采购订单标准化审核与批准流程.docVIP

采购订单标准化审核与批准流程工具模板

一、适用范围与背景

本流程适用于各类企业采购订单的规范化审核与批准管理，旨在通过标准化操作保证采购行为的合规性、预算可控性及流程高效性。特别适用于采购品类多样、审批层级较多的企业场景，如制造业原材料采购、办公用品集中采购、服务外包采购等，可覆盖从需求提出到订单的全流程管控，减少人为操作失误，降低采购风险。

二、标准化操作流程详解

步骤1：采购需求提报与订单初拟

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

关键动作：

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、项目进度、日常消耗），填写《采购申请单》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、交付时间等关键信息。

采购部门对接需求部门，确认采购需求的合理性（如规格是否匹配、数量是否合理），并基于市场调研结果或历史采购数据，拟定《采购订单》，包含供应商信息、单价、总价、交货条款、付款方式等条款。

输出成果：《采购申请单》《采购订单（初稿）》

步骤2：部门初审（需求与预算符合性审核）

操作主体：需求部门负责人、采购部门负责人

关键动作：

需求部门负责人审核《采购申请单》，确认采购需求与部门业务计划的一致性、数量及规格的准确性，并在“需求部门审核”栏签字。

采购部门负责人审核《采购订单（初稿）》，重点核对：

供应商选择是否符合企业《供应商管理办法》（如是否为合格供应商、价格是否在合理区间）；

采购品类是否纳入年度/月度预算，预算金额是否超限（如超预算需提前提交预算调整申请）；

订单条款是否合规（如交货期是否满足需求、付款方式是否符合财务规定）。

输出成果：初审通过的《采购订单（修订稿）》，标注审核意见。

步骤3：财务复核（预算与财务条款审核）

操作主体：财务部门负责人/指定财务专员

关键动作：

财务部门核对《采购订单》与《采购申请单》的预算匹配性，确认采购资金是否已落实、是否超出部门预算额度。

审核财务条款的合规性，如：

单价、总价是否准确无误，是否包含税费、运输费等附加费用；

付款条件是否符合企业财务政策（如预付款比例、质保金约定）；

发票类型（如增值税专用发票）是否与税务要求一致。

输出成果：财务复核意见，通过则进入下一环节；不通过则退回采购部门修订。

步骤4：分级审批（根据采购金额与品类确定审批层级）

操作主体：分管领导/总经理/采购委员会

关键动作：

根据企业《采购审批权限管理办法》，按采购金额或品类等级划分审批权限：

低值常规采购（如金额≤1万元，办公用品、低值耗材）：由分管副总审批；

重要物料采购（如1万元＜金额≤5万元，生产原材料、关键设备配件）：由总经理审批；

重大采购项目（如金额＞5万元，固定资产采购、战略供应商合作）：提交采购委员会集体审议，需形成会议纪要。

审批人重点审核采购的必要性、经济性及战略匹配性，在审批栏签字确认。

输出成果：最终审批通过的《采购订单》，加盖企业采购专用章。

步骤5：订单下达与供应商确认

操作主体：采购部门

关键动作：

采购部门将审批通过的《采购订单》正式版发送至供应商，要求供应商在2个工作日内确认订单信息（如交货期、价格、数量），并书面回复（如盖章回传）。

若供应商对订单条款有异议，采购部门需及时与需求部门、财务部门沟通调整，重新履行审批流程。

输出成果：供应商确认回执的《采购订单》，订单正式生效。

步骤6：订单执行与归档

操作主体：采购部门、需求部门、档案管理部门

关键动作：

采购部门根据订单约定跟踪供应商履约情况（如生产进度、发货安排），提前通知需求部门做好收货准备。

需求部门收到货物/服务后，需在3个工作日内完成验收，填写《采购验收单》，确认数量、质量是否符合订单要求。

采购部门将《采购申请单》《采购订单》《供应商确认回执》《采购验收单》等资料整理成册，提交档案管理部门归档，保存期限不少于3年。

输出成果：《采购验收单》、完整订单档案。

三、采购订单审核流程表单模板

字段名称

填写说明

示例

订单编号

按规则自动（如“CGD-年份-月份-流水号”，如CGD-2024-05-001）

CGD-2024-05-001

采购部门

负责执行采购的部门

采购部

需求部门

提出采购需求的部门

生产部

申请人

需求部门提交申请的人员

*某

供应商名称

订单对应的供应商全称

科技有限公司

采购物品/服务名称

具体物品名称或服务内容

A型原材料

规格型号

物品的详细规格或服务的具体要求

GB/T-2021

采购单位

物品的计量单位

千克

采购数量

订单约定的采购数量

500

单价（元）

不含税单价

120.00

总价（元）

含税总价（注明税率）

70,200.00（13%税率）

预算科目对应的年度预算科目

主营业务成本-原材料

交货日期

供应商需交付货物/服务的日期

2024-06-