商务合同签订流程与合同管理模板.docVIP

商务合同签订流程与合同管理工具模板

一、适用业务场景

本工具模板适用于企业对外开展各类商务合作时的合同签订与管理工作，具体包括但不限于：

产品/服务采购合同（如原材料采购、软件服务采购等）；

业务合作合同（如渠道合作、项目外包、联合研发等）；

劳动用工合同（如全职、兼职、实习人员聘用等）；

其他涉及权利义务明确、需书面约定的商务场景。

适用于企业法务部门、业务部门、行政管理部门及相关负责人，可规范合同全生命周期管理，降低法律风险，提升协作效率。

二、合同签订全流程操作指引

（一）需求发起与合同准备

需求确认：业务部门根据合作需求，明确合同标的（产品/服务内容）、数量、质量标准、交付期限、预算金额等核心要素，填写《业务需求确认单》（见模板1）。

对方资质核查：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道，核实合作方法人资格、经营范围、涉诉记录及信用状况；涉及特殊行业的（如医疗、金融），需核查其行业许可证件。

合同草案拟定：业务部门根据需求及对方信息，选择对应类型的合同模板（如采购合同、服务合同），填写合同主体信息（双方名称、地址、统一社会信用代码等）、权利义务条款、违约责任、争议解决方式等内容，形成《合同（草案）》。

（二）内部评审与修订

法务合规审查：法务部门对《合同（草案）》进行合规性审查，重点核查：

主体资格是否合法（如对方是否具备履约能力、是否超越经营范围）；

条款是否完备（如是否明确价款、支付方式、验收标准、保密义务等）；

法律风险是否可控（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院）。

法务部门需出具《合同审查意见表》（见模板2），标注修改建议并反馈至业务部门。

业务与财务评审：业务部门确认条款是否满足合作需求，财务部门审核价款、支付方式是否符合财务制度及预算要求，各部门在《合同评审表》（见模板3）中签署意见。

修订定稿：业务部门根据各部门评审意见修改《合同（草案）》，最终形成《合同（送审稿）》，附《合同评审表》《业务需求确认单》等材料提交审批。

（三）谈判与最终确认

商务谈判：由业务部门牵头，必要时邀请法务、财务参与，与合作方就《合同（送审稿）》条款进行协商，重点沟通价款、交付时间、违约责任等争议点，达成一致后形成《会议纪要》（明确谈判结果及未决事项）。

最终审批：根据合同金额及重要性，分级提交企业负责人审批（如：10万元以下由部门负责人审批；10万-50万元由分管副总审批；50万元以上由总经理审批）。审批通过后，形成《合同（最终稿）》。

（四）签署与用印

签署准备：签署前，确认合同文本份数（通常一式多份，双方各执一份，财务、法务、业务部门留存归档）、签署人资格（如企业法定代表人需提供证件号码复印件，授权代表需提供《授权委托书》）。

正式签署：双方在合同指定签署页（每页需小签或盖章）签字盖章，保证骑缝章完整（多页合同需加盖骑缝章）。

用印登记：行政管理部门凭《合同（最终稿）》《审批表》等材料，在《合同用印登记表》（见模板4）中登记用印信息，包括合同编号、用印日期、用印份数、经办人等。

（五）履行与归档

履行跟踪：业务部门负责合同履行跟踪，按约定督促对方交付产品/服务，及时验收（参照《合同验收单》模板5），并留存交付凭证（如送货单、验收报告、发票等）。

问题处理：履行过程中若发生违约（如延迟交付、质量不达标），业务部门需第一时间收集证据，发函催告并上报法务部门，按合同约定追究违约责任。

归档管理：合同履行完毕或终止后，业务部门将合同正本、审批材料、履行凭证等整理成册，移交档案管理部门归档，电子版同步存储至企业合同管理系统，保证“一事一档、可追溯”。

三、合同管理实用工具模板

模板1：业务需求确认单

项目

内容

需求部门

需求名称

（如：办公设备采购/网站开发项目）

需求背景

合同标的

（产品名称/服务内容、规格型号、技术参数等）

数量与单位

质量标准

（国家标准/行业标准/双方约定标准）

交付期限

（年月日前交付/服务周期：X年X月）

预算金额

（含税/不含税，大写：_________________）

付款方式

（如：预付30%验收合格后付60%质保金10%）

需求部门负责人

（签字）_________日期：____年__月__日

法务意见

（签字）_________日期：____年__月__日

财务意见

（签字）_________日期：____年__月__日

模板2：合同审查意见表

合同名称

合同编号

审查部门

法务部

审查人

审查日期

______年__月__日

审查内容

主体资格

□合法□需补充对方营业执照复印件□对方超经营范围□其他：_________________

条款完备性

□完备□缺少违约责任条款□缺少争议解决条款□其他：_________________

法律风险

□无重大风