跨部门协作会议纪要及行动计划表.docVIP

一、适用场景与背景

在企业运营中，跨部门协作是实现资源整合、目标对齐的关键环节。当涉及多部门联合推进项目、解决复杂问题、协调资源分配或优化业务流程时，需通过结构化会议明确共识、分配责任，并通过行动计划跟踪落地。本模板适用于以下场景：新产品上市前的跨部门筹备会、年度战略目标分解的协同会、客户投诉处理的联合复盘会、跨部门流程优化研讨会等，保证协作高效、责任清晰、成果可追溯。

二、操作流程详解

（一）会前准备：明确目标与信息同步

确定会议核心目标

召集人（通常为项目负责人或部门负责人）需明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品推广分工”“解决供应链与生产部产能冲突”），避免议题发散。

提前3个工作日发送《会议预通知》，包含目标、初步议程、预计时长及需参会者提前准备的资料（如数据报表、方案草案）。

邀请参会人员与确认分工

根据议题邀请相关部门负责人及核心执行人，保证决策层（如部门经理）与执行层（如专员）共同参与，避免“只议不决”或“决而不行”。

收集参会人员名单，同步会议时间/地点（线上会议需提前发送会议），并确认缺席人员及代参会人。

准备会议材料与环境

整理背景资料（如项目进度表、问题清单、历史会议纪要），提前1天发送给参会者，保证大家知晓基础信息。

线下会议需提前调试投影、麦克风等设备；线上会议测试网络稳定性，指定专人负责会议记录与屏幕共享。

（二）会中记录：聚焦共识与责任划分

开场与议程确认

主持人开场（3分钟内），重申会议目标、议程及时长规则（如“每个议题讨论不超过20分钟”），询问是否有议程调整建议。

完成签到（记录参会部门、人员、缺席情况），简要回顾上次会议待办事项的进展（如有）。

议题讨论与决策记录

按议程逐项讨论，主持人引导发言，避免偏离主题；记录人需实时记录关键信息，包括：

各部门观点摘要（如“市场部建议优先推广线上渠道，因用户调研数据显示70%目标用户活跃于小红书”）；

分歧点及协商过程（如“生产部提出当前产能不足，需增加2条生产线，财务部需评估成本”）；

最终共识与决议（如“同意增加生产线，财务部在本周五前提交成本报告”）。

明确行动计划与责任人

针对决议事项，当场细化行动任务，明确“做什么、谁负责、何时完成、需要什么支持”，记录人同步整理至《行动计划表》初稿（见模板部分）。

逐项确认任务负责人是否有异议，避免“被动接受”导致后续执行拖延。

会议总结与下一步安排

主持人总结会议成果（决议事项+行动计划），明确纪要分发时间（如“会后24小时内发出”）及下次会议安排（如“下周五跟踪行动计划进展”）。

散会前请参会人员补充意见，保证信息无遗漏。

（三）会后整理：纪要与计划分发

纪要撰写与审核

记录人会后2小时内整理会议纪要，包含：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人）、议程回顾、讨论摘要、决议事项、行动计划（引用《行动计划表》附件）。

纪要需客观、简洁，避免主观评价，重点突出“谁、做什么、何时完成”。

发送给主持人审核，确认无遗漏或偏差后，标注“审核通过”。

正式分发与归档

审核通过后，1小时内通过企业内部系统（如OA、钉钉）发送给所有参会人员及相关部门抄送人（如项目组上级领导），明确“请知悉并执行相关任务”。

纪要及行动计划表需归档至共享文件夹（按“年份-部门-项目名称”分类），方便后续查阅。

（四）计划跟进：保证落地与闭环管理

任务跟踪与提醒

责任人需按计划表时间节点推进任务，提前1天通过企业IM工具（如钉钉、企业）提醒协作方配合（如“*同学，明天需提供数据报表，用于周五汇报”）。

项目助理每周更新《行动计划表》状态（如“进行中”“已完成”“延期”），标注延期原因及调整后的时间，同步给所有相关方。

阶段性复盘与调整

每周召开短会（15-30分钟）跟踪行动计划进展，针对未完成任务分析原因（如资源不足、需求变更），协调解决障碍。

若遇重大变化（如外部政策调整、项目目标变更），需及时召开跨部门会议重新讨论，更新计划表并归档新版本。

三、模板结构示例

（一）跨部门协作会议纪要

会议名称

项目Q3推广跨部门协作会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议）

主持人

*（市场部经理）

记录人

*（项目助理）

参会部门及人员

市场部：、；销售部：、；产品部：；财务部：

缺席人员及原因

（销售部，出差）——由代参会

会议议程

1.Q2推广活动复盘；2.Q3推广目标及策略讨论；3.部门分工与资源协调；4.行动计划确认

讨论内容摘要

议题1：Q2推广活动复盘-市场部：Q2线上曝光量达200万，但转化率低于目标（3%vs目标5%），主要原因是落地页引导不清晰。-销售部：客户反馈推广信息与产品实际功能存在偏差，需加强产品与市场信息同步。共识：Q3推广前