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业务会议记录及行动项模板

适用范围与典型场景

项目推进会：跟踪项目节点、协调资源、解决跨部门协作问题；

周/月度例会：同步阶段性工作进展、复盘目标完成情况、部署下一阶段任务；

专题研讨会：针对特定业务议题（如市场拓展、产品优化、流程改进等）进行深度讨论并形成决策；

问题复盘会：分析业务中的异常或瓶颈，明确改进方向与责任分工；

客户需求对接会：记录客户反馈、需求细节及后续跟进计划。

模板使用流程详解

第一步：会前准备——明确会议目标与基础信息

确认会议核心要素：提前与会议组织者沟通，明确会议主题、目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决项目延期问题”）、参会人员（含主持人、记录人）、预计时长及议程。

准备模板工具：提前打印或创建电子版模板（含会议基本信息表、行动项跟踪表），保证记录工具（如笔、笔记本电脑）就绪。

收集背景资料：若有需讨论的议题背景、数据或文档（如项目进度表、客户需求清单），提前整理并分发给参会人员，保证会议高效聚焦。

第二步：会中记录——客观呈现会议关键内容

记录基础信息：在“会议基本信息表”中准确填写会议时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人，以及会议核心目标。

梳理议程与讨论内容：按会议议程顺序，逐项记录讨论要点：

议题背景：简要说明讨论议题的起因或现状（如“当前项目因资源不足导致进度滞后20%”）；

关键观点：客观记录每位参会者的核心发言（用“提出：……”格式，避免主观评价），如“建议：增加2名开发人员，优先完成核心模块开发”；

分歧与共识：标注讨论中的主要分歧点（如“关于是否调整上线时间，存在两种观点：一是提前至9月底，二是延至10月中旬”）及最终共识结论。

明确决议与行动项：对会议达成的决策（如“确定项目上线时间为10月15日”）进行重点记录，并同步梳理行动项，需包含：

行动内容：具体要完成的任务（避免模糊描述，如“完成客户需求调研”改为“完成10家重点客户的需求访谈并输出报告”）；

负责人：明确到具体个人（如*）；

截止日期：精确到年/月/日（如“2024年9月30日”）；

优先级：标注“高/中/低”（根据任务紧急性和重要性划分）。

第三步：会后整理——规范输出与同步分发

24小时内完善记录：根据会中笔记，补充遗漏信息，核对行动项的“负责人、截止日期、优先级”等要素是否准确，保证语言简洁、逻辑清晰。

分发会议纪要与行动项：将最终版会议纪要（含基本信息、讨论内容、决议）和行动项跟踪表通过内部协作工具（如企业钉钉）分发给所有参会人员及相关方，并负责人确认行动项信息。

归档与备案：将会议纪要（PDF版）和行动项跟踪表（Excel版）按“部门-会议类型-日期”规则归档，方便后续查阅。

第四步：行动项跟踪——保证落地闭环

定期同步进度：行动项负责人需在截止日期前1天，通过群内消息或周报同步任务进展（如“已完成8家客户访谈，剩余2家预计9月28日完成”）；记录人每周更新行动项状态。

预警与催办：对临近截止日期（如剩余1天）或逾期未完成的行动项，记录人需提醒负责人；若遇客观原因需延期，需由负责人提交书面说明，重新明确截止日期。

闭环管理：行动项完成后，负责人需在跟踪表中标注“完成状态”（已完成/进行中/已延期），并附上交付物（如报告、方案截图等）作为凭证；记录人在下次会议中同步行动项整体完成率。

核心模板内容设计

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议主题

（如“项目Q3进度推进会”）

会议时间

（年/月/日时分-时分）

会议地点/形式

（如“公司301会议室”或“腾讯会议，会议号X–”）

主持人

（*）

记录人

（*赵六）

参会人员

（、、*周七……）

缺席人员及原因

（如*钱八：出差，未参会）

会议目标

（如“明确项目当前瓶颈，确定资源调配方案及下一阶段任务分工”）

议程概要

1.项目进度汇报2.资源问题讨论3.下一阶段任务部署

核心讨论内容

（按议程分点记录，重点突出观点、分歧、共识）

会议决议

（如“1.调配2名测试人员支持项目；2.下周一前输出资源需求清单”）

后续安排

（如“下次会议时间：2024年9月10日14:00，主题：资源需求清单评审”）

表2：行动项跟踪表

行动项编号

行动项描述

负责人

截止日期

优先级

完成状态（未开始/进行中/已完成/已延期）

备注（进展/交付物）

001

完成项目资源需求清单并提交审批

*

2024-09-06

高

进行中

已完成初稿，待技术部确认

002

联系人力资源部协调2名测试人员入职

*

2024-09-07

高

未开始

待对接HR招聘流程

003

整理客户需求访谈报告并输出初稿

*周七

2024-09-10

中

进行中

已完成6家客户访谈，剩余4家待跟进

使用要点与常见问题规避

记录客观