标准办公用品领用登记表.docVIP

适用场景与应用情境

本登记表适用于各类企事业单位、机关、学校、社会团体等组织内部办公用品的领用管理。无论是日常办公所需的文具（如笔、本、文件夹）、电子耗材（如U盘、鼠标），还是办公设备配件（如打印机墨盒、订书钉等），均可通过此表实现规范化登记。其核心目的在于：明确物品流向、防止资产流失、统计领用频次以优化采购计划，同时为成本核算与责任追溯提供依据。适用于新员工入职领用、常规办公补充、临时活动物资申领等多种情境。

规范领用操作步骤

一、申请人信息填写

领用人需在领用前，详细登记以下信息：

领用日期：填写实际领用物品的日期，格式为“YYYY年MM月DD日”；

领用人姓名：填写本人真实姓名（用代替，如“明”）；

所在部门：填写所属部门全称，如“行政部”“市场部”；

联系方式：填写内部办公电话或分机号（禁止填写私人手机号）；

领用事由：简要说明领用原因，如“新员工入职补充”“日常办公消耗”“部门会议使用”等。

二、物品信息登记

根据实际领用物品，逐项填写以下内容：

物品名称：填写物品规范名称，如“签字笔”“A4复印纸”“无线鼠标”；

规格型号：如物品有具体规格（如“晨光中性笔0.5mm黑色”“70gA4纸”），需注明；

单位：填写物品计量单位，如“支”“本”“个”“盒”；

数量：填写实际领用的数量，阿拉伯数字小写，如“5”“10”。

注：若领用多种物品，需分行逐项填写，不得合并登记。

三、审批流程确认

部门负责人审批：领用人填写完毕后，需提交至所在部门负责人处审批。负责人根据部门实际需求与预算，在“审批人”栏签字（姓名用代替，如“刚”），并注明审批日期；

特殊物品加签：若领用高价值物品（如便携式投影仪、扫描仪）或批量耗材（如超过10箱A4纸），需额外提交至行政部或资产管理岗负责人审批，签字后方可领用。

四、仓库管理员核发

信息核对：仓库管理员（或物资保管员）需核对登记表信息与领用物品是否一致（名称、规格、数量），保证无误；

物品发放：核对无误后，管理员按领用数量发放物品，并在“发放人”栏签字（姓名用代替，如“华”）；

领用人签字确认：领用人需当场核对物品数量与质量，确认无误后在“领用人签字”栏签字，完成领用流程。

五、登记表归档

每日整理：仓库管理员需于每日下班前，将当日领用登记表整理完毕，按日期顺序归档；

定期汇总：行政部或财务部每月对登记表进行汇总统计，分析领用趋势，优化采购计划。

办公用品领用登记表模板

办公用品领用登记表

序号

领用日期

领用人

所在部门

联系方式

物品名称

规格型号

单位

数量

领用事由

审批人

审批日期

发放人

领用人签字

备注

1

2023年10月08日

*明

行政部

8012

签字笔

0.5mm黑色

支

3

新员工入职

*刚

2023年10月07日

*华

*明

2

2023年10月08日

*红

市场部

8023

A4纸

70g

箱

2

月度报告打印

*强

2023年10月08日

*华

*红

3

2023年10月09日

*磊

技术部

3035

无线鼠标

罗技M171

个

1

设备更换

*杰

2023年10月09日

*华

*磊

旧鼠标回收

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

领用管理关键提示

一、信息真实完整

领用人需保证所填信息真实、准确，不得虚报、漏报。物品名称、规格、数量需与实际领用完全一致，避免因信息错误导致统计偏差或责任不清。

二、严格遵循审批流程

常规物品需经部门负责人审批，高价值或批量物品需额外加签，严禁跳过审批直接领用。审批人需对部门领用需求合理性负责，避免过度领用造成资源浪费。

三、按需领用避免浪费

领用人应根据实际工作需求申领物品，杜绝“多领备用”或“私人占用”行为。如部门有剩余物资（如未用完的文件夹、订书钉等），应优先使用剩余物资，再申领新物品。

四、及时登记保证可追溯

领用完成后，领用人与管理员需当场完成签字确认，保证登记表信息与实际发放同步。禁止事后补登或代签，否则影响数据准确性与责任追溯。

五、妥善保管规范使用

领用物品为公司或组织资产，领用人需妥善保管，按规范使用。因个人保管不善导致物品损坏或丢失的，需按相关规定承担责任；离职或岗位调动时，需将剩余物品交回仓库并办理交接手续。