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固定资产管理信息记录模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企事业单位、机关、学校、医院等组织对固定资产全生命周期的信息管理，旨在解决资产台账混乱、责任归属不清、资产流失等问题。具体场景包括：新购资产入库登记、资产跨部门调拨记录、资产折旧与价值更新、闲置资产盘活、报废资产处置等环节，通过标准化信息记录实现资产从购置到报废的可追溯管理，提升资产使用效率和管理规范性。

二、固定资产管理全流程操作指南

（一）资产入库登记

资产信息采集：资产管理部门接到采购部门提交的资产（如办公设备、生产设备、家具等）后，需核对资产实物与采购合同、发票信息是否一致，采集以下关键信息：

资产名称（需具体，如“联想ThinkPadT14笔记本”而非“笔记本”）；

规格型号（如“i5-1135G7/16GB/512GB”）；

资产类别（参照单位固定资产分类目录，如“电子设备”“办公家具”）；

资产编号（唯一编码规则，如“GD-2024-BJ-001”，其中GD代表固定资产，2024为年份，BJ为部门缩写，001为序号）；

供应商名称（如“科技有限公司”）；

购置日期（以发票日期为准）；

购置价值（含购置费、运输费、安装费等合计金额）；

预计使用年限（参考国家规定或资产实际使用情况，如电子设备typically5年）；

保管责任人（首次使用部门指定人员，如“市场部*经理”）。

资产验收与标签粘贴：信息采集完成后，由资产管理部门、使用部门共同验收，确认资产完好且信息无误后，粘贴资产标签（标签包含资产编号、名称、购置日期），并拍照存档。

台账登记：将上述信息录入固定资产管理系统或纸质台账，《固定资产入库登记表》，经资产管理部门负责人审核签字后存档。

（二）资产日常管理

信息动态更新：资产使用过程中，若发生以下变化，需及时更新台账信息：

使用部门变更（如员工调岗导致资产跨部门转移）：需填写《固定资产调拨申请单》，经原使用部门、新使用部门及资产管理部门审批后，更新台账中的“使用部门”“保管责任人”字段；

资产状态变更（如维修、升级、闲置）：记录变更日期、原因及处理结果，如“2024-06-01，屏幕故障，送修中”；

资产价值调整（如装修改造、大修）：提供相关合同或审批文件，更新“原值”“净值”等信息。

定期盘点：每季度进行局部盘点，每年12月进行全面盘点，核对资产实物与台账信息是否一致，对盘盈、盘亏资产需查明原因，形成《固定资产盘点报告》，经单位负责人审批后调整台账。

（三）资产折旧与价值管理

折旧计提：按会计准则规定，采用直线法（或其他单位选定的折旧方法）按月计提折旧，计算公式为：月折旧额=（资产原值-预计净残值）÷预计使用年限×12。其中，预计净残值率一般为3%-5%，单位可根据资产特性调整。

价值更新：每季度末，资产管理部门会同财务部门核对资产折旧数据，更新台账中的“累计折旧”“净值”字段，保证账实、账账一致。

（四）资产报废处置

报废申请：资产达到使用年限、损坏无法维修或技术淘汰时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，附资产现状说明、维修记录（如无法维修）及鉴定意见。

鉴定与审批：资产管理部门组织技术专家、财务人员、使用部门代表组成鉴定小组，对资产进行技术鉴定，确认是否具备报废条件。鉴定通过后，按单位审批权限逐级报批（如部门负责人→资产管理部门→分管领导→单位负责人）。

处置与销账：报废资产处置方式包括拍卖、回收、销毁等，需选择合规渠道（如委托有资质的回收机构），处置完成后取得相关证明文件，更新台账状态为“已报废”，并同步进行账务处理。

三、固定资产信息记录模板表格

表3-1固定资产台账总表

序号

资产编号

资产名称

规格型号

资产类别

使用部门

保管责任人

购置日期

原值（元）

预计使用年限（年）

累计折旧（元）

净值（元）

资产状态

存放地点

备注

1

GD-2024-SC-001

HPLaserJetProM404n打印机

M404n

办公设备

生产部

*技术员

2024-01-15

3,500.00

5

175.00

3,325.00

在用

生产部办公室

无

2

GD-2023-BJ-002

人体工学椅

HermanMillerA

办公家具

行政部

*主管

2023-05-20

4,800.00

8

300.00

4,500.00

闲置

仓库

待调配

3

GD-2024-SH-005

数控机床

CK6140

生产设备

制造部

*操作工

2024-03-10

120,000.00

10

1,200.00

118,800.00

在用

制造车间

2024-06-01大修，增加原值5,000元

表3-2固定资产调拨记录表

调拨日期

资产编号

资产名称

调出部门

调出责任人

调入部门

调入责任人

调拨原因

审批人

调拨后状态

备注