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公司印章、证照管理制度

一、总则

公司印章与证照是企业合法经营、对外承诺及履行法律义务的重要凭证，直接关系到公司的商业信誉与法律安全。为规范公司各类印章的刻制、保管、使用及各类证照的申领、保管、使用与维护流程，防范潜在风险，确保公司资产与权益不受损害，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的所有印章与证照管理活动。全体员工均须严格遵守本制度规定，确保印章与证照管理的规范性、严肃性与安全性。

二、管理机构与职责

公司印章及证照管理实行统一领导、分级负责的原则。

行政部（或指定专门部门，下同）为公司印章与证照的归口管理部门，主要职责包括：

1.贯彻执行国家及地方关于印章、证照管理的法律法规及政策要求。

2.制定、修订并组织实施公司印章、证照管理制度及相关细则。

3.负责公司各类印章的刻制、启用、变更、废止、回收及销毁的统一管理与监督。

4.负责公司核心证照（如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等，按现行有效证照类型确定）的统一保管、使用登记、年检、变更及注销等工作。

5.指导、监督各业务部门及分支机构对其职责范围内专业证照的日常管理工作。

6.组织对公司印章、证照管理工作的定期检查与审计，及时发现并处理管理中存在的问题。

各业务部门及分支机构应指定专人（以下简称“证照管理员”）负责本部门/机构相关专业证照的保管、使用申请初审及日常维护工作，并配合行政部做好相关证照的年检、变更等事宜。

三、印章管理

（一）印章的种类与刻制

印章的刻制须由需求部门提出申请，经行政部审核，报公司相关领导批准后，由行政部统一到公安机关指定的刻章单位办理。任何部门或个人不得擅自刻制公司印章或冠以公司名称的任何印章。

（二）印章的启用与保管

1.新印章刻制完成后，行政部应登记备案，详细记录印章名称、印模、刻制日期、启用日期、保管部门及保管人等信息，并向公司相关部门发布启用通知。

2.各类印章必须指定专人妥善保管，明确保管责任。公章、法定代表人章、财务专用章等重要印章应实行双人保管或保险柜存放等强化管理措施。

3.印章保管人应具备高度的责任心与保密意识，妥善存放印章，防止被盗用、滥用或遗失。印章保管人变更时，须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交。

4.严禁将印章随意放置或带出办公场所。确因工作需要带出的，须经公司相关领导批准，并由两人以上共同携带及监印，用毕立即归还。

（三）印章的使用

1.使用印章必须严格履行审批程序。申请人须填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称、份数、用印类型及申请人等信息，经部门负责人审核，按审批权限报公司相关领导批准后，方可到印章保管处用印。

2.审批权限应根据用印事项的性质、重要程度及金额大小（如适用）设定分级审批制度。重大合同、协议、对外承诺、担保、投融资等重要文件的用印，须经公司最高决策层批准。

3.印章保管人应对《用印申请表》及附件材料的完整性、合规性、审批手续的完备性进行复核。对不符合规定的用印申请，有权拒绝用印。

4.用印时，印章保管人应亲自操作，确保印迹清晰、端正。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。

5.用印完毕后，印章保管人应在《用印登记表》上详细记录用印日期、文件名称、份数、审批人、申请人及用印人等信息，并将《用印申请表》及相关文件副本（或复印件）存档备查。

6.原则上不允许外单位人员直接接触或使用公司印章。

（四）印章的变更、废止与销毁

1.因公司名称变更、法定代表人变更或印章磨损、遗失等原因需要更换印章时，应按新印章刻制程序办理，并由行政部负责旧印章的回收、登记与销毁。

2.对于停止使用的印章，保管部门应及时交回行政部。行政部应登记造册，报公司领导批准后，采取碎纸机粉碎或熔炉熔化等方式统一销毁，并做好销毁记录。严禁个人私自留存、丢弃或销毁废止印章。

四、证照管理

（一）证照的种类与申领

公司证照主要包括：营业执照、各类经营许可证、资质证书、批准文件、荣誉证书、知识产权证书及其他具有法律效力或商业价值的证明文件。

证照的初次申领、增项、升级等，由相关业务部门根据工作需要提出申请，经行政部审核，报公司领导批准后，由相关业务部门负责具体办理，行政部予以配合。办理过程中形成的所有文件材料及最终取得的证照原件，均须及时交行政部（或指定业务部门）存档。

（二）证照的保管

1.公司核心证照原件由行政部指定专人保管，存放于保险柜或安全的档案柜中。其他专业证照原件可由相关业务部门指定专人保管，并报行政部备案。

2.证照保管人应妥善保管证照，防止证照遗失、损毁、涂改或被盗。定期对所保管的证照进行清点核对，确保账实相符。

3.证照保管人变更时，须办理严格的交接手续，