团队沟通协作会议记录与反馈模板.docVIP

适用场景说明

会议记录与反馈全流程操作指南

一、会前准备：明确目标与信息同步

确定会议核心目的

会议组织者需提前明确本次会议的核心目标（如同步项目进度、解决特定问题、决策方案方向等），并围绕目标梳理会议需讨论的关键议题，避免议题发散。

制定会议议程并通知参会人

根据核心目的制定详细议程，包括各议题讨论顺序、预计时长、所需资料等，至少提前24小时通过团队沟通工具（如企业钉钉等）发送给所有参会人员，告知会议时间、地点（线上会议需附）、需提前准备的资料或思考内容。

指定记录人与反馈对接人

提前确定会议记录人（建议由非核心决策人员担任，保证专注记录）和反馈收集对接人（负责会后整理反馈意见并同步给相关方）。

二、会中记录：聚焦关键信息与责任明确

记录会议基本信息

会议开始后，记录人首先填写会议基础信息，包括：会议名称、日期、具体时间、会议地点/线上、主持人、记录人、参会人员（需标注缺席人员及原因）。

按议程逐项记录讨论内容

议题讨论：简要记录各议题的核心讨论观点，重点标注不同意见或争议点，避免冗长描述，提炼关键词和结论性表述（如“针对问题，团队一致认为需优先解决A环节”）。

决议与行动项：对每个议题形成的决议或需落实的行动项，需明确“做什么、谁负责、何时完成、如何验收”，例如：“完成客户需求文档初稿——负责人：**——截止时间：2024年X月X日——验收标准：通过产品经理评审”。

实时标注待办与疑问点

对讨论中暂未解决、需进一步调研的问题，或需其他部门配合的事项，单独记录为“待确认问题”或“跨部门协作项”，并明确后续跟进人。

三、会后整理：核对信息与形成初稿

24小时内完成记录初稿整理

记录人需在会议结束后24小时内，根据会议笔记整理出《会议记录与反馈表》初稿，重点核对：

参会人员、议题、决议是否准确；

行动项的负责人、截止时间、验收标准是否清晰无歧义；

未解决问题是否标注明确，避免遗漏。

初稿内部复核

记录人将初稿提交给主持人或会议负责人复核，重点确认关键信息（如决议内容、行动项责任）的准确性，调整表述不清或逻辑混乱的部分，保证初稿客观反映会议成果。

四、反馈收集与版本更新

分发记录并收集反馈

复核通过后，由反馈对接人在1个工作日内将《会议记录与反馈表》分发给所有参会人员及项目相关方，明确反馈截止时间（如分发后48小时内），并说明反馈重点：“请重点核对与自身相关的行动项及决议内容，如有补充或修改意见，请标注具体内容并说明原因”。

整合反馈并更新版本

反馈对接人收集反馈后，整理汇总共性意见（如多人对同一行动项提出疑问），与记录人、主持人沟通确认修改内容，形成最终版《会议记录与反馈表》，标注版本号及更新日期（如“V2.0-2024年X月X日”）。

五、跟进落实与归档

同步最终记录并推动执行

将最终版记录分发给所有相关人员，并在团队沟通工具中各行动项负责人，提醒其按时完成任务。主持人或项目组需在后续会议中优先跟进行动项进展。

定期归档与复盘

会议记录最终版需按“会议名称-日期”格式归档至团队共享文档库（如企业云盘、共享文件夹），保存期限根据项目周期设定（如项目结束后保存1年）。对于周期性会议，可定期回顾历史记录，分析高频问题及改进方向。

会议记录与反馈模板表格

会议记录与反馈表

会议基本信息

会议名称

例：项目第三周进度同步会

日期

2024年X月X日

时间

14:00-15:30

地点/线上

会议室A/腾讯会议ID：X-X-X

主持人

**

记录人

**

参会人员

**、赵六、孙七（共5人，缺席：周八——因客户拜访）

缺席人员及原因

周八：客户临时预约拜访

会议议程与讨论记录

议题1：项目当前进度同步预计时长：20分钟

发言要点：-：前端开发已完成80%，后端接口联调遇到问题，需测试组配合复现环境（附件：问题截图）。-赵六：测试环境已搭建完成，今日可提供联调支持，预计明日输出初步测试报告。决议：后端与测试组今日17:00前完成环境联调，同步问题修复进度至项目群。

议题2：客户需求变更讨论预计时长：30分钟

争议点：-孙七：客户新增“数据导出Excel格式”需求，原开发周期不足，需评估延期风险。-：建议优先完成核心功能，该需求作为二期迭代项，与客户沟通后确认。决议：由负责今日内与客户沟通需求优先级，**同步评估延期影响，明日10:00前反馈结果。

议题3：下一阶段任务分工预计时长：20分钟

行动项：1.整理客户需求优先级沟通结果，输出会议纪要——负责人：——截止时间：2024年X月X日17:00。2.修复后端接口联调问题，更新开发日志——负责人：——截止时间：2024年X月X日18:00。

待办事项跟踪表

任务描述

负责人

与客户沟通需求优先级

**

修复后端接口联调问题

**

输出测试初步报告

赵六

反馈与补充

反馈人