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企业文档管理制度与执行手册

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业文档管理，保证文档的完整性、安全性、有效性和可追溯性，提高工作效率，防范管理风险，依据《_________档案法》及企业内部管理要求，制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门、全体员工及所有与企业经营管理相关的文档（包括纸质文档、电子文档、音像文档等），涵盖文档的编制、审核、发布、使用、修订、归档、销毁全流程。

二、适用范围与核心应用场景

（一）适用对象

企业内部：各部门（如行政部、人力资源部、财务部、业务部等）及全体员工（含正式员工、试用期员工、实习生）；

外部协作方：参与企业项目合作的外部单位或个人，需遵守本手册关于协作文档的管理要求。

（二）核心应用场景

制度流程制定：如《人力资源管理制度》《财务报销流程》等管理类文档的编制与发布；

业务项目执行：如《XX项目可行性研究报告》《客户合同》等业务类文档的全流程管理；

日常运营记录：如《会议纪要》《工作总结》《设备台账》等记录类文档的规范使用与存档；

合规与审计：如《年度审计报告》《法律合规文件》等需长期保存的文档管理。

三、管理职责分工

（一）行政部

统筹企业文档管理制度建设与监督执行；

负责文档分类、编号规则的制定与维护；

组织跨部门文档会审及最终发布；

监督各部门文档归档、销毁工作，定期组织检查。

（二）各部门负责人

负责本部门文档编制的统筹与质量审核；

保证本部门文档符合企业规范及业务需求；

指定专人（文档管理员）负责本部门文档的日常管理、流转与归档。

（三）文档编制人

根据业务需求及格式规范编制文档，保证内容真实、准确、完整；

提交文档时附《文档审批表》，明确审核流程；

配合完成文档修订、归档等相关工作。

（四）文档管理员（各部门指定）

负责本部门文档的收集、分类、编号、登记与存储；

定期向行政部提交归档清单，协助完成文档检查与销毁；

维护本部门文档版本有效性，提醒员工使用最新版本。

四、文档分类与编号规则

（一）文档分类

按性质与用途分为四类，具体

分类

定义

示例

管理制度类

规范企业内部管理、运营流程的正式文件

《考勤管理制度》《会议管理办法》

业务流程类

指导具体业务操作的标准流程文件

《客户开发流程》《项目验收标准》

记录表单类

反映日常运营、业务执行过程及结果的记录性文件

《会议纪要》《费用报销单》《设备台账》

合规档案类

涉及法律、审计、资质认证等需长期保存的合规性文件

《年度审计报告》《营业执照副本复印件》

（二）编号规则

文档编号统一为“部门代码-文档类型代码-年份-流水号”，具体规则

部门代码：用2位大写字母表示（如行政部为“XZ”，人力资源部为“RL”，财务部为“CW”，业务部为“YW”）；

文档类型代码：管理制度类为“GL”，业务流程类为“LC”，记录表单类为“JL”，合规档案类为“HG”；

年份：用4位数字表示（如2023年）；

流水号：用3位数字表示，从“001”开始按编制顺序递增。

示例：行政部2023年发布的第1项管理制度，编号为“XZ-GL-2023-001”。

五、文档管理全流程操作指引

（一）文档编制

需求明确：编制前需明确文档目的、适用范围、核心内容及使用对象，必要时与相关部门沟通确认需求。

格式规范：

统一为“XX企业XX文档”（如“XX企业考勤管理制度”），字体为黑体二号，居中；

宋体小四，1.5倍行距，首行缩进2字符；

页码：页脚居中，从开始编号（封面、目录不编号）；

版本信息：首页右上角标注“版本号V1.0”“编制日期：YYYY-MM-DD”。

内容审核：编制人完成初稿后，需交部门负责人审核内容完整性及与部门职能的一致性。

（二）文档审核

部门初审：部门负责人审核文档内容是否符合部门需求，重点检查职责划分、流程逻辑是否清晰，填写《文档审批表》“初审意见”并签字。

跨部门会审：涉及多部门职责的文档（如“财务报销流程”需业务部、财务部共同参与），由行政部组织相关部门负责人会审，保证职责边界清晰、流程衔接顺畅，各部门在《文档审批表》“会审意见”栏签字确认。

专业复审：

涉及法律合规的文档（如“劳动合同模板”），由法务部审核，保证符合法律法规要求；

涉及财务数据的文档（如“费用管理制度”），由财务部审核，保证数据口径与财务规则一致。

终审：由分管领导或总经理终审，确认文档的必要性、有效性及与企业战略的一致性，签署“审批意见”后，方可进入发布环节。

（三）文档发布

发布渠道：

管理制度类、业务流程类文档：通过企业OA系统“制度管理”模块发布，同步推送至各部门负责人；

记录表单类文档：由各部门文档管理员通过OA系统“表单中心”发布，或纸质版加盖部门公章后分发；

合规档案类文档：由行政部统一存储于档案室，电子版同步加密保存至服务器。

版本标注：发布时需在文