企业内部培训档案管理办法.docxVIP

企业内部培训档案管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业内部培训管理，系统性留存培训过程资料，客观评估培训效果，促进知识沉淀与经验传承，保障企业培训工作持续、有效开展，依据国家相关档案管理法规及公司内部管理规定，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于企业内部所有培训活动所产生的各类档案资料的收集、整理、归档、保管、利用与销毁等管理工作。企业各部门及全体员工均须遵守本办法。

第三条基本原则

培训档案管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案内容必须真实反映培训活动的实际情况，确保信息准确无误。

（二）完整性原则：确保培训活动各环节产生的有价值资料均被完整收集和保存。

（三）规范性原则：档案的建立、整理、归档、保管、利用等环节均应遵循统一规范。

（四）安全性原则：采取有效措施，保障档案实体与信息的安全，防止失泄密、损坏或丢失。

（五）可利用性原则：档案管理应便于查询、统计与分析，服务于企业培训决策与员工发展。

第四条管理部门

企业人力资源部门是内部培训档案管理的归口管理部门，负责本办法的组织实施、监督检查以及公司级重要培训档案的直接管理。各业务部门负责本部门内部培训档案的初步收集、整理，并按规定向人力资源部门移交相关档案。

第二章培训档案的构成与分类

第五条培训档案构成

培训档案主要由以下几类资料构成：

（一）培训项目类资料：包括培训需求调研与分析报告、培训计划（年度、季度、专项）、培训通知、培训预算与结算、培训方案、培训议程、培训签到表、培训效果评估问卷（含统计分析）、培训总结报告等。

（二）参训人员类资料：包括员工个人培训履历、参训签到记录、培训考核/考试成绩、培训心得体会/成果报告、获得的培训证书复印件等。

（三）培训师资类资料：包括内部讲师与外部讲师的个人简历、资质证明、授课记录、学员评价、讲师聘用协议（外部）等。

（四）培训资源类资料：包括培训教材、讲义、PPT课件、视频录像、音频资料、参考资料、案例材料、题库等。

（五）其他相关资料：如培训合作机构资质、合同，以及对培训工作有参考价值的各类文件、记录等。

第六条培训档案分类

培训档案可按以下方式进行分类管理：

（一）按培训项目分类：以单个或系列培训项目为单元建立档案。

（二）按年度分类：以自然年度为单位归集档案。

（三）按部门分类：以各业务部门为单位归集其组织或参与的培训档案。

（四）按档案载体分类：可分为纸质档案与电子档案。电子档案应与纸质档案建立清晰的对应关系。

各单位可根据实际管理需求，选择适宜的分类方式或结合多种方式进行分类，但需确保分类逻辑清晰、检索便捷。

第三章培训档案的收集与归档

第七条收集责任

（一）人力资源部门负责公司级培训项目档案资料的全面收集、整理与归档。

（二）各部门负责本部门组织的内部培训或部门员工参与外部培训所产生相关资料的收集、初步整理，并按规定时限提交至人力资源部门备案或归档。

（三）培训项目负责人是该项目档案收集的第一责任人，应在培训结束后及时将所有相关资料汇总整理。

第八条归档要求

（一）及时性：培训项目结束后，项目负责人应在规定时限内（一般不超过一周）完成所有资料的收集、整理，并提交归档。

（二）完整性：归档资料应齐全完整，符合培训项目的实际情况，不得遗漏关键材料。

（三）规范性：

1.纸质资料应字迹清晰、页面整洁，使用A4纸张规格，破损文件应修复。

2.电子资料应命名规范，存储格式统一（如文档采用PDF或Word格式，视频采用通用格式），确保长期可读。

3.归档资料应编写卷内目录，注明材料名称、序号、页数、形成日期等信息。

4.对于涉密或敏感信息，应在档案中标明，并按保密规定单独管理。

第九条归档流程

（一）培训项目负责人整理齐全培训资料，填写《培训档案归档申请表》。

（二）部门负责人对归档资料的完整性、真实性进行审核。

（三）审核通过后，将资料移交至档案管理员。

（四）档案管理员对接收的资料进行检查、分类、编号、登记后，完成归档操作，并向移交人出具回执。

第四章培训档案的日常管理与保管

第十条档案保管

（一）档案保管应具备适宜的条件，纸质档案库房应保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗，配备必要的温湿度调控设备。

（二）电子档案应存储在专用服务器或安全的存储介质中，定期进行备份，防止数据丢失或损坏。重要电子档案应进行加密处理，并做好防病毒、防黑客攻击措施。

（三）档案管理员应定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

第十一条档案存放

（一）纸质档案应按照分类方案和编号顺序进行排列，存放于档案柜中，并做好明显标识，便于查找。

（二）不同密级的档案应分开存放管理。

（三）电子档案应建立清晰的文件夹结构，层级分明，文件名规范，并建立电子档案目录索引。

第十二条档案维护

（一）档案管