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行政部管理制度

一、总则

（一）制定目的

为规范公司行政部的日常管理工作，明确部门职责与工作流程，确保公司各项行政事务得到高效、有序、规范的处理，保障公司整体运营的顺畅与稳定，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司行政部所有人员及其所承担的各项行政职能管理工作，同时也对公司其他各部门在涉及行政事务对接时具有指导和约束作用。

（三）基本原则

行政部工作应遵循以下原则：

1.服务至上：以保障公司运营和服务员工为核心，积极主动提供支持。

2.效率优先：优化工作流程，提升办事效率，确保各项事务及时处理。

3.规范有序：建立健全各项管理标准和操作流程，确保工作有章可循。

4.勤俭节约：严格控制行政成本，杜绝浪费，提高资源使用效益。

5.保密安全：严格遵守公司保密规定，确保公司信息和财产安全。

二、组织机构与职责

（一）部门设置

行政部作为公司综合管理与服务部门，在公司领导层的直接领导下开展工作。部门人员配置根据公司规模和实际工作需要确定。

（二）核心职责

行政部主要承担以下职责：

1.制度建设与执行：负责公司行政类管理制度的拟定、修订、解释与监督执行。

2.办公环境管理：负责公司办公场所的规划、维护、清洁及绿化管理，营造整洁、舒适、安全的办公环境。

3.办公用品管理：负责公司办公用品的采购、验收、入库、发放、登记及盘点工作，控制办公成本。

4.会务管理：负责公司各类会议的筹备、组织、记录及会后事项跟进，确保会议顺利进行并富有成效。

5.车辆管理：负责公司公务车辆的调度、维护、保养、年检及驾驶员的日常管理，保障公务出行需求与交通安全。

6.固定资产管理：会同相关部门对公司固定资产（如办公设备、家具等）进行登记、盘点、维护、报废等管理工作。

7.采购管理：负责公司行政类物品及服务的采购工作，遵循公开、公平、公正及性价比最优原则。

8.安全保卫：负责公司办公区域的安全防范、消防管理及突发事件的初步应急处理。

9.档案管理：负责公司行政类档案、资料的收集、整理、归档、保管、借阅及销毁工作。

10.接待与外联：负责公司日常来宾接待及部分对外联络工作，树立公司良好形象。

11.员工行为规范：协助相关部门推广和监督员工行为规范、办公礼仪等。

12.其他行政事务：完成公司领导交办的其他临时性行政工作。

三、办公环境管理

（一）办公区域规划与维护

1.行政部负责根据公司发展需要，对办公区域进行合理规划与调整，确保空间利用高效。

2.办公区域应保持整洁、安静、有序，物品摆放规范。严禁在办公区域堆放杂物、吸烟（指定吸烟区除外）或进行与工作无关的活动。

3.行政部定期或不定期对办公环境进行检查，对发现的问题及时通知相关部门或人员整改。

（二）清洁卫生管理

1.行政部负责监督保洁人员或外包保洁服务的工作质量，确保办公区域（包括办公桌面、地面、卫生间、会议室等）的日常清洁。

2.员工应自觉维护个人办公区域的清洁卫生，养成良好的卫生习惯。

3.公共区域的垃圾桶应及时清理，避免异味产生。

（三）绿化与环境美化

1.行政部负责办公区域绿植的采购、摆放、养护与更换，营造舒适的绿色办公环境。

2.鼓励员工共同爱护办公环境及公共设施。

四、办公用品管理

（一）采购与库存管理

1.办公用品采购应遵循“按需采购、适量库存”的原则，避免积压与浪费。

2.常用办公用品由行政部根据历史消耗情况及库存水平，定期制定采购计划，报相关领导审批后执行。

3.采购的办公用品需经行政部人员验收合格后方可入库，并建立库存台账进行登记。

（二）申领与发放

1.员工申领办公用品应通过公司指定的申领流程（如线上系统或纸质表单）进行，经部门负责人审批后，由行政部按标准发放。

2.行政部应建立办公用品发放登记制度，记录领用部门、人员、物品名称、数量及日期。

3.对于高价值或消耗较快的办公用品，行政部可适当设定人均月度领用限额。

（三）节约与监督

1.全体员工应树立节约意识，合理使用办公用品，杜绝浪费。

2.行政部有权对办公用品的使用情况进行监督，对浪费行为予以提醒或通报。

五、会务管理

（一）会议筹备

1.会议组织者（或发起部门）应至少提前一个工作日将会议需求（如会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备等）告知行政部。

2.行政部根据会议需求，负责预订会议室、准备会议资料、调试会议设备（如投影仪、麦克风、音响等）、安排茶水等。

（二）会议组织

1.会议期间，行政部应安排人员做好现场服务与协调工作，确保会议顺利进行。

2.重要会议应安排专人进行会议记录，会后及时整理会议纪要，并按要求分发至相关人员。

（三）会后工作

1.会议结束后，行政部负责清理会议现