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汽车租赁公司财务报销管理办法

第一章总则

第一条为规范汽车租赁公司（以下简称“公司”）财务报销管理，强化成本控制，保障资金安全与使用效率，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等法律法规，结合公司实际经营特点，制定本办法。

第二条本办法适用于公司全体员工（含试用期员工）及因业务需要发生报销行为的合作方、临时工作人员（需经公司审批确认）。

第三条财务报销管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：报销事项须真实发生，票据、凭证与业务内容一致，严禁虚构或篡改；

（二）合规性原则：报销流程、标准须符合国家法律法规、公司制度及内部管控要求；

（三）及时性原则：报销须在业务发生后30日内完成申请（特殊情况经总经理批准可延长至60日），避免跨期核算偏差；

（四）预算控制原则：报销金额不得超过对应项目的年度/月度预算，超预算事项须履行追加审批程序；

（五）权责对等原则：报销申请人对业务真实性负责，审批人对业务合理性、合规性负责，财务部门对票据合法性、金额准确性负责。

第二章报销范围与标准

第一节车辆相关费用

第四条车辆采购费用：

（一）范围：公司新增租赁车辆的购置价款、购置税、牌照费、车辆装饰费（仅限基础内饰）等；

（二）标准：须与《车辆采购审批单》（含车型、配置、单价等信息）一致，装饰费不得超过车辆购置价的3%；

（三）附件要求：购车合同（复印件）、发票（原件）、车辆验收单（含里程数、外观检查记录）、购置税完税证明（复印件）、牌照登记证（复印件）。

第五条车辆维修与保养费用：

（一）范围：租赁车辆日常保养（换油、滤芯等）、故障维修（零部件更换、钣金喷漆等）、年检/季检费用；

（二）标准：

1.日常保养：按车辆制造商建议的保养周期执行，费用不超过市场均价的110%（需提供3家以上供应商报价单）；

2.故障维修：单次维修费用5000元以下由车辆管理部负责人审批，5000元（含）至2万元由分管副总审批，2万元（含）以上由总经理审批；

3.年检/季检：凭检测机构正规发票报销，不得额外支付“代办服务费”；

（三）附件要求：维修/保养工单（含故障描述、更换零部件清单及价格）、发票（原件）、车辆维修前后对比照片（故障部位）。

第六条车辆保险费用：

（一）范围：租赁车辆交强险、商业险（车损险、第三者责任险、盗抢险等）；

（二）标准：商业险第三者责任险保额不低于200万元，保费须通过公开招标选择保险公司，同等条件下优先选择合作满3年的长期供应商；

（三）附件要求：保险合同（复印件）、保费发票（原件）、车辆行驶证（复印件）。

第七条车辆运营费用：

（一）油费/电费：按实际行驶里程与车辆百公里油耗（电耗）计算，燃油车油费标准为当日油价×（里程数÷100×百公里油耗），新能源车电费标准为充电单价×实际充电量（需提供充电桩消费记录）；

（二）过路费/停车费：凭盖有收费站或停车场公章的正规票据报销，网约车平台派单产生的费用须同步提供订单记录；

（三）违章罚款：仅报销因公司业务（如客户调度、车辆调运）产生的违章，须附《违章说明》（含时间、地点、原因）及缴费凭证，个人原因违章由责任人自行承担。

第二节差旅费用

第八条差旅费范围包括员工因公务出差产生的交通费、住宿费、餐饮费及异地补贴。

第九条交通费标准：

（一）长途交通：

1.总经理及以上：可乘坐飞机商务舱、高铁/动车商务座；

2.部门负责人：可乘坐飞机经济舱、高铁/动车一等座；

3.普通员工：可乘坐飞机经济舱（航程超3小时）、高铁/动车二等座、长途汽车；

（二）市内交通：出差地市内交通费按50元/天定额补贴（省会及以上城市80元/天），凭票报销时需提供与行程匹配的出租车票或公共交通卡充值记录；

（三）超标处理：超标准出行需提前经总经理批准，未审批的超额部分由个人承担。

第十条住宿费标准（按单人单间计算）：

（一）一线城市（北京、上海、广州、深圳）：总经理及以上1500元/天，部门负责人1000元/天，普通员工600元/天；

（二）二线城市（省会及计划单列市）：总经理及以上1200元/天，部门负责人800元/天，普通员工500元/天；

（三）三线及以下城市：总经理及以上800元/天，部门负责人600元/天，普通员工400元/天；

（四）同性同行需合住的，按两人标准之和的70%计算限额。

第十一条餐饮费及异地补贴：

（一）餐饮费：按实际发生额报销，需提供餐饮发票（含消费明细），无票部分按30元/天（一线城市50元/天）定额补贴；

（二）异地补贴：连续出差超过3天的，按50元/天发放（含通讯、洗漱等杂费），与餐饮补贴不重复计算。

第三节办公及其他费用

第十二条日常办公费用：

（一）范围：文具、打印耗材、办公设备维修、网络通信费（含公司固话、员工公务手机套餐）等；

（二）标准：单次采购5000元以下由行政部负