办公用品管理办法细则范本.docxVIP

办公用品管理办法细则范本

一、总则

（一）目的

为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、发放、使用及报废等流程，合理控制办公费用支出，提高办公用品的使用效率，特制定本管理办法细则。

（二）适用范围

本细则适用于公司内部所有部门及员工的办公用品管理。

（三）定义

办公用品是指用于办公的各类消耗性物品和设备，包括但不限于文具类、办公设备类、办公耗材类、劳保用品类等。

二、办公用品分类管理

（一）文具类

1.书写工具：包括钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、记号笔等。

2.文件管理用品：如文件夹、文件袋、档案盒、便签纸、便签本、回形针、大头针、燕尾夹等。

3.办公辅助用品：剪刀、胶水、胶带、橡皮、直尺、计算器等。

（二）办公设备类

1.常用办公设备：电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。

2.小型办公设备：碎纸机、装订机、打孔机、验钞机等。

（三）办公耗材类

1.打印复印耗材：墨盒、硒鼓、色带、复印纸、打印纸等。

2.其他耗材：鼠标、键盘、U盘、移动硬盘等。

（四）劳保用品类

口罩、手套、洗手液、消毒液等用于员工劳动保护和卫生防护的用品。

三、办公用品管理职责分工

（一）行政部门

1.负责办公用品管理办法细则的制定、修订和解释工作。

2.统一组织办公用品的采购工作，包括供应商的选择、采购合同的签订等。

3.建立办公用品库存管理制度，负责办公用品的验收、入库、保管、发放等工作。

4.定期对办公用品的使用情况进行统计分析，提出合理的采购计划和成本控制建议。

5.监督各部门办公用品的使用情况，对违规行为进行处理。

（二）各部门

1.负责本部门办公用品的需求统计和申报工作，确保申报的准确性和合理性。

2.按照规定的流程领取和使用办公用品，节约使用，避免浪费。

3.配合行政部门做好办公用品的盘点和统计工作。

（三）财务部门

1.负责办公用品采购资金的预算编制和审核工作。

2.对办公用品采购费用进行核算和监督，确保费用支出的合理性和合规性。

四、办公用品采购管理

（一）采购计划制定

1.各部门应在每月[具体日期]前，根据本部门的实际工作需求，填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核签字后，提交给行政部门。

2.行政部门根据各部门的采购申请，结合办公用品的库存情况，制定月度采购计划。采购计划应包括办公用品的名称、规格、数量、预算金额等内容，并报公司领导审批。

3.对于临时性的办公用品采购需求，各部门应填写《临时办公用品采购申请表》，经部门负责人和公司领导审批后，由行政部门安排采购。

（二）供应商选择

1.行政部门应通过市场调研、询价、比价等方式，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。

2.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、售后服务等条款。

3.定期对供应商的供货情况进行评估，对于表现不佳的供应商，应及时进行更换。

（三）采购实施

1.行政部门根据审批通过的采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确办公用品的名称、规格、数量、价格、交货时间和地点等信息。

2.供应商应按照采购订单的要求按时、按质、按量交货。行政部门在收到货物后，应及时组织验收。

（四）采购验收

1.验收人员应根据采购订单和相关质量标准，对办公用品的品种、规格、数量、质量等进行逐一核对和检查。

2.对于验收合格的办公用品，验收人员应填写《办公用品验收单》，并办理入库手续。对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，要求其更换或退货。

五、办公用品库存管理

（一）入库管理

1.办公用品到货后，仓库管理人员应根据《办公用品验收单》，及时办理入库手续。将办公用品分类存放，并在库存台账上记录入库日期、名称、规格、数量等信息。

2.对于贵重办公用品和设备，应建立单独的台账进行管理，详细记录其购置时间、品牌型号、使用部门、使用人等信息。

（二）库存盘点

1.行政部门应定期对办公用品的库存进行盘点，盘点周期为[具体周期]。盘点时，应与库存台账进行核对，确保账实相符。

2.对于盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，应查明原因，填写《库存盘点盈亏报告表》，经公司领导审批后，进行相应的账务处理。

（三）库存安全管理

1.仓库应保持干燥、通风、整洁，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。

2.办公用品应分类存放，摆放整齐，便于查找和管理。对于易燃、易爆等危险物品，应按照相关规定进行单独存放和管理。

3.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。

六、办公用品发放管理

（一）发放原则

1.办公用品的发放应遵循“按需发放、节约使用”的原则，根据各部门的工作需求和员工的实际使用情况进行合理发放。

2.对于常用办公用品，实行定额