后，责任人需提交输出物（如文档、数据、成果截图），记录人在跟踪表中标记“已完成”，并组织相关人员验收（如“*经理确认方案符合要求，验收通过”）。

对周期较长的任务（如跨月项目），每月召开“执行回顾会”，复盘进展、调整计划，保证