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人力资源管理员工招聘流程及档案管理制度

一、适用范围与背景

本制度适用于企业人力资源部门主导的全流程员工招聘活动及新入职员工的档案管理工作，涵盖从招聘需求提出到员工入职后档案建立、动态更新、归档保存的全周期管理。适用于企业各部门全职、兼职岗位的招聘需求，尤其适用于中小型企业规范招聘流程、统一档案标准的管理场景，旨在提升招聘效率、保证招聘合规性、实现员工档案信息的系统化管理。

二、招聘流程全阶段操作规范

（一）招聘需求提出与审批

需求发起：各部门因业务拓展、人员离职等原因需增补岗位时，由部门负责人填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、到岗时间、任职资格（学历、专业、工作经验、技能要求等）、薪酬预算及岗位核心职责。

需求审核：人力资源部收到申请后，2个工作日内审核需求的合理性，重点核查岗位设置是否符合组织架构、任职资格是否清晰、薪酬预算是否符合公司标准。

需求审批：审核通过后，按权限逐级审批（一般岗位由人力资源部负责人审批，管理岗位及关键岗位需分管总经理/总经理审批）。审批通过后，招聘需求正式立项。

（二）招聘渠道选择与信息发布

渠道匹配：根据岗位性质选择招聘渠道：

普通岗位：优先选择内部推荐（设置推荐奖励）、招聘网站（如智联招聘、前程无忧等）、本地人才市场；

专业/技术岗位：行业垂直招聘平台（如拉勾网、BOSS直聘）、猎头合作（高端岗位）；

实习岗位：高校就业网、校企合作平台。

信息发布：人力资源部统一编制招聘信息，内容包含公司简介、岗位职责、任职资格、福利待遇（如“提供岗前培训、职业发展通道”等，避免敏感词）、应聘方式（简历投递邮箱或招聘系统），经审核后发布。

（三）简历筛选与初筛

筛选标准：人力资源部对照《招聘需求申请表》中的任职资格，从学历、专业、工作经验、技能证书、项目经历等维度筛选简历，剔除明显不符合要求的候选人（如学历不达标、经验不符等）。

初筛沟通：对通过初筛的候选人，2个工作日内通过电话/邮件联系，确认应聘意向、到岗时间、薪资期望等基本信息，同步发送面试邀请（明确面试时间、地点、所需材料：证件号码、学历学位证、离职证明、个人简历等）。

（四）面试组织与评估

面试形式：根据岗位级别确定面试轮次：

基层岗位：1-2轮面试（初试：HR面试；复试：部门负责人面试）；

中层及以上岗位：3轮面试（初试：HR面试；复试：部门负责人+分管领导面试；终试：总经理面试）。

面试评估：面试官使用《面试评估表》对候选人进行评分，评估维度包括：专业能力（权重40%）、岗位认知（权重20%）、沟通表达（权重20%）、职业素养（权重10%）、团队协作（权重10%）。评分采用百分制，80分以上为“推荐录用”，60-80分为“备选”，60分以下为“不推荐”。

面试反馈：面试结束后2个工作日内，面试官需将《面试评估表》反馈至人力资源部，HR汇总各方意见确定拟录用人选。

（五）背景调查与录用审批

背景调查：对拟录用人选，由人力资源部开展背景调查（需候选人书面授权），核实身份信息、学历学位、工作履历、离职原因、有无不良记录等（关键岗位可委托第三方机构调查）。

录用审批：背景调查通过后，人力资源部填写《录用审批表》，附候选人简历、《面试评估表》《背景调查报告》，按权限审批（基层岗位由HR负责人审批，管理岗位需总经理审批）。审批通过后，人力资源部向候选人发放《录用通知书》（明确岗位、薪酬、入职时间、报到须知等）。

（六）入职准备与交接

入职准备：人力资源部提前1个工作日通知用人部门，协调办公位、电脑、工牌等入职物料准备；向新员工发送《入职须知》（入职时间、地点、所需材料清单、联系人信息）。

入职办理：新员工入职当日，HR引导办理以下手续：

提交入职材料（证件号码复印件、学历学位证复印件、离职证明、体检报告、一寸照片等）；

签订《劳动合同》《保密协议》；

办理社保、公积金增员手续；

领取办公设备，介绍公司制度、部门同事及岗位职责。

三、员工档案管理全流程操作

（一）档案建立与分类

档案建立：新员工入职后3个工作日内，人力资源部以员工工号为唯一标识建立档案，包含《员工档案信息表》（基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等）及入职材料原件/复印件。

档案分类：员工档案分为“人事档案”和“电子档案”两类：

人事档案：纸质材料，存放于档案柜，按部门-工号排序；

电子档案：扫描纸质材料存储于人力资源管理系统，包含基本信息、合同记录、异动记录、培训记录等。

（二）档案动态更新

更新触发场景：员工发生岗位异动、薪酬调整、培训考核、奖惩记录等情况时，需更新档案信息。

更新流程：

用人部门/HR岗位人员填写《档案信息变更申请表》，注明变更内容及原因；

提交相关证明材料（如岗位调整通知、培训合格证书、奖惩决定等）；

人力资源部审核无误后，更新纸质档案（在原档案中添加