人力资源管理SOP标准化流程模板.docVIP

员工入职管理SOP标准化流程模板

一、适用情境说明

本流程适用于企业新员工入职、内部跨部门调动入职、实习生入职等各类人员加入场景，旨在规范入职全流程管理，保证新员工快速融入团队、企业合规用工，同时保障入职信息准确、入职材料完整。适用于人力资源专员、用人部门负责人、行政支持岗等相关岗位协同执行。

二、标准化操作流程

阶段一：入职前准备（入职前3-5个工作日）

步骤1：需求确认与岗位对接

用人部门提交《人员需求申请表》，明确岗位名称、职责、任职要求、到岗时间、薪资预算等信息。

人力资源部（HR）审核需求合理性，结合编制情况、岗位价值评估反馈意见，与用人部门沟通确认最终招聘需求。

步骤2：Offer发放与入职确认

HR根据面试结果拟定《录用通知书》（Offer），包含岗位信息、薪资福利、报到时间、需携带材料清单等，通过邮件/书面形式发送至候选人，并要求候选人确认接受Offer（回复邮件或签署回执）。

候选人确认后，HR同步更新员工信息预登记系统，标注“待入职”状态。

步骤3：入职材料清单与准备

HR准备《新员工入职材料清单》（含证件号码复印件、学历学位证书复印件、离职证明/在校证明、体检报告、银行卡信息等），提前1个工作日发送至候选人邮箱或通过企业/钉钉推送。

行政部根据入职时间安排工位、办公设备（电脑、工牌、门禁卡等），IT部配置系统账号（企业邮箱、OA系统、内部通讯工具等）。

阶段二：入职当天办理（报到日）

步骤1：报到接待与信息核对

HR专员在指定地点（前台/会议室）接待新员工，核对证件号码原件与复印件，确认《入职材料清单》材料是否齐全，缺失材料需当场说明补交时限。

引导新员工填写《新员工入职信息登记表》（含个人基本信息、紧急联系人、社保公积金开户信息、银行账户等），保证信息准确无误。

步骤2：劳动合同签订与制度宣导

HR向新员工讲解《劳动合同》条款（合同期限、岗位职责、薪资结构、保密协议等），确认无异议后双方签署合同（一式两份，员工留存一份）。

发放《员工手册》《公司制度汇编》，重点考勤管理、绩效考核、行为规范等内容，进行15分钟制度宣导并签署《制度知晓确认书》。

步骤3：工位与设备对接

行政专员带领新员工至工位，介绍工位设施（电脑、电话、文具等），指导登录企业内部系统（如OA、钉钉），配置邮箱账号。

IT专员协助安装必要办公软件（如Office、行业专用工具），测试网络连接，保证设备正常使用。

步骤4：部门对接与团队融入

HR陪同新员工至用人部门，向部门负责人及团队成员介绍新员工基本信息及岗位职责。

部门负责人安排入职导师（资深员工），明确导师职责（岗位指导、流程熟悉、问题解答等），并召开简短部门欢迎会，帮助新员工快速认识同事。

阶段三：入职后跟进（入职1-30天）

步骤1：试用期跟踪（入职1周/1个月/3个月）

入职第3天，HR电话回访新员工，知晓入职适应情况（如工作内容、团队协作、环境熟悉度等），记录问题并协调解决。

入职第1周，部门导师提交《新员工周度反馈表》，反馈岗位技能掌握进度、需支持事项。

入职第1个月，HR组织试用期考核（含工作态度、任务完成度、团队协作等），填写《试用期考核表》，考核通过则正式转正，未通过则沟通改进或解除劳动关系。

步骤2：档案归档与信息完善

HR收集入职材料原件（证件号码、学历证书等），扫描存档至电子档案系统，纸质材料按员工编号分类存放，保存期限不少于员工在职期间+离职后2年。

更新人力资源信息系统（HRIS），录入劳动合同签订信息、社保公积金开户号、银行账户等关键数据，保证系统信息与实际一致。

步骤3：持续关怀与反馈

入职第15天，HR组织新员工座谈会，收集对入职流程、工作环境的建议，优化后续入职体验。

用人部门每月向HR反馈新员工工作表现，HR结合反馈协助制定个性化成长计划（如技能培训、岗位轮岗等）。

三、配套工具表单

表1：新员工入职信息登记表

项目

内容示例

填写说明

姓名

*小明

与证件号码一致

性别

男/女

出生年月

1995年6月

证件号码号

110*

需核对原件

学历学位

本科/管理学学士

联系方式

紧急联系人

*小红（母亲）

关系+电话

银行卡号

6222*5678

工资发放账户

社保公积金开户地

北京市朝阳区

入职岗位

市场专员

部门

市场部

入职日期

2024年3月1日

表2：入职材料清单

序号

材料名称

提交方式（原件/复印件）

备注（如规格、份数要求）

1

证件号码

复印件（2份）

需正反面复印，加盖“与原件一致”章

2

学历学位证书

复印件（1份）

学信网可查需附验证报告

3

离职证明

原件（1份）

应届生提供在校证明

4

体检报告

原件（1份）

三甲医院近1个月体检报告

5

银行卡复印件

复印件（1份）

需注明开户人姓名、卡号

6

一寸证件照

原件（2张）

蓝