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企业会议议程及决议记录执行表工具指南

一、适用场景与核心价值

在企业日常运营中，无论是战略规划、项目推进、跨部门协作还是问题复盘，高效的会议管理是保证目标落地的关键。本工具适用于：

常规会议：如部门周例会、月度总结会、季度规划会，聚焦工作同步与任务分配；

专项会议：如项目启动会、问题研讨会、流程优化会，需明确解决方案与执行路径；

决策会议：如战略评审会、预算审批会，需固化决议内容并跟进执行效果。

通过标准化议程制定、结构化决议记录、可视化执行跟踪，可避免会议流于形式，保证“讨论有结果、执行有分工、进度有监控”，提升团队协作效率与决策落地率。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：聚焦目标，精准规划

明确会议核心目标

根据会议类型（如同步信息、解决问题、决策事项），确定本次会议需达成的具体结果（如“确定Q3项目排期”“解决跨部门协作瓶颈”），避免目标模糊导致讨论发散。

收集并梳理议题

向参会人员提前收集需讨论的议题，优先级排序（如紧急重要议题前置），合并重复议题，剔除无关内容，保证会议聚焦核心。

拟定详细会议议程

议程需包含：序号、议题名称、汇报人/讨论人、预计时长、核心目标（如“讨论项目资源需求，确定分配方案”）。示例：

序号

议题名称

汇报人

预计时长

核心目标

1

Q2销售数据复盘

*经理

20分钟

分析业绩差距，总结经验教训

2

Q3新产品上线计划讨论

*主管

30分钟

确定研发/测试/推广时间节点

3

跨部门协作流程优化

*专员

25分钟

明确各部门职责与交接标准

提前分发会议材料

将议程、相关背景资料（如数据报表、项目方案）至少提前1个工作日发送给参会人员，保证其提前准备，提高会议效率。

（二）会中记录：结构化呈现，关键信息不遗漏

按议程推进会议，控制节奏

主持人严格按照议程时间节点引导讨论，避免某一议题超时占用其他议题时间；对偏离主题的讨论及时引导回归。

详细记录讨论要点与决议内容

讨论要点：记录不同参会人的核心观点、分歧点、关键数据（如“经理提出：华东区销售额未达标，主竞品价格战影响较大；主管补充：需加强渠道激励政策”）。

决议内容：对会议达成的共识、决策结果需明确表述，避免模糊词汇（如“尽快解决”改为“9月15日前完成问题整改”）。

明确决议执行分工与时间节点

每项决议需落实至具体责任部门/人，明确完成时限、交付成果（如“决议事项：优化客户投诉处理流程；责任部门：客服部；责任人：*主管；完成时间：9月30日前；交付成果：新流程SOP文件及试点反馈报告”）。

（三）会后整理与执行跟踪：闭环管理，保证落地

整理并分发会议记录

会议结束后24小时内，由记录人整理《会议议程及决议记录执行表》，经主持人审核无误后，分发给所有参会人员及相关负责人，抄送上级领导（如需）。

建立执行跟踪机制

责任部门/人需在承诺时间内提交执行进度，记录人定期（如每周/每两周）汇总执行情况，在下次会议中同步，或通过项目管理工具（如钉钉/飞书任务）实时更新状态。

跟踪反馈与闭环

对已完成的决议，确认交付成果是否符合要求；对未按时完成的，分析原因（如资源不足、外部依赖），协调解决或调整计划，保证“事事有跟进、件件有结果”。

三、模板表格示例

企业会议议程及决议记录执行表

会议基本信息

项目

内容

会议名称

Q3销售目标启动会

会议时间

2023年8月10日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A

主持人

*总监

记录人

*专员

参会人员

总监、经理（华东区）、经理（华南区）、主管（市场部）、*专员（财务部）

缺席人员

*主管（研发部，因出差）

分发范围

全体参会人员、销售部、市场部、财务部

会议议程详情

序号

议题名称

汇报人

预计时长

讨论要点

结论/决议事项

1

Q2销售数据复盘

*经理

20分钟

华东区销售额完成85%，华南区完成92%，主因是华东区竞品价格策略调整；新品推广未达预期

决议1：市场部在8月20日前提交华东区竞品应对方案，重点突出差异化优势

2

Q3销售目标分解与资源需求

*经理

30分钟

华东区目标1200万，需增加2名销售专员；华南区目标1000万，需推广预算支持15万

决议2：人力资源部在8月15日前完成华东区2名销售专员招聘；财务部在8月18日前审批华南区推广预算

3

跨部门协作流程优化

*专员

25分钟

当前订单处理流程中，研发部反馈环节耗时过长，影响客户交付

决议3：研发部在8月25日前优化需求反馈流程，明确标准响应时间（≤24小时）；市场部配合更新客户沟通话术

决议执行跟踪表

决议编号

决议内容摘要

责任部门/人

计划完成时间

当前状态

完成情况说明（更新日期）

交付成果

1

市场部提交华东区竞品应对方案

市场部/*主管

8月20日

进行中

已完成竞品调研，初稿待内部评审（8月12日）

竞品应对方案（初稿