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企业采购成本控制审批与评估流程表

适用范围与核心目标

本流程表适用于企业各类采购事项（包括原材料、设备、服务、办公用品等）的成本控制与审批管理，旨在通过标准化流程实现采购成本的合理规划、合规审批及事后评估，保证采购活动符合企业预算要求，降低不必要的支出，提升资金使用效率，同时强化采购过程的透明度与责任追溯。

全流程操作指引

一、采购需求提报与初步审核

责任主体：需求部门、采购部门

操作说明：

需求发起：需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、预估数量、用途、期望交付时间及初步预算金额，并附相关支撑材料（如市场调研报告、技术参数要求等）。

部门初审：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算初步匹配性进行审核，确认无误后提交至采购部门。

采购部门对接：采购部门接收需求后，与需求部门沟通确认细节，核查采购物品/服务是否属于企业集中采购目录、是否需招标或比价，并初步评估市场行情与预算的吻合度。

输出成果：《采购需求申请表》（部门负责人签字版）、采购部门初步反馈意见。

二、成本预算匹配与可行性分析

责任主体：采购部门、财务部门

操作说明：

预算核对：采购部门将采购需求与年度/季度预算表进行匹配，确认是否有对应预算额度；若超预算，需需求部门提交《预算调整申请说明》，详细说明调整原因及必要性。

市场调研：采购部门开展市场调研，收集至少3家潜在供应商的报价单、产品资质及服务方案，重点对比价格、质量、交期、付款条件等核心要素。

财务审核：财务部门对采购预算的合规性、市场价格的合理性进行审核，测算采购成本对企业当期及预期利润的影响，出具《成本预算审核意见》。

输出成果：《市场调研对比表》《成本预算审核意见》。

三、采购方案优化与成本控制建议

责任主体：采购部门、需求部门、财务部门

操作说明：

方案优化：采购部门结合市场调研结果与财务审核意见，与需求部门共同优化采购方案，如调整规格型号以降低成本、选择替代品、调整采购数量以争取批量折扣、优化交期以减少仓储成本等。

成本控制措施：针对采购方案，制定具体成本控制措施，例如：

对高价值采购项目引入竞争性谈判或公开招标；

与供应商签订长期合作协议锁定价格；

明确违约条款（如延迟交期、质量不达标时的赔偿标准）。

方案确认：需求部门确认优化后的采购方案及成本控制措施，签署《采购方案确认书》。

输出成果：《优化后采购方案》《采购成本控制措施清单》《采购方案确认书》。

四、分级审批与权限管控

责任主体：采购部门、财务部门、分管领导、总经理（根据金额划分）

操作说明：

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务审核员*

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务经理→分管副总

金额＞50000元：需求部门负责人→采购部门负责人→财务经理→分管副总→总经理*

审批流程：

采购部门汇总《采购需求申请表》《优化后采购方案》《成本预算审核意见》等材料，按权限逐级提交审批；

审批人需重点关注采购需求的必要性、成本的合理性、流程的合规性，并在《采购审批表》签署明确意见（同意/不同意/需补充材料）；

若审批不通过，采购部门需根据意见退回需求部门修改或重新调研，直至符合要求。

输出成果：《采购审批表》（各层级审批签字完整版）。

五、采购执行与过程监控

责任主体：采购部门、供应商

操作说明：

订单下达：审批通过后，采购部门根据优化后的采购方案与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务（含价格、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等），并下达正式采购订单。

履约跟踪：采购部门全程跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付；需求部门配合验收，重点核查物品/服务的规格、数量、质量是否符合合同约定，并签署《验收合格单》。

异常处理：若出现延迟交货、质量不合格等问题，采购部门需及时与供应商沟通，按合同约定追究责任（如扣减货款、更换产品等），同时向分管领导汇报异常情况及处理方案。

输出成果：《采购合同》《采购订单》《验收合格单》《异常处理报告》（如涉及）。

六、采购成本核算与结果评估

责任主体：财务部门、采购部门、审计部门（必要时）

操作说明：

成本核算：财务部门根据采购合同、验收单、发票等原始凭证，核算采购实际成本（含采购价格、运输费、关税、保险费等），对比预算成本与实际成本，编制《采购成本差异分析表》，分析差异原因（如市场价格波动、采购量变化、供应商选择偏差等）。

效果评估：采购部门联合需求部门、财务部门对本次采购活动的成本控制效果进行评估，重点评估：

成本节约率=（预算成本-实际成本）/预算成本×100%；

采购方案是否达成预期目标（如质量达标、交期准时）；

成本控制措施是否有效执行。

报告归档：形成《采购成本评估报告》，