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采购部工作管理制度(细则)

一、总则

1.目的

为加强采购部的管理，规范采购工作流程，提高采购效率，保证所采购物资的质量，降低采购成本，维护公司的利益，特制定本采购部工作管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司采购部所有采购人员及相关采购业务活动。

3.基本原则

采购工作应遵循“质量第一、价格合理、交货及时、服务周到”的原则，确保采购的物资和服务符合公司的生产经营需求。同时，采购人员应严格遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，廉洁奉公，杜绝一切违法违规和损害公司利益的行为。

二、采购部人员职责

1.采购部经理职责

-全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部的工作计划和目标，并组织实施。

-建立和完善采购管理制度和流程，确保采购工作的规范化和标准化。

-根据公司的生产经营计划，制定物资采购计划，合理安排采购资金，确保物资的及时供应。

-负责与供应商的谈判和合同签订工作，建立长期稳定的合作关系，降低采购成本。

-监督和检查采购人员的工作，对采购人员进行绩效考核和培训，提高采购人员的业务素质和工作效率。

-协调与公司其他部门的工作关系，及时解决采购过程中出现的问题。

-定期向公司领导汇报采购工作情况，提出改进建议和措施。

2.采购专员职责

-按照采购计划和要求，负责具体的采购工作，包括供应商的选择、询价、比价、议价、合同签订等。

-对采购物资的质量、价格、交货期等进行跟踪和监控，确保所采购物资符合公司的要求。

-及时处理采购过程中出现的问题，如质量问题、交货延迟等，与供应商协商解决方案。

-建立和维护供应商档案，对供应商进行评估和管理，定期向采购部经理汇报供应商的情况。

-负责采购合同的执行和管理，确保合同的履行。

-协助采购部经理完成其他相关工作。

3.采购助理职责

-协助采购专员进行采购信息的收集和整理工作，包括供应商信息、市场价格信息等。

-负责采购文件的起草、打印、复印、归档等工作，确保采购文件的完整性和准确性。

-协助采购专员进行采购合同的签订和执行工作，如合同的审核、盖章、传递等。

-跟踪采购订单的执行情况，及时向采购专员反馈订单的进展情况。

-负责采购物资的验收和入库工作，协助仓库管理人员做好物资的保管和发放工作。

-完成采购部经理和采购专员交办的其他工作。

三、采购流程管理

1.需求确认

-各部门根据生产经营需要，填写《物资采购申请表》，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量、用途、交货时间等信息，并经部门负责人审核签字后，提交给采购部。

-采购部收到《物资采购申请表》后，对需求进行审核，确认需求的合理性和必要性。如有疑问，及时与申请部门沟通，确保需求信息的准确无误。

2.供应商选择

-采购人员根据采购需求，通过多种渠道寻找合适的供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐等。

-对潜在供应商进行初步筛选，了解其基本情况，包括企业规模、生产能力、产品质量、信誉度等。

-对筛选出的供应商进行实地考察或要求其提供样品进行检验，评估其是否符合公司的要求。

-建立供应商档案，记录供应商的相关信息，包括供应商名称、地址、联系方式、产品范围、价格水平、质量状况等。

3.询价与比价

-采购人员向选定的供应商发出询价函，要求供应商提供所需物资的报价单，报价单应包括物资的名称、规格、型号、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、付款方式等信息。

-对供应商的报价进行收集和整理，进行比价分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期等因素，选择性价比最高的供应商。

-在询价和比价过程中，应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购过程的透明度。

4.议价与合同签订

-与选定的供应商进行议价，争取最优惠的价格和条款。在议价过程中，应充分考虑供应商的成本和合理利润，同时也要维护公司的利益。

-双方达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。

-采购合同签订前，应经采购部经理审核和公司相关部门会签，确保合同的合法性和有效性。

5.订单执行与跟踪

-采购人员根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单，并及时跟进订单的执行情况。

-定期与供应商沟通，了解物资的生产进度、发货时间等信息，确保物资按时交货。

-如发现供应商有延迟交货或其他违约行为，应及时采取措施，如要求供应商加快生产进度、支付违约金等，以减少对公司生产经营的影响。

6.验收与付款

-物资到货后，采购人员应组织相关部门进行验收，按照采购合同和质量标准对物资的数量、质量、规格等进行检验。

-验收合格后，采购人员填写《物资验收单》，经相关部门签字确认后，作为付款的依据。

-采购人员根据