采购申请及审批流程模板供应商管理及合同签订版.docVIP

适用场景与对象

标准化操作流程

一、需求发起与初步审核

需求部门提交申请

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（详见模板1），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预算金额、用途说明、期望交付时间等关键信息，并附相关技术规格书或需求说明文档。

需求部门负责人对申请的合理性、必要性及预算准确性进行审核签字，保证采购需求符合部门工作计划及企业整体预算规划。

采购部门初审

采购部门收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核对：

采购需求是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否达到招标限额等）；

预算金额是否在部门年度预算范围内，超预算申请是否附专项说明及审批文件；

技术参数是否明确，是否存在倾向性或排他性条款。

初审通过后，进入供应商寻源环节；不通过则反馈需求部门补充材料或调整申请。

二、供应商寻源与评估

供应商寻源

采购部门根据采购需求类型，通过以下方式筛选潜在供应商：

公开渠道：企业供应商库、招标平台、行业展会、公开招标公告等；

定向邀请：针对特定项目（如定制化设备、专业服务），邀请3家及以上具备资质的供应商参与；

紧急采购：金额小、时效性高的采购，可从合格供应商库中优先选择，需注明紧急原因并经采购部门负责人审批。

供应商资质审核

采购部门向候选供应商索取《供应商资质表》（详见模板2），审核以下内容：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO认证、医疗器械经营许可证等）；

生产/经营许可、质量体系认证、过往合作业绩（需附合同复印件）；

财务状况（近1年财务报表，保证经营稳定）；

售后服务能力（如服务网点、响应时间、技术人员配置）。

资质不合格的供应商直接淘汰，合格供应商进入商务谈判环节。

供应商评估与选定

采购部门组织需求部门、财务部门成立评估小组，采用综合评分法（满分100分）对合格供应商进行评估，评分维度包括：

价格（40%）：对比多家供应商报价，选择性价比最优方案；

资质与能力（30%）：资质完整性、生产/服务能力、技术实力；

交货期与服务（20%）：交付时间、售后条款、应急响应能力；

合作历史（10%）：过往合作履约记录（如按时交货率、质量合格率）。

评分最高者作为中标/成交供应商，若评分相近（分差≤5分），需组织补充考察或二次谈判。选定结果经采购部门负责人审批后，向供应商发出《中标通知书》。

三、合同草拟与审批

合同草拟

采购部门根据采购需求及供应商谈判结果，会同法务部门草拟《采购合同》（详见模板3），合同内容需包含：

双方基本信息（供应商名称、地址、联系人，企业名称、开户行等）；

采购标的（名称、规格、数量、单价、总价、技术标准）；

履约条款（交付时间、地点、方式、验收标准）；

付款方式（分期付款节点、账户信息、发票要求）；

质量保证（质保期、质量问题处理流程、违约责任）；

保密条款、不可抗力、争议解决方式等。

合同审批

合同审批实行分级管理，根据合同金额及风险等级，由不同层级审批：

金额≤5万元：需求部门负责人、采购部门负责人审批；

5万元＜金额≤20万元：增加财务部门负责人审批；

金额＞20万元：需总经理办公会或董事会审批，法务部门出具法律意见书。

审批过程中若需修改，由采购部门与供应商沟通协商，达成一致后重新提交审批，直至最终定稿。

四、合同签订与执行

合同签订

审批通过的合同由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章），合同一式三份（企业、供应商、财务部门各执一份），电子版同步存档至企业合同管理系统。

签订后3个工作日内，采购部门向供应商发送《合同履行通知书》，明确交付时间、对接人及注意事项。

履约跟踪与验收

采购部门全程跟踪合同履行进度，定期与供应商沟通交付准备情况，保证按期履约。

供应商交付货物/服务后，需求部门联合质检部门、采购部门共同验收，填写《验收确认单》（详见模板4），重点检查：

数量、规格是否符合合同约定；

质量是否达到技术标准（如提供检测报告）；

交付资料是否齐全（如说明书、合格证、保修卡）。

验收合格后，各方签字确认；不合格则书面通知供应商限期整改，整改后重新验收。

付款结算

财务部门收到《验收确认单》及合规发票后，核对合同条款与付款节点，按流程办理付款（如电汇、承兑汇票），付款完成后在合同管理系统中更新履约状态。

五、供应商关系维护与归档

供应商绩效评价

合同履行完成后，采购部门组织需求部门对供应商进行绩效评价，填写《供应商绩效评价表》（详见模板5），评价维度包括：

履约及时性（按时交付率≥95%为优秀）；

质量合格率（≥98%为优秀）；

服务响应速度（问题24小时内响应为优秀）；

合作配合度（沟通顺畅、积极配合为优秀）。

评价结果录入供应商库，作为后续合作、供应商分级（A/B/C级）及淘汰的依据。

文档归档

采购部门负责整理归档全套资料，包括：采购申请表、供应商资质