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费用报销与审批流程模板

一、适用范围与业务场景

二、操作流程详解

（一）费用申请与单据填写

发起申请：员工在费用发生后5个工作日内，通过内部系统或指定表单发起报销申请，填写《费用报销单》（模板见第三部分），注明费用发生事由、所属项目、费用明细及金额。

附件准备：根据费用类型准备合规证明材料，如消费记录、行程单、验收单等（电子或纸质形式），保证附件与报销内容一致、信息完整。

提交申请：核对无误后，将《费用报销单》及附件提交至部门负责人处，进入审核环节。

（二）部门负责人审核

业务真实性核查：部门负责人需核对报销费用是否与部门业务计划相符，费用发生事由是否真实、必要，是否存在虚报、重复报销情况。

预算符合性检查：确认费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需说明额外原因并标注“超预算”字样。

审批流转：审核通过后，在《费用报销单》“部门审核”栏签署姓名及日期，若审核不通过，需注明修改意见并退回申请人重新填报。

（三）财务部门复核

合规性审查：财务人员核对报销单填写是否规范（如金额大小写一致、日期逻辑合理）、附件是否齐全合规（如凭证抬头、金额、日期与报销单一致），重点检查费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿上限、招待费人均标准）。

票据有效性验证：通过财务系统或人工查验票据真伪，保证无涂改、伪造情况，对不符合规定的票据要求补充或更换。

意见反馈：复核通过后，在“财务复核”栏签署姓名及日期；若发觉问题，标注具体问题（如“附件缺失”“超标准金额”）并退回至申请人或部门负责人。

（四）管理层审批

分级审批：根据费用金额及类型，由不同层级管理人员审批（如部门总监审批5000元以下费用，分管副总审批5000-20000元，总经理审批20000元以上）。

最终确认：审批人重点核查重大支出的合理性、必要性及预算匹配度，确认无误后在“领导审批”栏签署姓名及日期。

（五）报销发放与归档

资金支付：财务部门在收到审批完整的报销单后2个工作日内，通过银行转账或备用金形式向申请人支付报销款项，并在系统中更新费用台账。

单据归档：每月结束后，财务部门将已报销单据（含电子及纸质附件）按部门、月份分类整理，存档保存，保存期限不少于3年。

三、单据模板与填写规范

《费用报销单》模板

基本信息

费用明细

申请人姓名

*

费用项目1

所属部门

金额（小写）

申请日期

年月日

费用项目2

费用归属项目/编号

（可选）

金额（小写）

费用合计

金额（大写）：

合计金额

金额（小写）：

审批意见

部门审核

经办人：*

财务复核

经办人：*

日期：年月日

日期：年月日

领导审批

审批人：*

财务支付

经办人：*

日期：年月日

日期：年月日

填写规范说明

基本信息栏：申请人姓名、所属部门需与实际一致，费用归属项目如涉及跨部门协作需填写对应编号。

费用明细栏：分项列示费用类型，如“交通费”“住宿费”，不得合并填写；金额小写保留两位小数，大写金额需与小写一致，且顶格书写。

审批意见栏：各环节审批人需手写签名并注明日期，不得盖章或代签；若存在修改痕迹，需在修改处由申请人签字确认。

四、关键事项与常见问题

（一）时间要求

费用需在发生后15个工作日内完成报销申请，逾期未申请需提交书面说明并经部门负责人及财务总监审批。

各环节审核人需在收到报销单2个工作日内完成审批，超时未反馈视为默认通过。

（二）附件规范

所有费用报销需提供合法有效的消费凭证（如系统截图、收据、合同等），凭证需包含付款方信息、金额、日期及业务内容。

差旅报销需附行程单（含往返时间、路线）、住宿明细（如酒店订单），业务招待费需注明接待对象、人数及事由。

（三）特殊情况处理

对紧急费用（如突发维修、临时采购），可先通过口头或线上方式向部门负责人及财务部门报备，费用发生后24小时内补全报销手续。

涉外费用（如境外差旅）需按汇率折算为人民币报销，并提供外汇兑换凭证或国际消费账单。

（四）禁止行为

严禁虚报费用、伪造凭证、拆分报销（将超标准费用拆分为多笔低金额报销）等违规行为，一经发觉将按公司规定处理。

报销费用不得包含个人消费（如购物、娱乐费用），如需垫付需在备注栏说明并经部门负责人确认。

（五）咨询与反馈

员工对报销流程有疑问可通过内部系统或向部门行政专员咨询，财务部门每月首周公示上月报销台账，接受员工核对。