合同管理文档编写与审核工具包.docVIP

合同管理文档编写与审核工具包

一、工具包概述

本工具包旨在为企业合同管理提供标准化编写与审核流程，覆盖合同全生命周期管理，通过规范操作步骤、明确责任分工、统一模板格式，降低合同风险、提高管理效率，适用于各类企业合同起草、评审、签署及归档场景。

二、适用业务场景

日常业务合作类：如服务外包合同、采购合同、销售合同、代理合作合同等，适用于企业常规业务往来的协议规范。

项目执行类：如工程建设合同、研发项目合同、委托开发合同等，适用于明确项目范围、交付标准及权责的复杂协议。

人事管理类：如劳动合同、保密协议、竞业限制协议等，适用于企业与员工之间的权责约定。

其他专项类：如租赁合同、借款合同、知识产权许可合同等，适用于特定业务需求的协议管理。

三、标准化操作流程

1.合同需求发起与确认

操作内容：

业务部门根据合作需求，填写《合同需求申请表》（详见“常用工具表格”），明确合作方基本信息、合同类型、核心需求（如服务内容、金额、周期）、特殊条款要求等。

需求部门负责人对申请表内容进行初审，保证需求清晰、可行，签字确认后提交至合同管理岗。

责任主体：业务部门负责人、合同管理岗

输出物：《合同需求申请表》（经审批）

2.合同起草与初稿形成

操作内容：

合同管理岗根据审批后的《合同需求申请表》，选择对应类型的合同模板（如《服务合同模板》《采购合同模板》），或基于法律法规及企业制度起草合同初稿。

初稿需包含以下核心要素：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、地址等）、合同标的（服务/产品名称、规格、数量等）、权利义务（双方职责、交付标准、验收方式等）、价款及支付方式（金额、币种、账户信息、支付条件等）、违约责任（违约情形、赔偿标准等）、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、合同生效条件、附件清单等。

涉及技术、财务、法务等专业内容的，需同步附上相关技术附件、报价单、资质证明等材料。

责任主体：合同管理岗、业务部门对接人*

输出物：合同初稿（含附件）

3.内部多部门联合审核

操作内容：

业务部门审核：业务部门负责人及对接人*审核合同内容是否符合业务需求，重点关注标的描述、交付要求、验收标准等与实际业务的一致性。

财务部门审核：财务专员*审核合同金额、支付方式、税费承担、发票开具等财务条款是否符合企业财务制度，保证资金安全及账务处理合规。

风控/合规部门审核：风控专员*审核合同条款是否存在法律风险、合规漏洞（如数据安全、知识产权保护、反垄断等），对高风险条款提出修改建议。

审核反馈：各部门需在2个工作日内完成审核，通过书面形式（如邮件或协同办公系统）反馈审核意见，注明“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体理由。

责任主体：业务部门、财务部门、风控/合规部门、合同管理岗

输出物：各部门审核意见汇总表

4.法务终审与定稿

操作内容：

合同管理岗汇总各部门审核意见，对合同初稿进行修改完善后，提交至法务专员*进行终审。

法务专员重点审核合同主体合法性（如合作方是否具备相应资质）、条款完备性（是否遗漏核心要素）、法律效力（如格式条款是否公平、争议解决约定是否明确）、违约责任是否可执行等，保证合同符合《民法典》《公司法》等法律法规及企业内部制度。

法务终审通过后，形成合同定稿；若需重大修改，退回合同管理岗重新调整，并同步修改理由至相关部门。

责任主体：法务专员*、合同管理岗

输出物：合同定稿（经法务终审确认）

5.合同签署与用印管理

操作内容：

签署准备：合同管理岗核对合同定稿文本与最终审核版本的一致性，确认合作方主体信息及签字盖章页完整（如为法人授权签署，需附授权委托书）。

用印审批：根据企业用印管理制度，填写《用印申请表》，附合同定稿及审批文件，提交至授权审批人（如分管领导或总经理）签字。

签署执行：经审批后，由合同管理岗或授权人员携带合同文本及用印申请至印章保管部门，加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同盖章）；合作方签署页需当场签字盖章，或通过扫描件/电子签章方式确认（电子签章需符合《电子签名法》要求）。

签署登记：完成签署后，合同管理岗在《合同签署登记表》中记录合同编号、名称、签署日期、份数、持有方等信息，并同步将签署版合同分至业务部门、财务部门、档案室等存档。

责任主体：合同管理岗、印章保管人、授权审批人*

输出物：签署版合同、《合同签署登记表》

6.合同归档与履约跟踪

操作内容：

分类归档：合同管理岗将签署版合同正本（含附件、审批文件、签署记录）按“合同类型-年份-合作方”分类编号，移交至档案室统一保管；电子版合同同步存储至企业合同管理系统，保证纸质与电子档案一致。

履约跟踪：业务部门负责合同履行过程中的进度跟踪，如交付节点、款项支付、验收情况等，定期向合同管理岗反馈履约动态；若出现违约情形，及时收集证据并启动争议解决程序。

到期管理：