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公司人事档案管理规范说明

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司人事档案管理工作，确保人事档案材料的真实、完整、安全与有效利用，维护公司及员工的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在通过系统化、制度化的档案管理，为公司人力资源规划、招聘配置、培训发展、绩效管理、薪酬福利、员工关系等各项工作提供可靠的信息支持。

（二）适用范围

本规范适用于公司全体员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他为公司提供劳务的人员，具体以公司用工性质界定为准）的人事档案管理。公司人力资源部是人事档案管理的归口部门，各部门应配合人力资源部做好档案材料的收集与提交工作。

（三）基本原则

人事档案管理工作遵循以下原则：

1.真实准确原则：档案材料必须真实反映员工个人情况及在公司的工作经历，严禁弄虚作假。

2.完整规范原则：档案材料应齐全完整，归档程序及材料格式应符合本规范要求。

3.安全保密原则：严格遵守保密制度，确保档案内容不泄露，维护员工个人隐私。

4.动态管理原则：档案材料应根据员工个人情况及公司管理需要及时更新补充。

5.依法依规原则：档案的建立、管理、利用、转移和销毁等环节均需符合国家法律法规规定。

二、管理机构与职责

（一）人力资源部

人力资源部是公司人事档案管理的职能部门，主要职责包括：

1.贯彻执行本规范及国家相关档案管理规定，制定和完善公司档案管理细则。

2.负责公司所有员工人事档案的建立、接收、分类、整理、保管、更新、查阅、借阅、转移、保密和销毁等工作。

3.指导和督促各部门及时收集、整理并提交员工相关档案材料。

4.组织档案管理人员进行专业培训，提升档案管理水平。

5.对档案管理过程中的违规行为进行调查与处理。

（二）各部门

各部门负责人及相关人员应配合人力资源部做好以下工作：

1.及时收集本部门员工在工作中产生的、应归档的各类材料（如奖惩材料、重要业绩证明、培训结业证明等），并在规定时间内提交至人力资源部。

2.确保提交材料的真实性和有效性。

3.配合人力资源部查阅与本部门员工相关的档案信息（需符合查阅规定）。

（三）员工个人

员工应配合公司档案管理工作，如实提供个人相关材料，并对所提供材料的真实性负责。员工有权查阅本人档案中属于个人基本信息的部分，对档案中记载有误的信息有权申请更正。

三、人事档案的建立与归档

（一）档案建立

1.新员工入职：人力资源部在新员工办理入职手续时，应指导其填写《员工入职登记表》，并收集相关证明材料，为其建立个人人事档案。

2.档案编号：每位员工档案应有唯一的档案编号，编号规则由人力资源部统一制定并执行。

（二）归档材料范围

人事档案材料主要包括但不限于以下类别：

1.入职档案材料：

*《员工入职登记表》及个人简历；

*身份证明复印件；

*学历、学位证书复印件及学历验证证明（如需要）；

*职业资格证书、专业技术职务任职资格证书复印件；

*与原单位解除或终止劳动关系的证明文件（应届生提供就业报到证）；

*体检合格证明；

*劳动合同文本及相关附件；

*其他应提供的入职相关材料（如照片等）。

2.在职期间档案材料：

*岗位变动、职务任免、薪酬调整等相关审批文件；

*员工考核、奖惩记录（包括奖励决定、处分决定及本人检查或说明）；

*培训记录、结业证书复印件等；

*民主评议、鉴定材料；

*重要的个人声明、申请书（如婚姻状况变更、姓名变更等）及相关证明材料；

*其他反映员工工作表现、能力、经历的重要材料。

3.离职档案材料：

*离职申请书或辞职报告；

*《员工离职交接表》；

*解除或终止劳动合同的证明文件；

*竞业限制协议（如适用）；

*其他与离职相关的材料。

（三）归档要求

1.材料真实性：所有归档材料必须真实可靠，复印件需由提供者注明“与原件一致”并签字或加盖部门公章确认。

2.材料完整性：归档材料应齐全完整，手续完备。

3.材料规范性：材料应使用A4纸张，字迹清晰，不得使用铅笔、圆珠笔书写（签字除外）。外文材料需附中文译本。

4.及时归档：各类应归档材料应在事件发生后一个月内完成收集与归档手续。人力资源部对接收的材料要认真核对，对不符合要求的材料应退回并要求补充或更正。

四、人事档案的日常管理

（一）档案保管

1.库房与设备：人事档案应存放在专用的档案柜中，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。

2.档案存放：档案应按照档案编号顺序或部门分类存放，便于查找。档案柜应加锁，钥匙由专人保管。

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