办公用品采购与领用管理制度成本控制与环保导向.docVIP

办公用品采购与领用管理制度（成本控制与环保导向）

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司办公用品采购与领用流程，强化成本控制意识，践行环保理念，避免资源浪费，保障办公需求与经济效益、环境效益的平衡，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门（含分支机构）的办公用品采购计划提报、审批、执行、入库、领用、库存管理及监督考核等全流程管理。

第三条基本原则

成本优先：通过预算管控、集中采购、比价议价等方式降低采购成本，杜绝超预算、不合理支出。

按需申领：根据实际工作需求申领办公用品，避免过度囤积和浪费。

环保导向：优先选择环保、可循环、可降解的办公用品，减少一次性用品使用，推动资源回收利用。

规范透明：采购与领用流程全程留痕，保证操作合规、责任可追溯。

第二章职责分工

第四条各部门职责

需求部门：根据实际工作需要，每月25日前提交下月《办公用品采购需求表》（详见附件1），经部门负责人*审核后报行政部；负责本部门办公用品的合理领用与保管，杜绝浪费。

行政部：

统筹办公用品采购与库存管理，汇总各部门需求，编制月度采购预算；

实施采购比价、供应商评估及验收入库；

建立《办公用品库存台账》（详见附件2），定期盘点库存，保证账实相符；

推行环保办公用品的推广与应用，监督各部门环保措施落实。

财务部：审核采购预算，监控采购支出合规性，定期分析办公用品成本构成，提出成本控制建议。

审计部：定期对采购与领用流程进行审计，检查制度执行情况，防范违规行为。

第三章办公用品采购管理

第五条采购需求提报与审批

需求提报：各部门每月25日前填写《办公用品采购需求表》，注明物品名称、规格型号、预估数量、用途、预算金额等信息，经部门负责人*签字确认后提交行政部。

需求汇总：行政部于每月28日前汇总各部门需求，结合库存情况编制《月度办公用品采购计划》，报财务部*审核预算。

审批执行：采购计划经行政部负责人、财务部联合审批后（单次采购金额超5000元需报总经理*审批），由行政部组织实施采购。

第六条供应商选择与管理

供应商准入：行政部建立《合格供应商名录》（详见附件3），供应商需具备合法经营资质，优先选择提供环保认证产品（如中国环境标志十环认证）、价格合理、服务稳定的供应商。

比价议价：单次采购金额超1000元的，需至少邀请3家供应商报价，综合比较价格、质量、环保资质后确定供应商；金额低于1000元的，可从合格供应商中择优选择。

合同管理：年度框架供应商需签订采购合同，明确价格、质量、交付周期、环保要求及违约责任；零星采购需保留报价单、采购订单等凭证。

第七条验收入库

到货验收：办公用品到货后，由行政部指定验收人*与采购人共同核对物品名称、规格、数量、质量及环保标识，保证与采购订单一致；不合格物品当场拒收并联系供应商退换。

入库登记：验收合格后，填写《办公用品入库登记表》（详见附件4），详细记录入库时间、物品信息、供应商、数量、金额等信息，同步更新《办公用品库存台账》，做到“账实、账账相符”。

第四章办公用品领用管理

第八条领用申请与审批

常规领用：员工根据工作需要填写《办公用品领用登记表》（详见附件5），注明领用物品、数量、领用人、部门等信息，经部门负责人*审批后到行政部领取。

特殊领用：

办公设备（如打印机、扫描仪）等固定资产领用，需提交《固定资产领用申请表》，经部门负责人、行政部、财务部*联合审批后，由行政部统一发放并建立资产台账；

耗材类物品（如墨盒、硒鼓）领用，需以旧换新（旧耗材需完好回收），行政部对回收耗材统一登记并交由专业机构回收处理。

第九条领用发放与登记

发放原则：行政部根据审批后的《办公用品领用登记表》发放物品，坚持“按需发放、杜绝浪费”，对超常规数量领用需注明理由并由行政部负责人*审批。

登记管理：领用人、发放人需在《办公用品领用登记表》上签字确认，行政部每日更新领用信息至《办公用品库存台账》，保证库存动态可查。

第十条领用规范

限制领用物品：一次性纸杯、塑料文件夹、非环保包装文具等物品实行“按需申领、总量控制”，各部门月度领用量不超过上月用量的120%。

共享机制：鼓励部门间共享部分办公用品（如订书机、计算器等），减少重复领用；行政部每季度发布《闲置办公用品调剂清单》，推动资源内部流转。

第五章成本控制专项措施

第十一条预算管控

行政部每年12月根据历史数据、部门规模及业务需求，编制下一年度《办公用品采购预算》，报财务部*审核后纳入公司年度总预算。

月度采购金额不得超出月度预算的10%，超预算需提交《预算调整申请表》，经财务部、总经理审批后方可执行。

第十二条集中采购与长期协议

对用量大、易标准化的办公用品（如A4纸、签字笔、文件夹等），实行年度集中采购，与供应商签订长期价格协议，锁定采购成本。

行