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适用场景说明

本采购申请表模板适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常运营中因业务发展、办公需求、项目实施等产生的各类物资、服务或工程采购需求。无论是常规办公用品采购、生产设备补充、原材料采购，还是技术服务外包、小型修缮工程等场景，均可通过标准化表格规范采购申请流程，保证需求清晰、审批高效、采购合规。

操作流程详解

第一步：明确采购需求

申请人需根据部门实际工作需要，确定采购物品/服务的具体名称、规格型号、质量要求、数量及用途。例如：采购“A4复印纸”需明确“80g白色，500张/包，共10包”，用于日常办公打印；采购“数控机床维修服务”需明确“设备型号-200，维修内容为主轴故障排查与更换，需具备相关资质”。

第二步：填写采购申请表

申请人根据模板要求完整填写采购申请表，包含以下核心信息：

基本信息：申请部门、申请人姓名（）、联系方式（）、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价（元）、预估总价（元）、用途说明（需简述采购原因及使用场景）；

预算信息：预算科目（如“办公经费”“专项采购费”）、预算金额（需与预估总价一致）、资金来源（如“自有资金”“专项拨款”）；

附件清单：如技术参数要求、市场询价单（至少3家供应商报价）、项目审批文件等，需注明附件名称及数量。

第三步：部门内部审核

申请人将填写完整的申请表及附件提交至部门负责人（*）审核。部门负责人需核对采购需求的合理性（是否符合部门工作计划）、预算的准确性（是否在部门年度预算范围内），并在“部门负责人审批”栏签字确认。若需求不明确或预算超支，需退回申请人补充说明。

第四步：财务部门复核

经部门负责人审批通过后，申请表流转至财务部门（*）。财务专员重点审核：

预算科目是否正确，资金是否充足；

预估单价是否合理（参考历史采购价格或市场均价）；

附件是否齐全（如大额采购需提供询价单）。

审核通过后，财务负责人在“财务负责人审批”栏签字；若预算不足或价格异常，需与申请人及部门沟通调整。

第五步：采购部门审批

财务复核通过后，提交至采购部门（*）。采购负责人审核：

采购物品/服务是否属于集中采购目录（若属于，需按集中采购流程执行）；

采购方式是否合规（如小额采购可采用询价，大额采购需招标）；

供应商资质要求是否明确（如营业执照、相关资质证书）。

审批通过后，采购部门启动采购流程；若需调整采购方式或补充供应商信息，反馈至申请人修改。

第六步：领导审批（根据金额分级）

小额采购（如金额≤5000元）：由采购部门负责人审批后可直接执行；

中等金额采购（如5000元＜金额≤50000元）：需提交分管领导（*）审批；

大额采购（如金额＞50000元）：需提交总经理/单位负责人（*）最终审批。

审批通过后，采购部门组织采购；若未通过，由采购部门反馈申请人并说明原因。

第七步：采购执行与验收

采购部门根据审批结果选择合格供应商，签订采购合同，组织供货或服务交付。物品/服务送达后，由申请人所在部门联合采购部门、财务部门共同验收：

核对物品名称、规格、数量、质量是否符合要求；

服务类项目需验收服务成果是否达到约定标准；

验收合格后，三方在“验收确认”栏签字；不合格则由采购部门联系供应商整改或更换。

第八步：付款与归档

验收合格后，采购部门整理采购合同、验收单、发票（*）等凭证，提交财务部门办理付款。财务部门核对无误后安排支付，并将所有申请表、审批文件、合同、验收单等资料整理归档，保存期限不少于3年。

采购申请表模板

基本信息

申请部门

申请人（*）

联系方式（*）

申请日期

年月日

采购明细

序号

物品/服务名称

1

2

3

预算信息

预算科目

预算金额（元）

资金来源

附件清单

（请注明附件名称及数量，如：技术参数要求1份、市场询价单3份）

审批流程

环节

审批人（*）

部门负责人审批

财务负责人审批

采购负责人审批

分管领导审批（如需）

总经理/单位负责人审批（如需）

验收确认

验收部门

验收结果（合格/不合格）

申请人所在部门

采购部门

财务部门

使用注意事项

信息真实完整：申请人需保证填写信息真实、准确，不得虚报数量或夸大需求，预估价格需贴近市场水平，避免因信息误差导致审批延误或采购超支。

预算优先原则：采购申请需严格控制在年度预算范围内，超预算采购需提前提交预算调整申请，经批准后方可发起流程。

审批时效要求：各审批环节需在2个工作日内完成反馈，紧急采购（如生产急需物资）可标注“急件”，优先处理，但需说明紧急原因。

附件规范齐全：技术参数复杂或金额较大的采购（如≥10000元），必须提供书面技术要求或供应商询价单；服务类采购需提供服务方案或合同草案。

变更流程：采购申请经审批后，若需变更物品名称、数量或预算，需重新提交申请表并说明变更原因，经原审批路径审核通过