企业采购清单与验收标准模板.docVIP

企业日常采购清单与验收标准模板

一、适用场景说明

二、标准化操作流程

第一步：需求提出与审批

需求部门发起：根据部门工作计划或实际需求，填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途、需求时间及供应商建议（如有）。

部门负责人审核：需求部门负责人对采购需求的必要性、合理性及预算进行初步审核，签字确认后提交至采购部门。

采购部门复核：采购部门核对采购申请是否符合企业采购制度、预算是否在可控范围内，对大额或特殊采购（如特种设备、定制服务）组织需求部门、财务部门联合评审，最终由采购负责人审批通过。

第二步：供应商选择与订单下达

供应商筛选：根据采购物品/服务的类型，通过企业合格供应商名录、公开招标、询比价等方式选择供应商。优先选择资质齐全、信誉良好、性价比高的供应商，必要时进行实地考察。

价格谈判与合同签订：与供应商就价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款进行谈判，达成一致后签订采购合同（小额采购可签订订单确认单）。

订单下达：采购部门根据审批结果及合同约定，向供应商下达正式采购订单，明确订单编号、物品信息、数量、交付地址、交付时间及付款方式。

第三步：物资/服务交付

供应商交付：供应商按订单约定的时间、地点将物资送达或提供服务，并随货提供送货单、产品合格证、检验报告等资料。

初步核对：收货部门（如行政部、仓库、需求部门）对照采购订单，对物资的数量、包装外观、型号规格进行初步核对，确认无误后签收；若发觉问题（如数量不符、包装破损），需当场与供应商沟通并记录，必要时拒收。

第四步：验收与质量确认

成立验收小组：根据采购物品/服务的重要性，由需求部门、采购部门、质检部门（如涉及）共同组成验收小组，保证验收的客观性与专业性。

执行验收标准：严格按照《物资验收标准》（见模板表格）对物资进行检验，包括：

外观检查：是否完好无损、无划痕、无变形；

功能测试：功能是否符合要求（如电子设备通电测试、原材料样品检测）；

文件核对：合格证、检验报告、使用说明书等资料是否齐全；

数量复核：与采购订单、送货单数量是否一致。

验收结果确认：验收小组填写《物资验收单》，对验收结果（合格/不合格/让步接收）进行签字确认。若验收不合格，需详细说明原因，并通知供应商限期退换货或整改；若需“让步接收”（如不影响使用的轻微瑕疵），需需求部门负责人及分管领导审批同意。

第五步：入库登记与付款结算

入库管理：验收合格的物资，由仓库管理部门办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；物资按分类、规格有序存放，并粘贴标识。

付款申请：采购部门根据采购合同、《物资验收单》《入库单》等资料，填写《付款申请单》，附相关凭证，提交财务部门审核。

财务结算：财务部门核对无误后，按合同约定方式（如电汇、支票）向供应商付款，并保留付款凭证。

三、核心模板工具清单

1.采购申请表

序号

采购物品/服务名称

规格型号/服务内容

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

需求部门

需求时间

用途说明

供应商建议（如有）

1

办公椅

人体工学款

把

5

800

4000

行政部

2024-10-15

新员工入职办公

家具公司

2

A4打印纸

80g/500张

箱

20

25

500

财务部

2024-10-20

日常打印使用

办公用品店

审批栏：

需求部门负责人：__________日期：__________

采购部门审核：__________日期：__________

分管领导审批：__________日期：__________

2.物资验收单

采购订单编号

物资名称

规格型号

供应商名称

验收数量

验收日期

验收项目

验收标准

验收结果（合格/不合格）

备注

PO2024101001

办公椅

人体工学款

家具公司

5

2024-10-16

外观检查

无划痕、破损，颜色一致

合格

功能测试

可调节高度，无明显异响

合格

文件核对

附产品合格证及说明书

合格

验收小组

需求部门：*某

采购部门：*某

质检部门：*某

3.物资验收标准（通用模板）

物资类别

验收项目

验收标准

办公设备

外观

无划痕、凹凸、色差，标识清晰，配件齐全（电源线、说明书等）

功能

通电后正常运行，功能符合说明书描述（如电脑开机正常、屏幕无坏点）

办公耗材

规格/型号

与采购订单一致（如打印纸克数、墨盒型号）

包装

密封完好，无破损、受潮，生产日期在有效期内

生产原料

尺寸/成分

符合技术图纸或质量标准（如钢材直径误差±0.5mm）

检测报告

提供第三方质检报告或出厂合格证，指标符合行业标准（如环保等级、强度）

服务类采购

服务范围

按合同约定内容执行（如保洁服务覆盖区域、维修项目清单）

服务效果

达到预期目标（如维修后设备正常运行率100%、保洁区域无污渍）

四、使