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员工个人信息与隐私保护知情同意书

为保障员工个人信息安全，明确公司在员工个人信息处理过程中的责任与义务，同时确保员工对个人信息处理活动的充分知情与自主选择，根据《中华人民共和国个人信息保护法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际管理需求，现向全体员工说明个人信息处理的具体规则，并请员工基于充分理解后作出自愿同意。

一、定义与适用范围

本文件中涉及的关键术语定义如下：

1.个人信息：以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的员工个人有关的各种信息，包括但不限于姓名、身份证件号码、联系方式、住址、出生日期、婚姻状况、学历学位、职业资格、工作经历、考勤记录、薪酬福利数据、绩效考核结果、社保公积金缴纳信息、健康状况（非传染性常规体检指标）、紧急联系人信息等。

2.敏感个人信息：一旦泄露或者非法使用，容易导致员工人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括但不限于生物识别信息（如指纹、人脸识别特征值）、宗教信仰、特定身份（如残障人士信息）、医疗健康信息（需区分常规体检与重大疾病信息）、金融账户信息（如工资卡账号）等。

3.员工：与公司建立劳动关系的在职人员、试用期人员、实习人员（仅限与公司直接签订实习协议的人员）及返聘人员。

4.个人信息处理：包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等全部活动。

本文件适用于公司对员工个人信息的所有处理行为，无论处理方式为自动化（如人力资源管理系统）或非自动化（如纸质档案管理），亦无论处理主体为公司自身或受公司委托的第三方服务机构（如有）。

二、个人信息的收集

公司仅在以下法定或约定情形下收集员工个人信息，且收集范围严格遵循“最小必要”原则：

（一）收集依据

1.履行劳动合同必要：为建立、履行、变更、解除或终止劳动合同，需收集员工姓名、身份证件号码、联系方式、学历证明、职业资格证书、工作经历、银行账户（用于薪酬发放）等基础信息。

2.遵守法律法规要求：为满足社会保险、住房公积金缴纳，个人所得税代扣代缴，劳动保障监察，安全生产管理等法定义务，需收集社保账号、公积金账号、工资收入数据、健康体检报告（仅涉及职业病筛查或岗位适配性指标）等信息。

3.员工自愿提供：为提供职业发展支持（如内部培训报名、技能认证申请）、福利保障（如补充商业保险参保、员工关怀活动参与）等非强制性服务，员工可自主选择是否提供附加信息（如培训偏好、家属信息、兴趣特长等）；若员工拒绝提供，不影响其劳动合同的正常履行及基础权益的享有。

（二）收集方式

1.主动提供：员工通过入职登记表、劳动合同附件、内部信息填报系统等渠道主动填写或上传。

2.第三方合法获取：仅在员工明确授权的情况下，从合法第三方获取必要信息（如通过教育部门认证平台核验学历真实性，通过正规体检机构获取符合岗位要求的健康信息）；第三方需与公司签订严格的保密协议，且获取范围以员工授权内容为限。

（三）敏感个人信息的特别说明

公司仅在以下情形收集敏感个人信息，且需单独取得员工书面或电子形式的明确同意：

-因岗位特殊要求（如接触高价值资产、涉及客户隐私的岗位）需进行背景调查时，收集无犯罪记录证明（仅限必要岗位）；

-为实施个性化健康管理（如职业病高风险岗位年度专项体检），收集与岗位风险相关的健康指标（需明确告知具体指标名称及用途）；

-因考勤管理需要使用生物识别技术（如指纹、人脸识别），需提前告知技术原理、存储方式及员工拒绝使用替代方案（如密码打卡）的权利。

员工拒绝提供敏感个人信息的，公司将评估是否影响劳动合同的履行；若不影响基础岗位职能，公司将通过替代措施（如人工登记考勤）保障员工权益。

三、个人信息的使用

公司对员工个人信息的使用严格限定于以下场景，且不会超出收集时明示的目的：

（一）劳动合同履行相关

1.薪酬福利管理：根据考勤记录、绩效考核结果计算工资、奖金、补贴等，完成社保公积金缴纳及个税申报；

2.职业发展支持：基于员工教育背景、工作经历、技能证书等信息，制定培训计划、岗位晋升推荐方案；

3.劳动权益保障：根据员工健康状况（仅限与岗位相关的指标）调整工作强度或岗位安排，提供必要的劳动保护；

4.内部管理优化：通过匿名化处理后的员工数据（如年龄结构、学历分布、离职率等）分析人力资源配置效率，改进管理制度（确保无法识别特定个人）。

（二）合规与安全管理

1.配合监管要求：响应劳动保障部门、税务机关、社会保险经办机构等的合法查询，提供与员工权益直接相关的信息（如工资发放记录、社保缴纳凭证）；

2.防范安全风险：在员工涉嫌违反公司规章制度