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交通补贴初审会议记录

会议时间：2024年3月20日14:00-17:30

会议地点：XX集团总部大楼302会议室（上海市浦东新区XX路88号）

主持人：张磊（人力资源部总监）

参会人员：

-人力资源部：张磊（总监）、王芳（薪酬福利主管）、李阳（员工关系专员）

-财务部：陈薇（预算管理经理）、赵强（费用审核会计）

-业务部门代表：周明（华东区销售部经理）、吴敏（研发中心副主任）

-员工代表：刘雪（市场部专员）、陈杰（生产部技术员）（注：通过工会随机抽取）

一、会议背景说明

根据《XX集团员工交通补贴管理办法（2023修订版）》（以下简称《办法》）第三条“补贴申请每季度集中审核一次”的规定，本次为2024年第一季度交通补贴初审会议。本次共接收127名员工提交的补贴申请（覆盖上海、杭州、南京三地职场），需重点审核申请人是否符合“通勤单程距离≥8公里且未享受公司班车覆盖”的基础条件，以及交通费用凭证的真实性、合规性。

二、政策要点重申（主持人发言）

张磊首先强调审核原则：“交通补贴为普惠性福利，需兼顾公平与效率。《办法》明确补贴标准为每月500元（上海地区）、400元（杭州/南京），但需同时满足三个条件：一是劳动合同签订地与职场一致；二是通勤起点为申请人实名认证的常用居住地（以水电费账单或租房合同为准）；三是通过‘通勤距离测算工具’验证单程距离≥8公里，且该路线不在公司班车覆盖范围内。请各部门严格对照执行。”

三、材料审核情况通报（王芳汇报）

薪酬福利主管王芳通过PPT展示审核数据：

（一）基础条件筛查结果

1.劳动合同与职场一致性：127份申请中，3人劳动合同签订地为“集团总部”（上海），但实际职场为杭州，不符合“签订地与职场一致”要求，予以退回（名单：李XX、王XX、陈XX）。

2.居住地证明有效性：

-15人仅提供“小区物业居住证明”，但未附水电费/燃气费账单（近3个月），需补充材料（如7日内无法补交，视为放弃本季度申请）；

-2人提供的租房合同未加盖中介公章（或房东签字+身份证复印件），需重新提交合规版本（名单：张XX、吴XX）；

-其余107人居住地证明符合要求。

3.通勤距离与班车覆盖验证：

-使用高德地图API接口，对107人居住地与职场的最短通勤路线进行测算（步行/骑行/公交/自驾取最短路径），其中89人单程距离≥8公里；

-对照《2024年公司班车路线表》（覆盖上海5条、杭州2条、南京1条），89人中12人通勤路线与班车线路有重叠（重叠距离≥3公里），不符合“未覆盖”条件（如上海职场员工刘XX，居住地至职场需经班车停靠点“世纪大道站”，重叠距离4.2公里）。

（二）费用凭证审核结果（财务部补充）

赵强（费用审核会计）补充：“交通补贴需提供实际发生的公共交通费用凭证（公交/地铁发票、网约车行程单等），或自驾油费/停车费凭证（需与通勤路线匹配）。本次审核发现：

-23人仅提供“电子行程截图”（无官方发票），不符合《办法》第七条‘需提供税务监制票据’要求；

-5人提交的网约车行程单显示出发地/目的地与申报居住地/职场不一致（如员工孙XX申报居住地为‘浦东新区XX小区’，但行程单出发地为‘闵行区XX路’）；

-1人（技术部马XX）提交的油费发票金额（3月累计2800元）远超上海地区月均通勤油费合理范围（经测算，其单程8.5公里，日均往返油费约35元，月均约700元），存在虚报嫌疑，需进一步核查。”

四、重点问题讨论

（一）关于“班车覆盖”的界定争议

员工代表刘雪提出：“我部门同事周XX申报通勤路线为‘松江区XX小区-徐汇区职场’，单程11公里。公司班车路线为‘松江区XX广场-徐汇区职场’，周XX的小区距离班车起点‘XX广场’2.3公里，是否算‘未覆盖’？”

王芳回应：“《办法》中‘班车覆盖’指通勤路线与班车线路重叠≥3公里，或申请人可通过步行≤1公里到达班车停靠点。周XX的小区至班车起点需步行2.3公里，超出1公里范围，因此其通勤路线未被班车覆盖，可保留申请资格。”

业务部门代表周明补充：“建议后续在班车路线表中标注‘覆盖范围’（如停靠点周边1公里内小区），避免员工误解。”主持人张磊当场确认：“由行政部于3月25日前更新班车路线说明，明确覆盖范围。”

（二）关于“自驾费用合理性”的判定标准

研发中心吴敏提问：“部分技术岗员工因项目需求需携带设备通勤，选择自驾更便利，但油费可能略高于测算值，是否有弹性空间？”

财务部陈薇解释：“《办法》规定‘补贴金额以实际发生费用为准，但不超过月度限额’（上海地区500元）。