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行政文件归档管理制度文件分类与存储方案

一、适用范围与管理目标

本方案适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织的行政文件归档管理工作，覆盖日常行政管理、人事管理、项目管理、合同管理、会议管理等活动中形成的具有保存价值的各类文件（含电子文件及纸质文件）。

管理目标：通过规范文件分类与存储流程，保证行政文件收集完整、分类科学、存放有序、检索便捷，保障文件安全性与可用性，满足日常工作查阅、审计检查、历史追溯等需求，同时符合《_________档案法》等相关法规要求。

二、文件归档管理全流程操作指引

（一）文件收集：明确范围与责任

收集范围

行政管理类：通知、通报、请示、报告、会议纪要、工作计划、总结、规章制度等；

人事管理类：员工入职登记表、劳动合同、人事任免文件、奖惩记录、培训档案、薪资调整文件等；

项目管理类：项目立项报告、可行性研究、实施方案、进度计划、验收报告、项目总结等；

合同管理类：各类业务合同、协议、补充函、审批单等（含电子合同）；

其他类：对外函件、调研报告、资质证书（复印件）、荣誉文件等。

责任分工

各部门负责人为文件收集第一责任人，需指定专人（如部门助理）负责本部门文件日常收集；

涉密文件（如未公开的人事任免、财务数据等）由行政部统一收集，单独管理。

时间要求

日常文件：形成后3个工作日内提交至归档部门；

项目文件：项目结束后5个工作日内完成收集；

年度文件：次年1月10日前完成上一年度文件汇总。

（二）文件分类：科学划分层级

采用“一级分类+二级分类”的层级结构，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

一级分类

二级分类

分类说明

示例文件

行政管理

综合事务

涉及全单位行政管理的综合性文件

年度工作计划、单位规章制度汇编、办公会议纪要

公文处理

收发的正式公文（含请示、报告、通知等）

上级单位通知、本单位发文（含文号）

人事管理

员工信息

员工入职、在职、离职全周期信息

入职登记表、劳动合同、离职证明

人事任免

干部选拔、任免、调动文件关于同志职务任免的通知*

薪酬福利

薪资、社保、福利相关文件（不含涉密薪资明细）

薪酬调整方案、社保缴纳基数申报表

项目管理

立项阶段

项目从立项到批复的文件

项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件

实施阶段

项目执行过程中的过程文件

实施方案、进度计划例会纪要、中期检查报告

验收阶段

项目验收、总结相关文件

验收申请报告、专家评审意见、项目总结报告

合同管理

业务合同

各类对外业务合同采购合同、服务合同、合作协议

审批文件

合同审批流程中形成的文件合同审批单、法律意见书

其他

资质荣誉

单位资质证书、荣誉文件营业执照（复印件）、获奖证书

对外往来

与外部单位、个人的往来函件来函、复函、感谢信

（三）文件整理：规范前置处理

排序与核对

按文件形成时间顺序排序；同一文件正本在前、副本在后，批复在前、请示在后。

核对文件完整性：检查是否有缺页、漏签、模糊不清等情况，补充完善后归档。

装订与标注

纸质文件：采用不锈钢夹或线装装订，避免使用金属订书钉（防锈）；每份文件首页右上角标注“归档编号”（编号规则见下文）。

电子文件：扫描为PDF格式（分辨率不低于300DPI），文件名格式为“归档编号+文件名称”，如“XZGL-2024-001-年度工作计划”。

编制目录

按分类层级编制《文件分类目录》，列明一级分类、二级分类、文件名称、形成日期、页数、存放位置等信息（模板见第三章）。

（四）文件编号：统一编码规则

采用“一级分类代码+年份+二级分类序号+流水号”的编码规则，保证唯一性。

一级分类代码

二级分类代码

编号示例

行政管理（XZGL）

综合事务（ZH）

XZGL-2024-ZH-001

公文处理（GW）

XZGL-2024-GW-005

人事管理（RSGL）

员工信息（YG）

RSGL-2024-YG-012

人事任免（RR）

RSGL-2024-RR-003

项目管理（XMBG）

立项阶段（LA）

XMBG-2024-LA-008

实施阶段（SS）

XMBG-2024-SS-020

合同管理（HTGL）

业务合同（YW）

HTGL-2024-YW-015

其他（QT）

资质荣誉（ZY）

QT-2024-ZY-006

（五）文件存储：保障安全与便捷

纸质文件存储

存放环境：配备专用档案柜，存放在干燥、通风、防火的房间（温度14-24℃，湿度45-60%）；

排列规则：按一级分类分区存放，二级分类分层排列，档案柜外张贴分类标签（如“行政管理-综合事务”）；

安全措施：档案柜上锁，钥匙由行政部档案管理员专人保管，定期检查消防设备（如灭火器、烟雾报警器）。

电子文件存储

存储介质：单位内部服务器或加密云盘，禁止存储在个人电脑或非加密移动设备；

备份机制：每日增量备份、每周全量备份，备份