业务合同管理与审批工具.docVIP

业务合同管理与审批工具使用指南

一、核心应用场景

本工具适用于企业内部各类业务合同的全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁等多种合同类型。具体场景包括：

合同起草与发起：业务人员根据合作需求，在线起草合同文本，填写基础信息并附件，发起审批流程。

多部门协同审批：根据合同类型、金额或风险等级，自动流转至部门负责人、法务、财务、分管领导等审批节点，实现跨部门高效协作。

合规性审查：法务部门对合同条款合法性、风险点进行专项审核，财务部门对金额、付款方式等合规性把关，保证合同符合企业制度与外部法规。

合同归档与查询：审批通过后的合同自动归档至系统，支持按合同编号、名称、签订日期、乙方主体等多维度检索，便于后续履约跟踪与审计调阅。

履约进度管理：对合同履行关键节点（如付款、交付、验收）设置提醒，实时跟踪履约状态，降低违约风险。

二、全流程操作指南

步骤1：合同发起与信息填写

登录系统后，选择“合同管理”模块，“新建合同”，根据合同类型（如“采购合同”“服务合同”）选择对应模板。

填写核心信息：

合同名称：需明确反映合同主体与内容（例：“公司与供应商设备采购合同”）；

合同主体：甲方（企业全称）、乙方（对方公司全称或个人姓名，个人需填写证件号码号）；

合同金额：含大小写，涉及外币需注明汇率；

合同期限：起始/终止日期，或约定“至项目完成止”；

核心条款：简要描述标的物、数量、质量标准、付款方式、违约责任等关键内容；

附件：合作需求书、技术规格、报价单、对方资质证明等支撑文件。

确认信息无误后，“提交审批”，系统根据预设规则（如金额≥10万元需财务审核）自动分配审批路径。

步骤2：部门初审与业务审核

部门负责人审核：合同首先流转至申请人所属部门负责人（如采购部经理张*），审核重点为：

合同内容是否符合部门业务规划；

乙方主体是否在合格供应商名录内（如新供应商需补充资质审核记录）；

金额是否在部门年度预算内，超预算需注明“预算调整申请编号”。

审核通过后，流转至下一节点；驳回时需填写具体原因（如“技术参数不明确”“预算未审批”），申请人修改后重新提交。

步骤3：法务合规审查

法务人员（如李*）对合同条款进行合规性审查，重点关注：

主体资格：乙方是否具备履约能力（如营业执照、行业资质）；

条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反《民法典》《合同法》等法律法规的内容；

风险点：违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院、知识产权归属是否清晰。

法务通过后，在系统内标注“合规审查通过”；需修改的，附具体修改意见（如“补充不可抗力条款”“明确验收标准”），申请人确认修改后重新提交。

步骤4：财务审核与资金安排

财务人员（如王*）审核合同财务相关内容，包括：

金额准确性：是否与报价单、预算一致，大小写是否对应；

付款方式：是否符合企业财务制度（如“预付款比例≤30%”“进度款需附验收证明”）；

税费条款：发票类型（增值税专用/普通发票）、税率是否约定明确；

资金安排：是否影响企业现金流，大额合同需评估资金支付计划。

审核通过后，财务在系统内确认“资金可安排”；驳回需说明原因（如“付款节点不合理”“缺少担保条款”）。

步骤5：领导审批与最终确认

根据合同金额与类型，自动触发对应层级领导审批：

金额≤5万元：部门总监审批（如赵*）；

5万元＜金额≤50万元：分管副总审批（如钱*）；

金额＞50万元：总经理审批（如孙*）。

领导重点审核合同的战略匹配度、重大风险及成本效益，审批通过后系统“合同审批通过通知”。

步骤6：合同签署与归档

签署方式：

电子签章：通过系统对接的第三方电子签平台（如e签宝、法大大），甲方、乙方在线完成签署，合同电子文本与手写签章具有同等法律效力；

纸质签署：打印纸质合同文本（含系统的唯一合同编号），双方签字盖章后，由行政部扫描至系统。

归档操作：签署完成后，系统自动将合同及附件归至“合同档案库”，归档编号（如“HT-2024-X”），支持设置查阅权限（仅申请人、部门负责人、法务、财务可查看）。

步骤7：履约跟踪与变更管理

履约提醒：根据合同约定，系统自动在关键节点前3天发送提醒（如“首次付款截止日期：2024–”“项目验收时间：2024–”），提醒负责人更新履约进度（如“已付款”“部分交付”“验收通过”）。

合同变更：如需修改合同内容（如金额调整、期限延长），由申请人发起“合同变更申请”，重新走审批流程，变更审批通过后“补充协议”与原合同关联存储。

三、常用模板表格

表1：合同基本信息表

字段名

填写要求

示例

合同编号

系统自动（格式：HT-年份-部门代码-流水号，如HT-2024-CG-001）

HT-2024-CG-001

合同名称

需体现“甲方+乙方+核心内容+合同类型”

公司与科技公司软件开发服务合同

甲方名称