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某仪器仪表厂数据记录管理规范

第一章总则

第一条目的

为规范某仪器仪表厂（以下简称“本厂”）数据记录管理流程，保障数据记录的真实性、完整性、可追溯性，提升生产、质量、研发及客户服务等环节的协同效率，支撑企业数字化转型与高质量发展，结合本厂实际生产经营需求，制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于本厂各部门（含生产车间、质量检测部、研发中心、设备管理部、销售服务部等）在产品研发、生产制造、质量检验、设备运维、客户服务等全业务流程中产生的各类数据记录管理活动，涵盖纸质记录与电子记录两种形式。

第三条管理原则

1.真实性原则：数据记录需如实反映业务活动实际情况，严禁篡改、伪造或事后补录（特殊情况需经审批并标注说明）；

2.完整性原则：数据记录应包含时间、地点、操作人、关键参数、异常情况等必要信息，确保全流程可追溯；

3.及时性原则：数据记录需在业务活动发生时同步生成，电子记录应通过系统自动采集或人工即时录入；

4.安全性原则：数据记录存储与使用需严格权限管控，防止泄露、丢失或非授权修改；

5.规范性原则：数据记录格式、术语、编号等需统一标准，便于分类检索与分析应用。

第二章术语定义

第四条关键术语解释

1.数据记录：指在业务活动中形成的、反映过程与结果的信息载体，包括但不限于生产过程参数表、检验报告、研发实验日志、设备运维台账、客户服务工单等；

2.原始记录：指业务活动发生时直接生成的第一手记录（如现场手写表单、设备自动采集的初始数据文件）；

3.电子记录：指以电子形式存储的记录（如Excel表格、数据库条目、系统日志等），需包含生成时间、操作人、修改痕迹等元数据；

4.归档记录：指完成业务流程后，经整理、审核并长期保存的正式记录；

5.数据管理员：各部门指定的负责数据记录日常管理、审核及归档的专职或兼职人员。

第三章管理职责

第五条厂级管理职责

1.管理层：负责审批数据记录管理规范修订，监督规范执行效果，协调跨部门数据管理问题；

2.信息管理部：负责数据记录管理系统（如MES、ERP、LIMS等）的开发、维护与升级，保障电子记录存储安全与系统功能稳定；

3.行政部：负责统筹规范宣贯培训，定期组织数据记录管理专项检查，通报检查结果并督促整改。

第六条部门级管理职责

1.生产部：负责生产过程数据记录（如工序参数、物料消耗、设备运行状态等）的生成、录入与初审，确保与生产进度同步；

2.质量检测部：负责检验数据记录（如原材料检验、半成品/成品性能测试、不合格品处理等）的采集、审核与存档，确保符合国家标准及企业内控要求；

3.研发中心：负责研发实验数据记录（如设计参数、测试结果、迭代优化过程等）的详细记录与整理，为技术改进提供依据；

4.设备管理部：负责设备运维数据记录（如日常点检、故障维修、预防性维护等）的填写与归档，支撑设备全生命周期管理；

5.销售服务部：负责客户服务数据记录（如需求调研、售后维修、满意度反馈等）的收集与分析，助力客户需求响应与服务优化。

第七条岗位级职责

1.一线操作人员：严格按规程填写或录入数据记录，确保信息完整、字迹清晰（纸质记录）或字段规范（电子记录）；

2.数据管理员：负责本部门数据记录的日常审核（核对数据一致性、完整性）、分类整理及移交归档，定期检查存储介质状态；

3.部门负责人：对本部门数据记录的真实性、合规性负总责，审批重要记录的修改、调阅或销毁申请。

第四章数据记录关键环节管理

第八条数据生成与录入

1.生成要求：

-纸质记录：使用蓝/黑色钢笔或签字笔填写，不得使用铅笔；需修改时采用“划改法”（在错误处划单横线，旁注正确内容并签名+日期），禁止涂抹、刮擦；

-电子记录：通过专用系统录入，需选择预设字段（如无对应选项需备注说明），系统自动生成时间戳与操作人账号信息；

-特殊场景（如突发故障、紧急调试）：允许事后4小时内补录纸质记录，但需注明“补录”及补录时间，经现场负责人签字确认；电子记录补录需经系统管理员开放临时权限并留存操作日志。

2.内容要求：

-必须包含：业务活动名称、时间（精确到分钟）、地点（具体车间/实验室/设备编号）、操作人姓名（或工号）、关键参数（如温度、压力、精度等级等）；

-可选包含：异常情况描述（如“设备报警代码E03”）、处理措施（如“更换传感器后恢复”）、参与人员（如“技术组张XX协助排查”）。

第九条数据审核与确认

1.审核层级：

-一级审核（初核）：由数据生成岗位的直接上级（如班组长、实验组长）负责，重点核查数据完整性（是否漏填字段）、逻辑性（如“温度300℃”与“设备型号XJ-200最高耐受280℃”是否矛盾）；

-二级审核（复核）：由部门数据管理员负责，重点核查数据一致性（如生产记录中“物料批号”与仓库领料单是否匹配）、规范性（如单位是否统一为“MPa”而非“kgf/