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企业常用行政工作手册模板

前言

本手册旨在规范企业日常行政工作流程，提升行政服务效率，保证各项工作有序开展。手册内容涵盖办公物资管理、会议组织、差旅安排、档案管理、办公环境维护等核心行政模块，适用于公司全体行政人员及需对接行政工作的其他部门员工。各模块可根据企业实际需求调整细化，保证贴合业务场景。

一、办公物资申领与管理

适用情境

员工因日常办公需要申领文具、设备耗材（如打印纸、墨盒、文件夹等）、办公设备（如U盘、鼠标、办公椅等）时，适用本流程。

操作流程

发起申领：员工登录办公系统或填写纸质《办公物资申领表》，注明申领部门、申请人、申领日期、物资名称、规格型号、单位、数量及申领理由（如“新员工入职需配置办公文具”“部门打印机墨盒耗尽需更换”）。

部门审核：申领人提交表格至部门负责人，负责人核实申领必要性及合理性（如“常规耗材是否在申领周期内”“设备申领是否符合部门配置标准”），签字确认。

行政部审核：行政部接收申领表，核对库存台账：

若库存充足，直接审批通过；

若库存不足，联系采购人员补充物资，待入库后再审批；

若申领物资超出标准（如非必需的高价设备），需额外说明理由并报请分管领导审批。

物资发放：审批通过后，申领人至行政部物资存放区领取物资，与行政专员核对名称、数量，签字确认《办公物资发放登记表》。

台账更新：行政专员在当日更新《办公物资台账》，记录出库时间、申领部门、物资名称及数量，保证账实一致。

相关表格

表1：办公物资申领表

申领部门

申请人

申领日期

物资名称

规格型号

单位

部门负责人签字：

行政部审核人：

分管领导签字（如需）：

表2：办公物资台账

日期

物资名称

入库数量

出库数量

结存数量

领取部门

经手人

执行要点

申领周期：常规耗材（如笔、本子）每月集中申领1次，设备耗材（如墨盒、硒鼓）用尽后可随时申领，但需注明“紧急”并说明原因。

库存管理：行政部每月25日对库存物资进行盘点，保证无积压、无短缺，对临近保质期的物资（如胶水、修正液）提前通知各部门使用。

责任追溯：物资发放后，因个人保管不善导致损坏或丢失，需由申领人按物资折旧价赔偿。

二、会议组织与记录

适用情境

公司召开部门例会、项目推进会、专题研讨会、全员大会等各类会议时，适用本流程。

操作流程

会议发起：由会议主办部门填写《会议申请表》，注明会议名称、申请人、申请日期、建议会议时间（精确到小时）、预计时长、地点（会议室名称或线上会议）、参会人员（部门/职务）、会议议程及所需设备（如投影仪、麦克风、白板等）。

会议协调：

行政部接收申请表后，核对会议室占用情况（如“3月15日14:00-16:00301会议室已被占用”），若有冲突，与主办部门协商调整时间或更换会议室；

确认会议设备可用性，若需特殊设备（如视频会议系统），提前1天测试运行状态。

会议通知：行政部通过企业/邮件向参会人员发送会议通知，内容包括：会议名称、时间、地点、参会人、议程及需提前准备的材料（如“请各部门负责人提前准备季度工作汇报PPT”）。

会议准备：

会前30分钟，行政部布置会议室：调试设备、摆放席卡、准备饮用水、会议材料（若有）；

线上会议提前发送及参会密码，提醒测试网络。

会议召开：

参会人员提前10分钟入场，签到；

主持人按议程主持会议，控制各环节时长；

行政专员全程记录会议要点（如讨论重点、争议事项、决议事项、负责人及完成时限）。

会议记录与归档：

会后2个工作日内，行政专员根据会议记录整理《会议纪要》，经主持人（或部门负责人）审核无误后，发送至参会人员及相关部门；

纪要需包含：会议时间、地点、参会人、缺席人（及原因）、会议议程、决议事项（明确“做什么-谁负责-何时完成”）、后续跟进要求；

原始签到表、会议录音（需征得参会人同意）、纪要定稿等资料存档保存，保存期限不少于2年。

相关表格

表3：会议申请表

会议名称

主办部门

申请人

申请日期

建议时间

预计时长

地点

参会人员

会议议程：

所需设备：

附件（如有）：

表4：会议签到表

会议名称：

时间：

地点：

序号

部门

姓名

1

表5：会议纪要模板

会议纪要

会议名称：X项目推进会

时间：202X年X月X日14:00-16:00

地点：301会议室

主持人：X

参会人：X、X、X……

缺席人：X（事假）

会议议程：

项目A当前进展汇报（负责人：X）；

项目B风险问题讨论（负责人：X）；

下阶段工作安排。

决议事项：

项目A需在3月20日前完成模块开发，负责人：X，配合部门：技术部；

项目B的风险由X牵头协调，3月18日前提交解决方案；

下阶段例会调整为每周三15:00，地点不变。

后续跟进：行政部于3月19日跟进决议事项完成情况，并同步至各部门。

执行要点

会议时长控制：例会建议不超过1.5小时，专题会议不超过2