采购需求清单与供应商比价模板.docVIP

采购需求清单与供应商比价工具模板说明

一、适用情境

本工具适用于企业或组织各类采购前的需求梳理与供应商筛选场景，包括但不限于：

常规物料采购：如办公用品、生产原材料、日常耗材等；

设备/资产采购：如办公设备、生产机械、IT硬件等；

服务外包采购：如保洁、维修、咨询、物流运输等服务类采购；

项目专项采购：如新项目启动所需的定制化物料或服务采购。

通过系统化梳理需求并对比供应商方案，可有效控制采购成本、保障采购质量，提升采购决策效率。

二、操作流程指引

步骤一：明确采购需求与预算

目标：清晰界定采购内容、规格及预算上限，保证需求无歧义。

操作要点：

由需求部门（如行政部、生产部、项目部）填写《采购需求清单表》，明确采购项目名称、规格型号、技术参数、数量、用途、交付时间等核心信息；

财务部门或采购负责人根据历史数据、市场价格及项目预算，设定各项目的预估单价及总预算上限；

需求部门负责人审核需求的合理性与必要性，签字确认后提交采购部门。

示例：若采购办公用笔记本电脑，需明确“品牌要求（如ThinkPad系列）、CPU型号（i5及以上）、内存（16GB）、硬盘（512GBSSD）、交付时间（下单后5个工作日内）”等细节。

步骤二：筛选并确定询价供应商

目标：选择符合资质且有合作潜力的供应商，保证询价对象具备供货能力。

操作要点：

采购部门根据采购类型（如物料、设备、服务），通过企业合格供应商名录、公开招标平台、行业推荐等方式筛选3-5家候选供应商；

对供应商的基本资质进行审核，包括营业执照、相关行业资质（如ISO认证）、过往合作案例、供货能力、售后服务承诺等；

对于金额较大或关键项目，可对供应商进行现场考察，核实其生产/经营条件与规模；

确定最终询价供应商名单，由采购负责人签字确认。

注意：避免单一供应商垄断，优先选择有良好合作记录或市场口碑的供应商。

步骤三：向供应商发出询价单

目标：向供应商传递明确的采购需求，获取规范的报价信息。

操作要点：

采购部门根据《采购需求清单表》编制《供应商询价信息表》，包含采购项目清单、技术要求、数量、交付时间、报价截止日期、付款方式、质保要求等；

通过邮件、函件或采购系统向选定的供应商发送询价单，要求供应商在规定时间内提供书面报价（需加盖公章或电子签章）；

联系供应商确认收到询价单，并解答疑问（保证对所有供应商的解答信息一致，避免信息不对称）。

步骤四：收集与整理报价信息

目标：规范汇总供应商报价，为后续比价分析提供数据基础。

操作要点：

按时收集各供应商的报价文件，检查报价内容的完整性（是否包含所有采购项目、数量、单价、总价、报价有效期等）；

对比供应商报价与《采购需求清单表》，若存在技术参数不符或漏项，要求供应商在1个工作日内澄清；

将有效报价信息录入《供应商报价明细表》，按供应商分类整理，保证数据准确无误。

步骤五：多维度比价分析与评估

目标：综合价格、质量、服务等因素，选择最优供应商。

操作要点：

成立比价小组（由采购、需求部门、财务部门人员组成），制定《比价分析汇总表》；

价格对比：对比各供应商的总报价、分项单价，分析价格差异原因（如品牌溢价、配置差异、批量折扣等）；

非价格因素评估：

质量保障：供应商的质量认证体系、不合格品率、质保期承诺；

交付能力：过往交付准时率、应急供货能力、物流方案；

服务能力：售后响应时间、维修服务条款、培训支持（如设备类采购）；

合作条款：付款周期、违约责任、合同条款严谨性；

对各供应商进行综合评分（可设置价格权重40%-60%，非价格权重40%-60%），形成初步比价结论。

步骤六：确定供应商与审批

目标：完成采购决策流程，保证合规性。

操作要点：

比价小组根据《比价分析汇总表》提交《采购审批单》，附供应商报价文件、比价分析报告及推荐意见；

按企业采购审批权限逐级报批（如部门负责人→采购总监→总经理）；

审批通过后，向中选供应商发出《中标通知书》，同时向未中选供应商发送感谢函（可简要说明未中选原因，如价格或服务差距）。

步骤七：合同签订与执行跟踪

目标：固化采购条款，保证采购过程顺利落地。

操作要点：

采购部门与中选供应商签订正式采购合同，明确双方权利义务、技术参数、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等；

合同签订后，向供应商下达正式采购订单，并跟踪生产/备货进度；

货物/服务交付后，由需求部门与质检部门联合验收，填写《验收单》；

财务部门根据合同约定及验收单办理付款手续，完成采购闭环。

三、核心模板结构

模板一：采购需求清单表

序号

采购项目名称

规格型号/技术参数

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

交付时间

质量要求

预算来源

1

笔记本电脑

ThinkPadX1Carbon，i5-1235U，16GB内存，512G